Onboarding w 4 krokach – czym jest i dlaczego jest ważny?

Onboarding pracownika to program wspierający nowo zatrudnionego pracownika we wdrożeniu w obowiązki, poznaniu zespołu, kultury organizacyjnej i zasad panujących w firmie. Pracownik powinien poczuć się właściwie przyjęty oraz otrzymać wszystkie istotne informacje na temat firmy, poznać osoby z którymi będzie bezpośrednio współpracował i zintegrować się z zespołem.

Poprawnie przeprowadzony onboarding buduje w pracowniku zaangażowanie, poczucie przynależności. Pozwala mu także szybciej odnaleźć się na swoim stanowisku i wdrożyć w obowiązki. Szybciej też zintegruje się z zespołem, a zgrany zespół przekłada się na efekty i wyniki finansowe całej firmy. Proces onboardingu zmniejsza także ryzyko szybkiej rezygnacji pracownika, który nie odnajdzie się w pracy czy w zespole lub będzie się czuł “pozostawiony sam sobie”.

Na rozmowie rekrutacyjnej

Można również opowiedzieć o strukturze organizacji, kulturze organizacyjnej, zespole w którym potencjalnie będzie pracował czy przełożonym. Można również pokazać kandydatowi biuro.

Przed pierwszym dniem

Po podjęciu decyzji o zatrudnieniu kandydata, pozostań z nim w kontakcie przed jego pierwszym dniem. Przekaż mu swój adres mailowy oraz numer telefonu i zapewnij, że może się z tobą kontaktować w razie wszelkich pytań czy wątpliwości. Przed rozpoczęciem pracy przekaż nowemu pracownikowi istotne informacje np. gdzie może zaparkować, gdzie się zgłosić pierwszego dnia, jaki dress code obowiązuje w firmie, jakie dokumenty powinien ze sobą przynieść w celu dopełnienia formalności związanych z zatrudnieniem. Przedstaw mu też pokrótce plan pierwszego dnia – poinformuj co go czeka: jakie formalności, jakie szkolenia, jakie będą jego pierwsze zadania na nowym stanowisku. Dzięki temu pracownik przyjdzie dobrze przygotowany i będzie wiedział czego się spodziewać.

Zadbaj także o przygotowanie stanowiska pracy dla nowego pracownika; komputer, niezbędny sprzęt, zainstalowanie oprogramowania czy zapewnienie wymaganych narzędzi. Przygotuj także dokumenty do podpisania, wejściówkę do firmy dla pracownika przygotuj jego stanowisko pracy, komputer, sprzęt oprogramowanie, wejściówkę do firmy, przygotuj umowę/dokumenty do podpisania, uprzedź zespół że danego dnia dołączy nowa osoba. Coraz więcej organizacji decyduje się na zestaw powitalny (może to być broszurka z ciekawostkami o firmie i pracownikach, słodka przekąska, drobny upominek w postaci kubka czy koszulki z logo firmy czy gadżety takie jak słuchawki lub pendrive)

Pierwszego dnia

Zadbaj o pierwsze wrażenie firmy witając kandydata jego pierwszego dnia. Zapoznaj go z zespołem, przełożonym i innymi kluczowymi pracownikami,. Przedstaw ich, powiedz kto się czym zajmuje oraz do kogo może się zwrócić z danym problemem.

Kolejnego dnia, tygodnia, miesiąca…

Pamiętaj, że onboarding to nie tylko wprowadzenie pierwszego dnia ale regularne sprawdzanie postępów, pomoc i ciągle wdrażanie pracownika. Może trwać tygodnie lub miesiące – w zależności od stanowiska. Jest to długi i złożony proces, kluczowy do zatrzymania pracownika w organizacji. Co istotne, onboarding powinien się zmieniać w czasie – słuchaj swoich pracowników, ich uwag i pomysłów odnośnie zmian i usprawnień, aby zapewnić jak najlepsze przeprowadzenie tego procesu.