Przedsiębiorcy, którym zdarzyło się zagubienie faktury zakupu mogą mieć wątpliwości, czy otrzymają od sprzedawcy jej duplikat. Od razu odpowiadamy, że oczywiście tak. O wystawianiu duplikatów faktur jest mowa w ustawie o VAT. W dzisiejszym artykule odpowiemy na dylematy związane z otrzymywaniem takich dokumentów.

Czy jest obowiązek wystawiania duplikatu faktury?

Szczegółowe informacje na temat wystawiania duplikatów faktur zostały zapisane w ustawie o podatku VAT (art. 106l). Na tej podstawie można potwierdzić, że w przypadku, gdy faktura ulegnie zniszczeniu albo zaginie, przedsiębiorca wystawia ponownie fakturę na wniosek nabywcy. Duplikat faktury jest odzwierciedleniem danych zawartych na fakturze pierwotnej, która znajduje się u wystawcy. Dodatkowo musi zawierać oznaczenie “DUPLIKAT” i datę wystawienia duplikatu.

Czy sprzedawca może nie wystawić duplikatu?

W świetle tego, co zostało napisane powyżej, nie ma takiej możliwości, aby sprzedawca mógł odmówić wystawienia duplikatu, jeżeli faktura zaginie, ulegnie zniszczeniu. Nie ma również podstaw, aby sprzedawca żądał opłat za wystawienie tego dokumentu, o czym się nieraz słyszy.

Istnieje jednak pewien istotny wyjątek. Jeżeli forma przekazywania i otrzymania faktury elektronicznie, jest jeszcze dodatkowo udokumentowana, np. automatycznym zapisem w programie księgowym widocznym na koncie użytkownika po dokonaniu zapłaty za fakturę. W takim przypadku brak jest podstaw do żądania duplikatu faktury z powodu zniszczenia lub zaginięcia, gdyż przeczą temu dostępne dowody.