Nadpłata w VAT – czy można zapłacić pomniejszone składki?

Wniosek o stwierdzenie nadpłaty i działania przedsiębiorcy

Do nadpłaty podatku VAT dochodzi stosunkowo często, nie jest to więc zjawisko nieznane ani księgowym, ani tym bardziej urzędnikom skarbowym. Wypracowane w tym celu przepisy wskazują jasno, że z nadpłatą VAT ma się najczęściej w dwóch przypadkach:

• gdy podatek został już zapłacony, ale składa się korektę deklaracji, która zmienia kwotę wyliczonego podatku na mniejszą,
• gdy podczas zapłaty VAT doszło do błędu w obliczeniach i płatnik przelał zbyt dużą kwotę.

Oczywiście nadpłata VAT dotyczy wyłącznie przedsiębiorców. W przypadku osób nieprowadzących działalności gospodarczej również może powstać nadpłata podatku, ale dotyczy ona zupełnie innych sytuacji.

Nadpłata VAT – kiedy jeszcze ma miejsce?

Poza dwoma powyższymi przypadkami (sytuacjami zwyczajnymi, ogólnymi) nadpłata może powstać też w sytuacjach nadzwyczajnych. Ma to miejsce w przypadku, gdy np. płatnik wygrywa batalię w sądzie z urzędem skarbowym o nienależnie pobrany podatek, a wyrok sądu polskiego, Trybunału Konstytucyjnego lub Europejskiego Trybunału Sprawiedliwości działa na jego korzyść. Bez względu jednak na przyczynę powstania nadpłaty, płatnika czeka taka sama ścieżka proceduralna.

Trzy wyjścia podatnika

Przy stwierdzeniu nadpłaty VAT procedura jej zwrotu może odbywać się na trzy sposoby:

1. jako zaliczenie jej na poczet przyszłych zobowiązań podatkowych (co wiąże się z obowiązkiem wystosowania wniosku do urzędu skarbowego)
2. jako zapłata na poczet zaległości skarbowych (co ma miejsce automatycznie, jeśli podatnik posiada takie zaległości)
3. jako zwrot na konto podatnika (w większości przypadków odbywa się to z urzędu, jeśli zostaną spełnione odpowiednie warunki)

Niezbędny będzie wniosek o stwierdzenie nadpłaty VAT

Istotnym elementem procedury w przypadku stwierdzenia pomyłki w wysokości przesłanego podatku jest to, że nadpłata nie zawsze zostaje zwrócona przedsiębiorcy automatycznie. Jeśli chce on przekazać nienależnie pobrany podatek VAT na poczet przyszłych zobowiązań podatkowych, musi najpierw złożyć wniosek o stwierdzenie takiej nadpłaty. Mówi o tym art. 75 Ordynacji podatkowej, który z paragrafie 2 nadaje to uprawnienie podatnikom, płatnikom i inkasentom oraz osobom, które były wspólnikami spółki cywilnej. Ordynacja przewiduje ponadto, że jeśli złożona korekta deklaracji, na podstawie której wnioskuje się o zwrot nadpłaty VAT nie budzi wątpliwości, to taką nadpłatę zwraca się bez wydawania osobnej decyzji.

Nadpłata VAT a zaległości podatkowe

Wyjątkiem od powyższego obowiązku wystosowania specjalnego pisma do skarbówki jest sytuacja, w której podatnik posiada na koncie zaległości podatkowe. Wtedy nadpłata VAT jest automatycznie zaliczana na poczet powstałych w przeszłości zaległości (począwszy od najstarszych) wraz z odsetkami w maksymalnej kwocie niezbędnej na ich pokrycie. Gdy kwota nadpłaty jest mniejsza niż kwota zaległości, te ostatnie zostają pomniejszone o jej wysokość. Z kolei gdy nadpłata jest wyższa, nadwyżka z niej podlega zwrotowi dla podatnika.

Zwrot nadpłaty VAT – kiedy jest automatyczny?

Art. 76 Ordynacji podatkowej wskazuje, że jeśli przedsiębiorca nie ma zaległości podatkowych, które mogłaby pokryć nadpłata z VAT, zostaje mu ona zwrócona z urzędu. Wyjątkiem jest opisana wyżej sytuacja, w której płatnik wystosuje wniosek o stwierdzenie nadpłaty – wzór można znaleźć w Internecie – i z prośbą o jej przekazanie na poczet przyszłych zobowiązań podatkowych. Jeśli urząd nie otrzyma wniosku, zwrot nadpłaty zostanie dokonany na konto podatnika lub w gotówce w kasie urzędu lub przekazem pocztowym (tylko jeśli przepisy nie obligują podatnika do posiadania firmowego konta bankowego).

Niezbędna korekta deklaracji

Przedsiębiorca musi pamiętać, że urząd skarbowy nie dokonuje zwrotu nadpłaty VAT automatycznie, nawet jeśli urzędnicy zauważą zbyt dużą kwotę zapłaconego podatku. Aby odzyskać pieniądze lub przekazać je na przyszłe zobowiązania podatkowe, płatnik musi przejść przez ścieżkę formalną, czyli najpierw złożyć korektę deklaracji podatku VAT. Wyszczególnia w niej nową kwotę podatku, która jest niższa od pierwotnie zapłaconej i dopiero na tej podstawie może wnioskować o zwrot powstałej w ten sposób nadpłaty. Trzeba jednak być świadomym, że czas na złożenie takiej korekty jest ograniczony i wynika bezpośrednio z właściwych przepisów podatkowych.

Nadpłata podatku VAT – ile trzeba czekać na zwrot?

Co do zasady urzędy skarbowe mają obowiązek jak najszybszego rozliczenia zwrotu nadpłaty VAT, działając jednak w przepisach prawa. Termin zwrotu zależy w głównej mierze od tego, czy odbywa się on na podstawie decyzji wydanej przez organ podatkowy (urząd skarbowy) czy bez takiej decyzji. Jeśli urzędnik wydał decyzję o nadpłacie, to na koncie przedsiębiorcy powinna się ona pojawić nie później niż w ciągu 30 dni od momentu jej wydania. Z kolei jeśli zwrot następuje bez wydawania decyzji, o czym mówi m. in. art. 75 Ordynacji podatkowej, to nadpłata musi trafić do płatnika nie później niż w ciągu 3 miesięcy od momentu, gdy płatnik dokonał korekty deklaracji, na podstawie której wystąpił o zwrot nadpłaty VAT.

Wniosek o stwierdzenie nadpłaty – wzór i niezbędne dane

Plusem jest to, że wzory wniosków dotyczących zwrotu nadpłaty nie są specjalnie skomplikowane, a ich wypełnienie nie powinno sprawić przedsiębiorcy żadnych problemów. Musi on zawierać podstawowe dane płatnika (imię, nazwisko, adres, NIP), informacje do kogo jest kierowany (naczelnik US), podstawę prawną (art. 75 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku – Ordynacji podatkowej) oraz żądanie płatnika, czyli cel wniosku (o stwierdzenie nadpłaty i okres, do jakiego się odnosi. Należy również dodać krótkie uzasadnienie swojego żądania.