Zagraniczne podróże służbowe są bardzo powszechne, podróżują zarówno pracownicy, jak i właściciele firm. Pomimo to, jak przychodzi do księgowania dokumentów otrzymanych z takiej podróży, to często księgowi lub przedsiębiorcy mają dylemat jak je ująć. Dlatego też w dzisiejszej publikacji poruszamy temat rozliczania w PIT i VAT biletów kolejowych i autobusowych za przejazdy z Polski i z powrotem.
Jak się okazuje nie zawsze musimy posiadać fakturę, żeby móc z niej odliczyć podatek VAT. Tak właśnie jest w przypadku biletów kolejowych czy autobusowych, wynika to wprost z Rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur. Można w nim przeczytać, że bilet jednorazowy za przejazd na dowolną odległość tymi środkami komunikacji jest uznawany za fakturę pod pewnymi warunkami.
Otrzymanie takiego biletu przez przedsiębiorcę upoważnia czynnego podatnika VAT do odliczenia podatku VAT, o ile na nim wystąpi. Tak jest w przypadku, kiedy bilet jest wystawiany w Polsce przez polskiego przewoźnika, sprawy się nieco komplikują, kiedy wychodzimy poza granice kraju, ale o tym będzie więcej w dalszej części.
Zaczniemy od miejsca świadczenia usługi transportowej, po tę informację zajrzymy do ustawy o podatku VAT, w której przeczytamy:
Miejscem świadczenia usług transportu pasażerów jest miejsce, gdzie odbywa się transport, z uwzględnieniem pokonanych odległości |
Oznacza to, że jeżeli transport odbywa się przez dwa lub większą ilość krajów, to podatek VAT jest płacony w każdym z nich, z uwzględnieniem przejechanych kilometrów. W takich przypadkach będą stosowane stawki VAT, jakie obowiązują w tych krajach |
Miejsce opodatkowania w podatku VAT oznacza, że w tym miejscu trzeba będzie rozliczyć podatek VAT, dlatego tak ważne jest właściwe rozpoznanie miejsca świadczenia przy usługach transportu pasażerów.
Pod pojęciem przejazdów transgranicznych mamy na myśli te, które przebiegają częściowo w Polsce a częściowo poza Polską. Zobaczmy więc jakie jest podejście praktyczne do tego tematu. Bilet kolejowy czy autobusowy można zakupić zarówno u polskiego, jak i zagranicznego przewoźnika. Ponadto coraz częściej widzimy, że wielu zagranicznych przedsiębiorców rejestruje się na potrzeby VAT w Polsce. Dlaczego o tym wspominamy, otóż będzie to ważne na gruncie rozliczeń w VAT. Poniżej przeanalizujemy kilka przypadków, w których opiszemy jak rozliczyć podatek VAT.
Pani Karolina kupiła bilet kolejowy od polskiego przewoźnika na trasie Warszawa-Berlin. W takim przypadku trasa przebiega w części przez Polskę i Niemcy. Na otrzymanym bilecie znajdzie się kwota za przejazd w Polsce z naliczonym podatkiem VAT 8% i za przejazd w Niemczech z niemieckim podatkiem VAT. W tym przypadku prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego za przejazd w Polsce będzie przysługiwało na zasadach ogólnych, natomiast co do niemieckiego VAT, to obecnie organy podatkowe stoją na stanowisku, że nie można go odliczyć ani ująć w kosztach w PIT.
Pani Olga zakupiła bilet autobusowy od przewoźnika zagranicznego, który jest zarejestrowany do VAT w Polsce a więc posiada polski numer NIP. Bilet obejmuje przejazd na trasie Wrocław-Paryż. W tym przypadku trasa będzie przebiegała przez Polskę, Niemcy i Francję a to oznacza, że VAT będzie naliczony w każdym z tych krajów. Jeżeli chodzi o polski VAT, to pani Olga odliczy go na zasadach ogólnych, natomiast w przypadku VAT niemieckiego i francuskiego nie będzie miała takiego prawa.
