Przechowywanie dokumentów kadrowych - jakie są terminy? | ifirma.pl

Dokumenty kadrowe – nowe terminy przechowywania

ile trzeba przechowywać dokumenty kadrowe

Dokumentacja pracownicza – osobowa i płacowa – należy do najbardziej wymagających dokumentów w firmie. Ma również najdłuższy – bo aż 50-letni – termin przechowywania. Zmiany, które czekają pracodawców od 1 stycznia 2019 r., mają na celu uproszczenie tej kwestii.

Dokumentacja pracownicza – osobowa i płacowa – należy do najbardziej wymagających dokumentów w firmie. Ma również najdłuższy – bo aż 50-letni – termin przechowywania. Od 1 stycznia 2019 r pracodawców czekają zmiany i uproszczenia z tym związane. Dokumenty kadrowe będzie można przechowywać krócej. Sprawdź szczegóły.

Dokumenty kadrowe – termin w Kodeksie pracy

Zgodnie z nowelizacją Kodeksu pracy, od 1 stycznia 2019 r. termin przechowywania dokumentacji pracowniczej zostanie znacznie skrócony. Zgodnie ze zmodyfikowanym art. 944 pkt. 9b, dokumentację pracowniczą należy przechowywać:

  • Przez cały okres zatrudnienia pracownika, oraz
  • Przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł.
Uwaga!

Podstawowy termin wskazany powyżej może ulec wydłużeniu. Będzie to miało miejsce w sytuacji, gdy upłynął już 10-letni wymagany termin, ale:

  • Pracodawca jest stroną postępowania, a dokumentacja pracownicza może stanowić lub stanowi dowód w tym postępowaniu – dokumentację przechowuje się do czasu prawomocnego zakończenia postępowania
  • Pracodawca powziął wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania – podstawowy okres wydłuża się o 12 miesięcy, po upływie których pracodawca zawiadamia pracownika o możliwości odebrania dokumentacji w ciągu 30 dni od dnia otrzymania zawiadomienia, a w przypadku jej nieodebrania – o zniszczeniu dokumentacji.

Dokumentacja pracownicza – przepisy przejściowe

Zasadniczo nowe przepisy obowiązują w zakresie dokumentacji pracowniczej pracowników, którzy zawarli z danym pracodawcą umowę o pracę po 1 stycznia 2019 r. Pracodawcy mogą jednak skorzystać z opcji przekazania do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych raportów, stanowiących podstawę wyliczenia emerytury lub renty. Dotyczy to pracowników, którzy rozpoczęli pracę w danym miejscu pomiędzy 1999 a 2018 rokiem.

Pracodawca, nie decydując się na nią, powinien dotrzymać 50-letniego terminu przekazywania dokumentacji w odniesieniu do pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r.

Za dużo dokumentów? Zobacz, kiedy warto przechowywać dokumentację firmy w biurze rachunkowym!
UWAGA

Zachęcamy do komentowania naszych artykułów. Wyraź swoje zdanie i włącz się w dyskusje z innymi czytelnikami. Na indywidualne pytania (z zakresu podatków i księgowości) użytkowników ifirma.pl odpowiadamy przez e-mail, czat lub telefon – skontaktuj się z nami.

Dodając komentarz na blogu, przekazujesz nam swoje dane: imię i nazwisko, adres e-mail oraz treść komentarza. W systemie odnotowywany jest także adres IP, z wykorzystaniem którego dodałeś komentarz. Dane zostają zapisane w bazie systemu WordPress oraz Disquss. Twoje dane są przetwarzane na podstawie Twojej zgody, wynikającej z dodania komentarza. Dane są przetwarzane wyłącznie w celu opublikowania komentarza na blogu. Dane w bazie systemu WordPress są w niej przechowywane przez okres funkcjonowania bloga. Dane w systemie Disquss zapisują się na podstawie Twojej umowy zawartej z firmą Disquss. O szczegółach przetwarzania danych przez Disquss dowiesz się ze strony.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Administratorem Twoich danych osobowych jest IFIRMA S.A. z siedzibą we Wrocławiu. Dodając komentarz na blogu, przekazujesz nam swoje dane: imię i nazwisko, adres e-mail oraz treść komentarza. W systemie odnotowywany jest także adres IP, z wykorzystaniem którego dodałeś komentarz. Dane zostają zapisane w bazie systemu WordPress. Twoje dane są przetwarzane na podstawie Twojej zgody, wynikającej z dodania komentarza. Dane są przetwarzane w celu opublikowania komentarza na blogu, jak również w celu obrony lub dochodzenia roszczeń. Dane w bazie systemu WordPress są w niej przechowywane przez okres funkcjonowania bloga. O szczegółach przetwarzania danych przez IFIRMA S.A dowiesz się ze strony polityki prywatności serwisu ifirma.pl.

O księgowości wiemy wszystko,
żebyś Ty nie musiał

Daj się zaskoczyć profesjonalnej wiedzy naszych księgowych i oddaj swoje rozliczenia w dobre ręce. A może wolisz samodzielną księgowość? Nasz program do księgowania online jest wyjątkowo prosty i intuicyjny w obsłudze, podobnie jak narzędzie do wystawiania faktur. Wybierz to, co najlepiej odpowiada Twoim potrzebom - ręczymy za każdą z usług ifirma.pl.

Romek

z ifirma.pl

Masz pytania?
Skontaktuj się z nami

Załóż darmowe konto i testuj ifirmę bez zobowiązań

Nowoczesna

Rzetelna

Księgowość