Zespół IFIRMA 
Magazyn w uproszczonej księgowości nie jest wymogiem, jednak właściwie prowadzona dokumentacja magazynowa może być bardzo przydatna. Warto zatem znać popularne dokumenty magazynowe.
Dokumenty magazynowe a kontrahenci zewnętrzni
Współpraca z kontrahentami zewnętrznymi to podstawa każdej działalności gospodarczej. W magazynie, do udokumentowania takich transakcji, użyjemy przyjęcia zewnętrznego (PZ) i wydania zewnętrznego (WZ).
Dokument przyjęcia zewnętrznego stosuje się podczas wprowadzania do magazynu materiału lub towaru handlowego, nabytego od kontrahenta spoza firmy – najczęściej innego przedsiębiorcy, czasem osoby fizycznej, rolnika ryczałtowego etc.
Natomiast wydanie zewnętrzne działa w drugą stronę – przy jego pomocy wykażemy przekazanie gotowego produktu albo towaru handlowego zewnętrznemu odbiorcy – kontrahentowi, osobie fizycznej etc.
Dokumenty magazynowe w ramach przedsiębiorstwa
Prowadząc działalność gospodarczą, możemy wprowadzać i wyprowadzać ze swojego magazynu zapasy we własnym zakresie. W tym wypadku będziemy korzystać z dokumentów przyjęcia wewnętrznego (PW) oraz rozchodu wewnętrznego (RW). Z przyjęcia wewnętrznego korzystamy wtedy, kiedy do magazynu wprowadzamy materiał podstawowy, towar handlowy lub produkt gotowy będący już w posiadaniu przedsiębiorcy. Przykładem może być np. rozbiórka starej firmowej maszyny, a następnie przekazanie powstałych w wyniku tej operacji części do odsprzedaży; lub przyjęcie z produkcji półproduktów i gotowych wyrobów.
Rozchód wewnętrzny zastosujemy w sytuacji, kiedy dany materiał, towar albo produkt zostaje wycofany ze sprzedaży i przekazany na potrzeby własne przedsiębiorcy i jego firmy.
Z takim przykładem mamy do czynienia w firmie handlowej zajmującej się sprzedażą części samochodowych, która przekazuje wybrane części do naprawy popsutego firmowego samochodu; lub w firmie produkcyjnej, przekazującej materiały podstawowe do produkcji.
Zmiana magazynu – jak to udokumentować?
W niektórych firmach zarządzanie magazynami jest bardziej zaawansowane. Kiedy prowadzimy kilka magazynów, wśród dokumentów magazynowych pojawia się przesunięcie międzymagazynowe, określane skrótem MM. Z takiego dowodu korzystają m.in. firmy produkcyjne, przesuwając zapasy z magazynu materiałów podstawowych do magazynu gotowych produktów – np. w sytuacji, kiedy dany materiał został przekazany bezpośrednio do sprzedaży.
Przykład
W firmie produkującej maszyny rolnicze funkcjonują magazyny:
- Materiałów podstawowych – zawierające części, smary, oleje itp. materiały niezbędne do stworzenia maszyny,
- Produktów – zawierające gotowe maszyny, przeznaczone do sprzedaży.
Do firmy zgłosił się klient z prośbą o odsprzedanie określonych śrub, które chciałby wymienić w swojej maszynie. W tej sytuacji śruby przeznaczone do sprzedaży zostały przeniesione z magazynu Materiałów bezpośrednio do magazynu Produktów.
Przesunięcia między magazynami mają też miejsce w firmie z kilkoma filiami – np. w sytuacji, gdy w filii we Wrocławiu zabrakło danego produktu i jest on przekazywany z magazynu filii w Poznaniu.
Dokumenty magazynowe – choć nieobowiązkowe – są przydatne bez względu na rodzaj prowadzonej działalności. Dlatego też możemy je spotkać zarówno w firmach produkcyjnych, handlowych, jak i niektórych działalnościach usługowych.
Małgorzata Jagusiak
