Czy zaświadczenie wydane w e-Urzędzie Skarbowym ważne tak samo jak papierowe?

Od jakiegoś czasu można pobrać elektronicznie zaświadczenia wystawione przez e-US. Zaświadczenia mają formę cyfrową, czyli są plikami. Niedawno KIS wydała oficjalny komunikat, który potwierdził, że zaświadczenia elektroniczne mają taką samą moc prawną jak papierowe. Nie są znane przyczyny ogłoszenia obwieszczenia. Można się tylko domyślić, że do KIS docierały sygnały o tym, że podatnicy nie korzystają z elektronicznej metody pobierania zaświadczeń w obawie, że tego rodzaju dokumenty są nieważne i instytucje nie będą ich akceptować.

Jakie rodzaje zaświadczeń wydaje e-US?

To, jakie zaświadczenia można pobrać elektronicznie z e-US reguluje Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 30 listopada 2022 r. w sprawie korzystania z e-Urzędu Skarbowego (§ 5 pkt 1). Zgodnie z przepisem, urzędy wydają elektronicznie zaświadczenia o:

• niezaleganiu w podatkach lub stwierdzających stan zaległości (ZAS-W),
• wysokości dochodu podatnika w podatku dochodowym od osób fizycznych (ZAS-DF),
• wysokości przychodu, dochodu, podatku należnego oraz odliczonych składek na ubezpieczenia społeczne lub ubezpieczenie zdrowotne w podatku dochodowym od osób fizycznych (ZAS-DFU).

Zaświadczenia wydawane przez e-US nie podlegają opłacie skarbowej.

Jak złożyć wniosek o wydanie zaświadczenia?

1. Należy zalogować się do e-US i z ekranu, który od razu zobaczymy wybrać okno Złóż dokument. Do zalogowania się do e-US wymagane jest potwierdzenie tożsamości np. przez Profil Zaufany, bankowość elektroniczną lub aplikację mObywatel.
2. Później trzeba tylko kliknąć na nazwę zaświadczenia, które chcemy otrzymać, a system przeniesie do formularza wniosku.
3. Wybrane zaświadczenie w formie pliku do pobrania znajdziemy w panelu po lewej stronie: Dokumenty → Dokumenty otrzymane.

Dokumenty są generowane automatycznie, dlatego czas wydania zaświadczenia wynosi z reguły do kilku minut od wysłania wniosku.

Zaświadczenie elektroniczne wydane w e-Urzędzie Skarbowym a moc prawna dokumentu

Zaświadczenia potrzebne są przedsiębiorcom i pracownikom w wielu sytuacjach: w banku przy składaniu wniosku o kredyt, jako element dokumentacji przetargowej, do urzędu pracy w związku z zatrudnieniem pracownika, na uczelnie, do instytucji pomocowych. Takich przykładów można wymienić wiele, a US nie może odmówić wydania zaświadczenia przy prawidłowo złożonym wniosku, niezależnie od celu, w którym pobierany jest dokument.

Osoba, która otrzyma zaświadczenie w formie elektronicznej, powinna zachować formę cyfrową dokumentu i się nią posługiwać. Nie należy drukować, robić zrzutów ekranu (print screenów) z widoku dokumentu itp. Można pobrać plik i przekazać go do instytucji:

• jako załącznik do wiadomości e-mail,
• za pomocą nośnika danych (np. na pendrive),
• za pomocą aplikacji dostępnych w instytucji, w której przedstawiane jest zaświadczenie.

Pobrany elektronicznie plik z zaświadczeniem ma taką samą moc prawną, jak dokument papierowy wydany przez Urząd Skarbowy i powinien być respektowany we wszystkich instytucjach. Potwierdza to komunikat Krajowej Informacji Skarbowej.

Jak zweryfikować prawdziwość zaświadczenia?

Zaświadczenia są podpisane kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną Szefa KAS lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez upoważnionego pracownika urzędu skarbowego. Pracownik instytucji oraz każda zainteresowana osoba może potwierdzić autentyczność podpisu pod linkiem: https://puesc.gov.pl/wer/.

Elektroniczne zaświadczenia z e-US

Możliwość elektronicznego uzyskania zaświadczeń to wygoda, oszczędność pieniędzy i czasu. Dokumenty są wydawane bezpłatnie w kilka chwil od złożenia wniosku (7 dni w tygodniu i 24 h na dobę). Forma cyfrowa pozwala je mieć zawsze przy sobie (ściągnięte na e-mail, zapisane na pendrive itp.) w czasie załatwiania sprawy w kilku urzędach i okazywać zawsze, kiedy jest to konieczne.