Dowody zewnętrzne w KPiR – czym są i jak je korygować?

Jakie dokumenty księgowe są potrzebne aby prowadzić podatkową książkę przychodów i rozchodów? Dowody zewnętrzne – czym są i jak powinny być ujęte w KPiR? Jakie dokumenty oprócz faktur są zaliczane jako dowody oraz do czego wykorzystać można noty korygujące. Odpowiedzi na wszystkie pytania dotyczące tej tematyki znajdziesz w poniższym artykule.

Faktura – najpopularniejszy dowód zewnętrzny

Faktura zakupu jest najczęściej wykorzystywanym dowodem zewnętrznym – co do zasady każde nabycie od innej firmy powinno zostać udokumentowane fakturą. Najpopularniejsza jest faktura VAT, wystawiana przez czynnych podatników VAT; ale poza nią można spotkać także:

  • fakturę zwolnioną z VAT (stosowaną obecnie zamiast rachunków),
  • fakturę VAT-marżę – dla przedmiotów używanych oraz w ramach specjalnych procedur.

 

Pozostałe dowody zewnętrzne w KPiR

Faktury nie są wyłącznymi dowodami zewnętrznymi, na podstawie których można ujmować wydatki w książce przychodów i rozchodów. Do innych dokumentów zewnętrznych możemy zaliczyć:

  • Noty obciążeniowe – stosowane w specyficznych przypadkach, gdy transakcja nie podlega VAT
  • Paragony – w sytuacjach określonych w przepisach
  • Bilety lotnicze, PKP, PKS – gdy spełniają wymogi określone w przepisach, mogą zastąpić fakturę
  • Umowy cywilnoprawne – kupna-sprzedaży, darowizny, przekazania aportem, polisy ubezpieczeniowe.

 

Zmiany w dowodach zewnętrznych

Co do zasady dowody księgowe powinny być wystawiane w taki sposób, aby nabywca nie miał możliwości ingerowania w ich treść. Jeśli chodzi o faktury, sprzedawca może korygować ich treść za pomocą faktur korygujących, którymi można zmienić zarówno niepoprawne dane formalne, jak i wartości na fakturze.

Specyficznym dokumentem jest nota korygująca, za pomocą której to nabywca może skorygować błędną fakturę. Ale uwaga – taka nota ma zastosowanie wyłącznie do danych formalnych, nie może mieć natomiast wpływu na wartość transakcji. W przypadku innych dowodów zewnętrznych przedsiębiorca – nabywca nie ma generalnie możliwości poprawienia ich we własnym zakresie. Zarówno noty obciążeniowe, jak i paragony mogą być w określonych przypadkach korygowane wyłącznie przez sprzedawcę.

Dowody zewnętrzne w KPiR – inne przypadki

Podobnie sytuacja będzie się miała z biletami bądź umowami cywilnoprawnymi; choć – w związku z faktem, że nie są to dokumenty stricte księgowe – ewentualne zmiany i poprawki będą się opierać na przepisach cywilnych bądź konsumenckich. Warto przy tym zauważyć, że umowy cywilnoprawne, podpisane przez obie strony transakcji, nie powinny być zmieniane bez wiedzy żadnej z nich – w takich przypadkach najczęściej tworzone są aneksy do umów.

Dowody wewnętrzne – jak księgować na podstawie własnych dokumentów? Sprawdź!
 

Autor: Anna Kubalka – ifirma.pl

 

UWAGA

Zachęcamy do komentowania naszych artykułów. Wyraź swoje zdanie i włącz się w dyskusje z innymi czytelnikami. Na indywidualne pytania (z zakresu podatków i księgowości) użytkowników ifirma.pl odpowiadamy przez e-mail, czat lub telefon – skontaktuj się z nami.

Dodając komentarz na blogu, przekazujesz nam swoje dane: imię i nazwisko, adres e-mail oraz treść komentarza. W systemie odnotowywany jest także adres IP, z wykorzystaniem którego dodałeś komentarz. Dane zostają zapisane w bazie systemu WordPress oraz Disquss. Twoje dane są przetwarzane na podstawie Twojej zgody, wynikającej z dodania komentarza. Dane są przetwarzane wyłącznie w celu opublikowania komentarza na blogu. Dane w bazie systemu WordPress są w niej przechowywane przez okres funkcjonowania bloga. Dane w systemie Disquss zapisują się na podstawie Twojej umowy zawartej z firmą Disquss. O szczegółach przetwarzania danych przez Disquss dowiesz się ze strony.

Zostaw
komentarz

Nasi eksperci również chętnie
uczestniczą w dyskusji i odpowiadają
na Wasze komentarze.

ifirma.pl program do księgowania - tablet biuro@2xDzielimy się wiedzą nie tylko na bloguifirma.pl program do księgowania - tablet biuro@2x

30 porad księgowych

POBIERZ E-BOOK