Powypadkowe rozliczenie samochodu firmowego

Każdy posiadacz pojazdu samochodowego może być narażony na udział w zdarzeniu drogowym z udziałem tego pojazdu, konsekwencje z tego tytułu mogą być różne. Właściciele samochodów mają obowiązek zapłaty obowiązkowego ubezpieczenia OC, jest to ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej, natomiast ubezpieczenie AC jest dobrowolne. Te informacje nie pozostają bez wpływu na nasze dzisiejsze rozważania. W dzisiejszej publikacji zajmiemy się tematem wystawiania faktur za naprawę powypadkową pojazdu w ramach likwidacji szkody z OC.

Powypadkowa naprawa pojazdu samochodowego

Jeśli dojdzie do zdarzenia drogowego, najczęściej uruchamiane są środki z ubezpieczenia. Sprawca zdarzenia ma obowiązek pokrycia kosztów naprawy pojazdu, który uszkodził. W takim przypadku środki wypłaca ubezpieczyciel z polisy OC. Pozostaje jeszcze kwestia naprawy samochodu sprawcy, która może się odbyć w ramach środków z AC lub ze środków własnych.

Przykład 1.

Pani Lucyna posiada w prowadzonej działalności gospodarczej samochód, który użytkuje w sposób mieszany. Umowa ubezpieczeniowa samochodu obejmuje tylko OC. Z winy pani Lucyny doszło do wypadku samochodowego. Działalność jest opodatkowana na skali podatkowej, prowadzona jest PKPiR. Otrzymana faktura za naprawę samochodu pani Lucyny nie znajdzie się w kosztach uzyskania przychodów.

Przykład 2.

Pan Jakub był poszkodowanym w wypadku samochodowym i otrzymał odszkodowanie z ubezpieczenia OC sprawcy. Jednak samochód pana Jakuba nie był objęty dobrowolnym ubezpieczeniem AC, dlatego nie będzie miał prawa do rozliczenia naprawy w kosztach uzyskania przychodów.

Rozliczenie otrzymanego odszkodowania po stronie kosztów podatkowych

Przedsiębiorca, który prowadzi działalność gospodarczą, o ile posiada samochód osobowy, który wykorzystuje w tej działalności, ma prawo do odliczenia kosztów uzyskania przychodów, które są związane z eksploatacją pojazdu. Przy czym przepisy odnoszą się do trzech stanów faktycznych:

1. Samochód osobowy jest wykorzystywany tylko w działalności gospodarczej – można zaliczyć do kosztów 100% poniesionych wydatków.
2. Samochód osobowy jest wykorzystywany w sposób mieszany – w działalności i prywatnie – można zaliczyć do kosztów 75% poniesionych wydatków.
3. Używanie samochodu osobowego stanowiącego prywatna własność przedsiębiorcy – można zaliczyć do kosztów 20% poniesionych wydatków.

W zależności od tego, na jakiej zasadzie jest użytkowany pojazd samochodowy, tak też będzie wyglądało rozliczenie w kosztach otrzymanej faktury za powypadkową naprawę.

Przykład 3.

Pan Michał użytkuje samochód osobowy w sposób mieszany w prowadzonej działalności gospodarczej. W miesiącu maju doszło do wypadku, pan Michał być sprawcą, został uszkodzony również jego samochód. Pan Michał posiadał ubezpieczenie AC, dlatego otrzymaną fakturę za naprawę w kwocie brutto 4.920 zł rozliczy w następujący sposób:

Taki sposób rozliczenia potwierdzają również organy podatkowe w wydawanych interpretacjach podatkowych. Przykładowo w jednej z nich z dnia 07.12.2023 r. nr 0113-KDIPT2-1.4011.634.2023.2.MZ Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej (KIS) napisał m.in., że skoro pojazd jest wykorzystywany do tzw. użytku mieszanego, przedsiębiorca nie był uprawniony do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu wydatków na naprawę pojazdu oraz na najem pojazdu zastępczego w wymiarze większym niż 75% sumy kwot netto z faktur VAT dokumentujących te wydatki i 50% kwot podatku VAT wynikające z tych faktur.

