Czy firma może zaliczyć w koszty darowizny, ekwiwalenty przekazane dla pracownika?

Rozpoczynając dyskusję na temat zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów darowizn i ekwiwalentów na rzecz pracowników należy w pierwszej kolejności odnieść się do tego co to jest darowizna a co to jest ekwiwalent. W następnej kolejności musimy odpowiedzieć sobie na pytanie co może być w firmie kosztem uzyskania przychodów?

Jak można zdefiniować darowiznę?

Przez darowiznę należy rozumieć nieodpłatne przekazanie różnego rodzaju świadczeń, ruchomości i nieruchomości, praw własności. A więc przedmiotem darowizny może być teoretycznie wszystko co będzie stanowiło przysporzenie majątkowe dla obdarowanego. W przypadku pracodawcy mogą to być prezenty przekazywane przy różnych okazjach typu: ślub, urodzenie dziecka, jubileusz pracy, przejście na emeryturę.

Ekwiwalent w Kodeksie pracy

Ekwiwalent jest formą rekompensaty finansowej dla pracownika. Kodeks pracy rozróżnia kilka postaci ekwiwalentu:

• za niewykorzystany urlop wypoczynkowy,
• za używanie prywatnej odzieży i obuwia,
• za koszty prania i konserwacji odzieży roboczej,
• za używanie sprzętów i narzędzi przy wykonywaniu obowiązków służbowych.

Jak definiuje koszty uzyskania przychodów ustawa o podatku dochodowym?

Zgodnie z ustawą o PIT “Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.”

Aby uznać dany wydatek za koszt uzyskania przychodów musi on spełniać kilka warunków:

• musi być poniesiony co nie oznacza, że ma być opłacony, wystawienie faktury kosztowej pozwala na ujęcie jej w PKPiR,
• mieć charakter definitywny, nie podlega zwrotowi, w takim rozumienia zaliczka nie będzie stanowiła kosztu,
• musi mieć związek z prowadzoną działalnością gospodarczą – bardzo ważny warunek,
• jego poniesienie służy osiągnięciu przychodów lub zabezpieczeniu źródła przychodów, nie jest wymieniony w katalogu z art. 23 ustawy,
• musi być prawidłowo udokumentowany.

Czy firma zaliczy w koszty darowizny?

Przełomowym w tym temacie okazała się wyrok Trybunału Konstytucyjnego z 8 lipca 2014 r., sygn. akt 7/13. W tym wyroku Trybunał co prawda nie wyklucza możliwości obdarowywania pracowników prezentami, ale stoi na stanowisku, że tego typu działania należy traktować jak darowiznę, tym samym nie rozpatruje się jej na podstawie przepisów o podatku dochodowym tylko od spadków i darowizn.

Organy podatkowe w wydawanych indywidualnych interpretacjach podatkowych również podtrzymują to stanowisko, np. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 14 marca 2019 r., nr 0111-KDIB2-1.4010.8.2019.3.JK. W złożonym zapytaniu firma chciała podarować swoim pracownikom karty podarunkowe z okazji jubileuszu, które uprawniają do zakupów w określonych punktach handlowych. Wnioskodawca stał na stanowisku, że taki wydatek może ująć w kosztach uzyskania przychodów. Fiskus uznał to stanowisko za nieprawidłowe.

Z kolei w innej interpretacji podatkowej z dnia 30.05.2019 r. nr 0111-KDIB1.2.4010.170.2019.2.ANK Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej zajął odmienne stanowisko. Wnioskodawca zadał pytanie czy ma prawo zaliczyć wydatki na zakup voucherów dla pracowników do kosztów uzyskania przychodów. Spółka w uzasadnieniu argumentuje, że takie wydatki może ująć w kosztach podatkowych. Fiskus uznał to stanowisko za prawidłowe. Korzystne stanowisko zapadło również w interpretacji z dnia 24.01.2018 r. nr 0111-KDIB1-3.4010.15.2018.1.BM. W zapytaniu Wnioskodawca zapytał czy może w kosztach uzyskania przychodów ująć zakup zegarków dla pracowników z okazji jubileuszu firmy. Fiskus uznał stanowisko Wnioskodawcy za prawidłowe.

Mając na uwadze odmienne stanowiska zajmowane przez organy podatkowe w kontekście problematyki przekazywania upominków/darowizn dla pracowników zasadnym jest, aby przedsiębiorca w swojej sprawie kierował wniosek o wydanie indywidualnej interpretacji podatkowej.

Czy firma zaliczy w koszty ekwiwalenty?

Ekwiwalenty wypłacane pracownikom w formie pieniężnej spełniają wymogi kosztu uzyskania przychodów i mogą zostać ujęte w PKPiR.

Używanie odzieży roboczej i obuwia, czy to zapewnionej przez pracodawcę, czy też w postaci ekwiwalentu dla pracownika jeżeli może wykorzystać odzież własną jest kosztem uzyskania przychodów.

To samo dotyczy kosztów ekwiwalentów wypłacanych pracowników za używanie ich osobistych sprzętów i narzędzie w działalności pracodawcy typu: telefony, laptopy, narzędzia. Tego typu wydatki stanowią koszty uzyskania przychodów.