Pan Filip udaje się w podróż do Włoch przez Czechy i Austrię. Bilet autobusowy zakupił u zagranicznego przewoźnika, który nie jest zarejestrowany do VAT w Polsce. W tym przypadku na wystawionym bilecie odcinek przebiegający przez Polskę nie wystąpi podatek VAT – będzie to import usług, który podlega pod procedurę odwrotnego obciążenia w VAT. W tym przypadku pan Filip wykaże import usług w polskim JPK_V7 w części przejazdu przez Polskę, natomiast unijny VAT nie będzie mógł być odliczony ani zaliczony do kosztów podatkowych.
Bilet kolejowy lub autobusowy zakupiony u polskiego przewoźnika lub zagranicznego, który jest zarejestrowany do VAT w Polsce, daje prawo do odliczenia VAT od przejazdów na polskim odcinku trasy |
Zagraniczny VAT za przejazdy przez inne kraje UE nie podlega odliczeniu ani nie może być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów |
Jeżeli chodzi o rozliczenie biletów w kosztach w PKPiR, to w zasadzie wnioski wynikają z wcześniejszych ustaleń. Mianowicie jeżeli na bilecie będzie polski lub unijny podatek VAT, to w kosztach znajdzie się kwota netto. W pierwszym przypadku przedsiębiorca pomniejszy VAT należny o VAT naliczony z biletu, natomiast w drugim przypadku pozbawiony jest tego prawa. Dodatkowo podatek VAT nie znajdzie się w kosztach w PIT.
Bilet może być uznany za fakturę, o ile posiada dane opisane w Rozporządzeniu w sprawie wystawiania faktur |
Jeżeli biletu nie można uznać za fakturę, to należy sprawdzić w Rozporządzeniu w sprawie prowadzenia PKPiR, czy zakres danych jest wystarczający, żeby uznać go za dokument potwierdzający poniesienie wydatku |
Jeżeli chodzi o rozliczanie podróży służbowej, to należy pamiętać, że część wydatków może się znaleźć również na dowodzie wewnętrznym, jeżeli nie będą spełniały wymogów, żeby uznać je za dowód księgowy |
Bilety z polskim i unijnym podatkiem VAT są księgowane w kwocie netto w PKPiR |
Rozliczanie biletów kolejowych czy autobusowych za przejazdy za granicę i z powrotem nie powinny już stanowić problemu. Kiedy bilet jest uznawany za fakturę a kiedy nie, wynika wprost z przepisów. Zasada opodatkowania w VAT jest taka sama, bez względu na to czy wyjeżdżamy z Polski, czy wracamy do kraju. Kluczowe będzie kto jest wystawcą/usługodawcą – firma zarejestrowana do VAT w Polsce czy za granicą. Usługa transportu pasażerskiego jest opodatkowana w VAT na zasadach szczególnych, opisaliśmy na przykładach jak to powinno być interpretowane. Podsumowując polski VAT będzie można odliczyć na zasadach ogólnych a VAT naliczony w innym kraju nie będzie mógł być odliczony ani ujęty w kosztach w PIT. W jednym i drugim przypadku wydatek w PKPiR będzie księgowany w kwocie netto.
Komornik, egzekucja, wyprzedaż majątku – te słowa zazwyczaj kojarzą się z dłużnikami, którzy w swoim…
Zastanawiasz się, czy zwrot kosztów za media powinien być opodatkowany ryczałtem przy najmie? W dzisiejszym…
Systemy korzystające ze sztucznej inteligencji w procesie rekrutacji zostały zaklasyfikowane w AI Act jako systemy…
Zastanawiasz się jak obliczać wyższe zaliczki na podatek pracownika zatrudnionego w trakcie roku? W dzisiejszym…
Pojęcie dopłaty zazwyczaj kojarzy się z dofinansowaniem, dokapitalizowaniem jakichś zasobów. Czym są dopłaty w spółce…
Każdy pracodawca będzie miał obowiązek wprowadzenia systemu płac zapewniającego równe wynagrodzenie za taką samą pracę…