Blog

Dowody zewnętrzne w KPiR – czym są i jak je korygować?

Jakie dokumenty księgowe są potrzebne aby prowadzić podatkową książkę przychodów i rozchodów? Dowody zewnętrzne – czym są i jak powinny być ujęte w KPiR? Jakie dokumenty oprócz faktur są zaliczane jako dowody oraz do czego wykorzystać można noty korygujące. Odpowiedzi na wszystkie pytania dotyczące tej tematyki znajdziesz w poniższym artykule.

Spis treści:

1. Faktura – najpopularniejszy dowód zewnętrzny

2. Pozostałe dowody zewnętrzne w KPiR

3. Zmiany w dowodach zewnętrznych

4. Dowody zewnętrzne w KPiR – inne przypadki

Faktura – najpopularniejszy dowód zewnętrzny

Faktura zakupu jest najczęściej wykorzystywanym dowodem zewnętrznym – co do zasady każde nabycie od innej firmy powinno zostać udokumentowane fakturą. Najpopularniejsza jest faktura VAT, wystawiana przez czynnych podatników VAT; ale poza nią można spotkać także:

fakturę zwolnioną z VAT (stosowaną obecnie zamiast rachunków),
fakturę VAT-marżę – dla przedmiotów używanych oraz w ramach specjalnych procedur.

Pozostałe dowody zewnętrzne w KPiR

Faktury nie są wyłącznymi dowodami zewnętrznymi, na podstawie których można ujmować wydatki w KPiR. Do innych dokumentów zewnętrznych możemy zaliczyć:

Noty obciążeniowe – stosowane w specyficznych przypadkach, gdy transakcja nie podlega VAT
Paragony – w sytuacjach określonych w przepisach
Bilety lotnicze, PKP, PKS – gdy spełniają wymogi określone w przepisach, mogą zastąpić fakturę
Umowy cywilnoprawne – kupna-sprzedaży, darowizny, przekazania aportem, polisy ubezpieczeniowe.

Zmiany w dowodach zewnętrznych

Co do zasady dowody księgowe powinny być wystawiane w taki sposób, aby nabywca nie miał możliwości ingerowania w ich treść. Jeśli chodzi o faktury, sprzedawca może korygować ich treść za pomocą faktur korygujących, którymi można zmienić zarówno niepoprawne dane formalne, jak i wartości na fakturze.

Specyficznym dokumentem jest nota korygująca, za pomocą której to nabywca może skorygować błędną fakturę. Ale uwaga – taka nota ma zastosowanie wyłącznie do danych formalnych, nie może mieć natomiast wpływu na wartość transakcji. W przypadku innych dowodów zewnętrznych przedsiębiorca – nabywca nie ma generalnie możliwości poprawienia ich we własnym zakresie. Zarówno noty obciążeniowe, jak i paragony mogą być w określonych przypadkach korygowane wyłącznie przez sprzedawcę.

▲ wróć na początek

Dowody zewnętrzne w KPiR – inne przypadki

Podobnie sytuacja będzie się miała z biletami bądź umowami cywilnoprawnymi; choć – w związku z faktem, że nie są to dokumenty stricte księgowe – ewentualne zmiany i poprawki będą się opierać na przepisach cywilnych bądź konsumenckich. Warto przy tym zauważyć, że umowy cywilnoprawne, podpisane przez obie strony transakcji, nie powinny być zmieniane bez wiedzy żadnej z nich – w takich przypadkach najczęściej tworzone są aneksy do umów.

Dowody wewnętrzne – jak księgować na podstawie własnych dokumentów? Sprawdź!

UWAGA Zachęcamy do komentowania naszych artykułów. Wyraź swoje zdanie i włącz się w dyskusje z innymi czytelnikami. Na indywidualne pytania (z zakresu podatków i księgowości) użytkowników ifirma.pl odpowiadamy przez e-mail, czat lub telefon – skontaktuj się z nami. _{Dodając komentarz na blogu, przekazujesz nam swoje dane: imię i nazwisko, adres e-mail oraz treść komentarza. W systemie odnotowywany jest także adres IP, z wykorzystaniem którego dodałeś komentarz. Dane zostają zapisane w bazie systemu WordPress oraz Disquss. Twoje dane są przetwarzane na podstawie Twojej zgody, wynikającej z dodania komentarza. Dane są przetwarzane wyłącznie w celu opublikowania komentarza na blogu. Dane w bazie systemu WordPress są w niej przechowywane przez okres funkcjonowania bloga. Dane w systemie Disquss zapisują się na podstawie Twojej umowy zawartej z firmą Disquss. O szczegółach przetwarzania danych przez Disquss dowiesz się ze strony.}

Zespół IFIRMA

Kreatywny zespół specjalistów tworzony przez osoby wyróżniające się doświadczeniem oraz wiedzą z różnych obszarów.

Świadomi potrzeb naszych czytelników, skupiamy się na tworzeniu zrozumiałych treści, które będą w stanie przybliżyć im często zawiłe zagadnienia z zakresu rachunkowości, marketingu, ekonomii, księgowości czy zarządzania. Ostateczny dobór bieżącej tematyki uzależniany jest od preferencji docelowych odbiorców, zmian zachodzących w biznesowym środowisku, a także samych doświadczeń i umiejętności specjalistów odpowiadających za proces tworzenia tekstów.

W efekcie zespół ekspertów Ifirma bierze czynny udział w rozwoju różnego rodzaju biznesów, pomagając zarówno ich założycielom, jak i pracownikom efektywniej organizować pracę przy wykorzystaniu jak najbardziej dopasowanych do potrzeb rozwiązań.

Rozumiejąc istotę profesjonalnego podejścia do poruszanych zagadnień, każdy tekst tworzony jest w oparciu o wiarygodne dane. Dodatkowo podejmowana tematyka ujmowana jest w logiczny i przejrzysty sposób, zwiększając tak istotną jasność przekazu, co pozytywnie wpływa na podkreślenie najbardziej użytecznych treści. W efekcie podejmowane przez nasz zespół praktyki w szerszej perspektywie można rozpatrywać jako dążenie do zwiększenia świadomości i wyczucia biznesowego osób aktywnie działających na rynku.