Czynni podatnicy VAT mają obowiązek wystawiania faktur sprzedaży. Popełnianie błędów i pomyłek nie należy do rzadkości i zdarza się każdemu. W takich sytuacjach warto wiedzieć w jaki sposób wystawić prawidłową fakturę i jak dokumenty powinny być ujęte w ewidencjach VAT, aby w sposób prawidłowy wykazały się w plikach JPK_VAT.

Jakie mogą być sytuacje, w których błędnie wystawimy fakturę?

Najprościej jest naprawić błąd na fakturze, gdy zauważymy go zaraz po wydrukowaniu dokumentu. Można w takiej sytuacji zniszczyć fakturę i z takim samym numerem wystawić poprawny dokument.

Sprawa się nieco komplikuje, gdy po wystawieniu błędnej faktury wystawiamy w systemie kolejne, którym system z automatu nadaje numery. Jeżeli system do fakturowania na to pozwoli można wykorzystać numer takiej faktury dla innego kontrahenta zachowując ciągłość i chronologię numeracji.

Jeżeli nie będzie to możliwe z uwagi na funkcjonalność systemu do fakturowania, w takiej sytuacji należy przekreślić błędną fakturę, umieścić na niej adnotację o przyczynie i dacie anulowania i zachować na wypadek ewentualnej kontroli podatkowej. Wystawić fakturę z kolejnym numerem na prawidłowe dane odbiorcy.

W jakich okolicznościach dopuszczalne jest anulowanie faktury?

Przepisy podatkowe nie regulują problematyki anulowania faktur VAT. Sporne kwestie są najczęściej rozstrzygane albo w indywidualnych interpretacjach podatkowych, albo w wydawanych wyrokach sądowych. Na tej podstawie można przedstawić najczęściej występujące sytuacje, w których dochodzi do anulowania faktur:

1. Transakcja handlowa nie doszła do skutku, rezygnacja z zakupu.
2. Po wystawieniu faktury wystawca zorientował się, że zawiera błędne dane.
3. Faktura VAT nie trafiła do obrotu prawnego. Faktura nie została wysłana do klienta lub odebrana przez niego. W posiadaniu wystawcy faktury znajdują się dwa egzemplarze dokumentu zarówno oryginał jak i kopia.
4. Zamówiony towar został wysłany do klienta wraz z dołączoną fakturą, klient jednak przesyłki nie odebrał i ostatecznie wróciła ona do firmy wraz z fakturą.
5. Zamówiony towar został wysłany do klienta wraz z dołączoną fakturą, jednak klient odesłał towar wraz z fakturą – skoro klient nie akceptuje transakcji i dokumentującej ją faktury to tym bardziej nie będzie chciał zaakceptować korekty takiej faktury.
6. Zamówiony towar wraz z fakturą został wysłany do kontrahenta. Przesyłka uległa zniszczeniu lub została zgubiona i nie dotarła do adresata, ani nie wróciła do nadawcy.

W jaki sposób prawidłowo anulować fakturę VAT?

W przypadku anulowania faktury VAT ważne jest zachowanie chronologii wystawiania faktur.

Anulowanie faktury a JPK_VAT

Mogą wystąpić 2 sytuacje jeżeli chodzi o faktury anulowane:

1. Jeżeli wystawiona faktura została wykazana w pliku JPK_VAT i wysłana do Ministerstwa Finansów, a następnie została anulowana. W takiej sytuacji należy złożyć korektę pliku JPK za tamten okres.
2. Jeżeli wystawiona faktura została anulowana przed wysłaniem pliku JPK_VAT wówczas nie będzie uwzględniona w składanym pliku.