Rozliczenie otrzymanego odszkodowania po stronie przychodów

Ustaliliśmy już, że brak AC wyklucza ujęcia faktury za naprawę w kosztach. Jednak i tak kwota otrzymanego odszkodowania stanowi przychód podlegający opodatkowaniu w prowadzonej działalności gospodarczej i to w 100%, bez względu na sposób wykorzystania samochodu w działalności. Potwierdzają to organy podatkowo, chociażby w interpretacji nr 0114-KDIP3-1.4011.497.2023.2.AC z dnia 17.07.2023 r. W tym przypadku chodziło o wypłatę odszkodowania z polisy OC sprawcy, ale przedsiębiorca jako poszkodowany nie posiadał dobrowolnego AC, a to oznacza, że nie mógł naprawy rozliczyć w kosztach. Nie stoi to jednak na przeszkodzie ujęcia otrzymanego odszkodowania po stronie przychodów podlegających opodatkowaniu, które nie korzystają ze zwolnienia od podatku dochodowego.

Księgowanie otrzymanego odszkodowania w podatku dochodowym

Otrzymane odszkodowanie przedsiębiorca zaksięguje w pełnej wysokości, tj. 100%, w PKPiR lub w Ewidencji przychodów. Zależy to oczywiście od wybranej formy opodatkowania w prowadzonej działalności gospodarczej.

Pojazd w leasingu a otrzymane odszkodowanie

Wielu przedsiębiorców zawiera umowy leasingu na pojazdy wykorzystywane w firmie. Przy leasingu operacyjnym własność samochodu przechodzi na leasingobiorcę dopiero po zakończeniu umowy, o ile zdecyduje się na wykup. Kto w takim razie powinien rozliczyć odszkodowanie otrzymane od firmy ubezpieczeniowej, leasingodawca czy leasingobiorca? Jak się okazuje odpowiedź na to pytanie, nie jest wcale taka oczywista, zobaczmy jakie stanowisko zajmują organy podatkowe. W jednej z interpretacji podatkowych z dnia 8 września 2023 r. sygnatura 0112-KDIL2-2.4011.498.2023.2.AG poruszono zagadnienie opodatkowania odszkodowania za skradziony samochód, który był w leasingu operacyjnym. W tym przypadku przedsiębiorca występujący w roli leasingobiorcy otrzymał jedynie część odszkodowania w ramach polisy OC/AC od leasingodawcy. Uznał, że skoro nie jest właścicielem pojazdu a jedynie posiadaczem zależnym, to nie stanowi to dla niego przychodu w działalności gospodarczej. Innego zdania był Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej (KIS), który uznał, że otrzymane środki co prawda nie mają charakteru odszkodowania, ale stanowią przysporzenie majątkowe, które należy opodatkować według stawki właściwej do prowadzonej działalności gospodarczej.

W innej interpretacji podatkowej sygnatura 0112-KDL2-2.4011.617.2022.1.AA z dnia 30.09.2022 r. rozstrzygnięcie dotyczy umowy najmu pojazdu. Przedsiębiorca uznał, że skoro nie jest właścicielem samochodu i nie jest to jego składnik majątkowy, to otrzymane odszkodowanie nie jest przychodem w działalności. Innego zdania był jednak Dyrektor KIS, który stwierdził, że skoro właściciel pojazdu upoważnił przedsiębiorcę do otrzymania odszkodowania z polisy i samochód był wykorzystywany w prowadzonej działalności gospodarczej, to stanowi ono przychód w działalności.

W jeszcze innej interpretacji nr 0115-KDIT3.4011.410.2022.3.AWO z dnia 16.08.2022 r. W tym przypadku przedsiębiorca nie był beneficjentem odszkodowania. W uzasadnieniu można przeczytać, że odszkodowanie wypłacone leasingodawcy, tj. właścicielowi pojazdu, nie stanowi przychodu leasingobiorcy. Dyrektor KIS podkreślił jeszcze, że problemy związane z likwidacją szkód komunikacyjnych w odniesieniu do pojazdów będących przedmiotem leasingu powinny być rozstrzygane w ramach rozliczeń między finansującym a korzystającym. Zgodnie z cywilistycznym pojęciem leasingu, leasingobiorca nie jest właścicielem pojazdu, a jedynie posiadaczem zależnym, a w przypadku zaistnienia okoliczności uzasadniającej wypłatę odszkodowania, ubezpieczenie przysługuje właścicielowi pojazdu (leasingodawcy). Należy jednak pamiętać, że w każdym przypadku jeśli chodzi o umowy leasingu, mogą obowiązywać nieco inne regulacje umowne.

