Jakie dokumenty księgowe są potrzebne aby prowadzić podatkową książkę przychodów i rozchodów? Dowody zewnętrzne – czym są i jak powinny być ujęte w KPiR? Jakie dokumenty oprócz faktur są zaliczane jako dowody oraz do czego wykorzystać można noty korygujące. Odpowiedzi na wszystkie pytania dotyczące tej tematyki znajdziesz w poniższym artykule.

Faktura – najpopularniejszy dowód zewnętrzny

Faktura zakupu jest najczęściej wykorzystywanym dowodem zewnętrznym – co do zasady każde nabycie od innej firmy powinno zostać udokumentowane fakturą. Najpopularniejsza jest faktura VAT, wystawiana przez czynnych podatników VAT; ale poza nią można spotkać także:

• fakturę zwolnioną z VAT (stosowaną obecnie zamiast rachunków),
• fakturę VAT-marżę – dla przedmiotów używanych oraz w ramach specjalnych procedur.

Pozostałe dowody zewnętrzne w KPiR

Faktury nie są wyłącznymi dowodami zewnętrznymi, na podstawie których można ujmować wydatki w KPiR. Do innych dokumentów zewnętrznych możemy zaliczyć:

• Noty obciążeniowe – stosowane w specyficznych przypadkach, gdy transakcja nie podlega VAT
• Paragony – w sytuacjach określonych w przepisach
• Bilety lotnicze, PKP, PKS – gdy spełniają wymogi określone w przepisach, mogą zastąpić fakturę
• Umowy cywilnoprawne – kupna-sprzedaży, darowizny, przekazania aportem, polisy ubezpieczeniowe.

Zmiany w dowodach zewnętrznych

Co do zasady dowody księgowe powinny być wystawiane w taki sposób, aby nabywca nie miał możliwości ingerowania w ich treść. Jeśli chodzi o faktury, sprzedawca może korygować ich treść za pomocą faktur korygujących, którymi można zmienić zarówno niepoprawne dane formalne, jak i wartości na fakturze.

Specyficznym dokumentem jest nota korygująca, za pomocą której to nabywca może skorygować błędną fakturę. Ale uwaga – taka nota ma zastosowanie wyłącznie do danych formalnych, nie może mieć natomiast wpływu na wartość transakcji. W przypadku innych dowodów zewnętrznych przedsiębiorca – nabywca nie ma generalnie możliwości poprawienia ich we własnym zakresie. Zarówno noty obciążeniowe, jak i paragony mogą być w określonych przypadkach korygowane wyłącznie przez sprzedawcę.

Dowody zewnętrzne w KPiR – inne przypadki

Podobnie sytuacja będzie się miała z biletami bądź umowami cywilnoprawnymi; choć – w związku z faktem, że nie są to dokumenty stricte księgowe – ewentualne zmiany i poprawki będą się opierać na przepisach cywilnych bądź konsumenckich. Warto przy tym zauważyć, że umowy cywilnoprawne, podpisane przez obie strony transakcji, nie powinny być zmieniane bez wiedzy żadnej z nich – w takich przypadkach najczęściej tworzone są aneksy do umów.