Wystawianie faktur za naprawę pojazdu powypadkowego w ramach likwidacji szkody z OC

Naprawa pojazdu samochodowego po wypadku odbywa się najczęściej w modelu bezgotówkowym. W takim przypadku na żadnym etapie naprawy pojazdu nie uczestnicy jego właściciel, rozliczenie finansowe odbywa się bezpośrednio pomiędzy firmą ubezpieczeniową a warsztatem samochodowym. Jednak faktura za naprawę, jest wystawiona na trzeciego uczestnika tej transakcji, a mianowicie właściciela pojazdu samochodowego. Jeden z senatorów zwrócił się z zapytaniem do Ministra Finansów i Szefa Krajowej Administracji Skarbowe, czy faktura za naprawę powypadkową samochodu nie mogłaby być wystawiona bezpośrednio na towarzystwo ubezpieczeniowe, a nie na przedsiębiorcę, czy firmę użytkującą w przypadku umowy leasingu. W odpowiedzi MF napisał m.in., że ubezpieczyciele wypłacają odszkodowania na podstawie oszacowania kosztów naprawy poszkodowanemu albo serwisowi naprawczemu, w związku z cesją roszczenia dokonaną przez poszkodowanego na wybrany przez siebie serwis. Na gruncie ustawy o podatku VAT nie ma możliwości swobodnego wyboru, jaki podmiot znajdzie się na wystawionej fakturze. Faktura powinna dokumentować rzeczywiste zdarzenia gospodarcze, a jako nabywcy powinni widnieć faktyczni uczestnicy transakcji. Tym samym brak jest podstaw do wystawienia faktury na podmiot, który nie jest faktycznym nabywcą usługi. Faktura powinna być wystawiona zgodnie z przebiegiem transakcji dla podmiotu, który występuje jako nabywca usługi, nie zaś dla podmiotu, który dokonuje faktycznego transferu pieniędzy. Zgodnie z obowiązującymi przepisami nie ma możliwości przyjęcia innego sposobu wystawiania faktur.

Podsumowanie

W dzisiejszej publikacji zajęliśmy się tematem wystawiania faktur za naprawę pojazdu powypadkowego w ramach likwidacji szkody OC. Przedsiębiorcy muszą znać podstawowe zasady związane z rozliczanie powypadkowej naprawy samochodów. Chodzi zarówno o rozliczenie na gruncie ustawy o podatku dochodowym, jak i podatku VAT.

Pewne zasady zmieniły się diametralnie, począwszy od 2019 roku, zostały również wydane objaśnienia podatkowe przez Ministra Finansów dotyczące rozliczania samochodów osobowych, z którymi warto się zapoznać. Z tych objaśnień wynika między innymi, że przedsiębiorca nie rozliczy wszystkich wydatków eksploatacyjnych, jeśli samochód jest wykorzystywany w firmie w sposób mieszany, tylko w 75%. Nie zmienia to jednak faktu, że otrzymane odszkodowanie za szkodę w pojazdach samochodowych należy rozliczyć w przychodach w pełnej wysokości, tj. 100%.

Przychód z tytułu odszkodowania stanowi pozostałe przychody w działalności i będzie opodatkowany według wybranej formy opodatkowania. W przypadku ryczałtu obowiązuje stawka 8,5%.

W przypadku pojazdów leasingowanych zasady rozliczania odszkodowania będą w dużej mierze zależały od postanowień umownych pomiędzy leasingodawcą a leasingobiorcą. W takim przypadku kluczowe będzie ustalenie, kto jest beneficjentem odszkodowania, jeśli przedsiębiorca otrzyma takie odszkodowanie, czy w formie rozliczenia bezgotówkowego w ramach naprawy pojazdu, czy od leasingodawcy, to stanowi to przychód w działalności gospodarczej. Studium przypadków omówiono na przykładzie interpretacji podatkowych.

Należy pamiętać, że brak ubezpieczenia AC nie pozwala ująć faktury za naprawę w kosztach, ale jeśli przedsiębiorca otrzyma odszkodowanie z polisy OC sprawcy, to ma obowiązek wykazać przychód do opodatkowania. Poruszony został jeszcze temat wystawiania faktur bezpośrednio na ubezpieczyciela, a nie właściciela pojazdu. Jednak Ministerstwo Finansów jasno wskazało, że nie ma takiej możliwości i nie ma przy tym znaczenia, kto dokonuje zapłaty za usługę naprawy.

Stan prawny na dzień: 14.10.2024 r.