Delegacje

Pracownika

Kodeks Pracy: “Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.”

A po polsku: jeśli szef wysyła pracownika do innej miejscowości, to pokrywa mu koszty dojazdu, powrotu, noclegu oraz wyżywienia.

Kosztów wyżywienia nie pokrywa w wysokości rzeczywiście poniesionej, lecz do kwoty zwanej dietą. Zwrot kosztów wyżywienia powyżej diety stanowiłby przychód pracownika podlegający opodatkowaniu. Wysokość diety określa w rozporządzeniu Minister Pracy i Polityki Społecznej.

Dieta to ekwiwalent pieniężny za wyżywienie. Osoby wyjeżdżające w delegacje często narzekają na wysokość diety. Należy pamiętać, że dieta nie ma wystarczyć na całodzienne wyżywienie, lecz pokryć różnicę między wydatkami ponoszonymi na wyżywienie w domu a wyżywieniem w trakcie wyjazdu. Od marca 2013 roku dieta to 30 zł za dobę.

Podróż służbowa rzadko trwa pełne 24 godziny i ich wielokrotność. Obliczymy diety biorąc pod uwagę czas całego wyjazdu. Delegacja trwała nie dłużej niż dobę:

• od 8 do 12 godzin – przysługuje połowa diety,
• ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Delegacja trwająca dłużej niż dobę daje prawo do naliczenia diety za każdą pełną dobę. Kolejna doba w podróży służbowej daje prawo do połowy diety, a po przekroczeniu 8 godzin liczymy dietę jak za pełną dobę.

Pracodawca pokrywa koszty noclegu w wysokości wynikającej z faktury lub rachunku. Jeżeli pracownik zapewnia sobie nocleg we własnym zakresie (np. odwiedzi ciocię lub kumpla z wojska), to pracodawca wypłaca mu ryczałt za nocleg. Obecnie jest to 150% diety.

Kolejnym ryczałtem przysługującym pracownikowi w delegacji jest ryczałt za przejazdy środkami komunikacji miejscowej (chyba że pracodawca zapewnił pracownikowi transport na miejscu, np. samochód pracodawcy lub pracownika). Wynosi on 20% diety.

Pracownik, który w delegację pojechał pociągiem, autobusem lub leciał samolotem przedstawia w rozliczeniu bilety. Pracodawca zwraca koszt podróży na ich podstawie. Są one kosztem prowadzenia działalności.

Delegację pracownika należy rozliczyć w ciągu 14 dni od jej zakończenia. Często pracodawca wypłaca zaliczkę na poczet kosztów, należy ją rozliczyć również w ciągu 14 dni.

Właściciela

Właściciel firmy często musi wyjeżdżać do innego miasta, aby osiągnąć przychód. Może to być zakup towaru w hurtowni lub wyjazd do kontrahenta. Rozliczenie kosztów delegacji przedsiębiorcy odbywa się na trochę innych zasadach niż u pracownika. Przedsiębiorca nie wysyła sam siebie w podróż służbową, nie wypłaca zaliczek, ale zachowuje prawo do zaksięgowania w koszty części wydatków poniesionych w delegacji.

Dieta na wyżywienie to jedyny koszt zryczałtowany jaki przysługuje przedsiębiorcy. Możemy w restauracji brać faktury lub rachunki, ale w koszty nie zaksięgujemy więcej niż wynosi dieta. Nie odliczymy również podatku VAT z faktur na usługi gastronomiczne.

Każdy inny wydatek musi być prawidłowo udokumentowany. Delegacja nie zwalnia przedsiębiorcy z obowiązku prawidłowego dokumentowania kosztów, czyli brania faktury i rachunków na dane firmy.

Wydatki związane z wyjazdem samochodem firmowym księgujemy na podstawie posiadanych dokumentów.

Wydatki związane z wyjazdem samochodem niefirmowym również księgujemy na podstawie posiadanych faktur i rachunków, jednak rozliczenie będzie ograniczone do wysokości limitu wynikającego z ewidencji przebiegu pojazdu.

W delegację nie zawsze jedziemy samochodem, ale mamy prawo zaksięgować w koszty bilety otrzymane od przewoźnika. Bilety jednorazowe uprawniające do przejazdu na odległość nie mniejszą niż 50 km, wydawane przez podatników uprawnionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami są traktowane jak faktura i dają prawo do odliczenia podatku VAT, muszą jednak zawierać określone:

1. nazwę i numer identyfikacji podatkowej sprzedawcy,
2. numer i datę wystawienia biletu,
3. informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,
4. kwotę należności wraz z podatkiem VAT,
5. kwotę podatku VAT.

Dowody opłaty za przejazdy autostradami płatnymi, również mogą być traktowane jak faktura VAT, jeśli zawierają wszystkie powyższe dane.

Paragony za przejazd taksówką nie dają prawa do odliczenia VAT. Konieczne jest poproszenie taksówkarza o wystawienie dokumentu sprzedaży, są oni do tego przyzwyczajeni.

Właściciel firmy wydatki na zapewnienie noclegu może zaksięgować w koszty wyłącznie na podstawie posiadanego dokumentu (faktury lub rachunku na dane firmy). Nie przysługują mu ryczałty za nocleg.

Zagraniczne

Prawo do zaliczenia w koszty wyjazdu służbowego nie dotyczy wyłącznie wyjazdów na terenie Polski, również wyjazd za granicę może być kosztem. Ważne, aby była to podróż, która ma wpływ na osiągnięcie przychodu lub jest bezpośrednio związana z prowadzoną działalnością. Do kosztów mamy prawo zaliczyć diety, ryczałty i inne poniesione wydatki.

Między delegacją krajową a zagraniczną występują różnice, przede wszystkim czas delegacji poza granicami kraju liczy się inaczej. Podróż odbywana środkami komunikacji:

• lądowej – od chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze za granicę, do chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze powrotnej do kraju,
• lotniczej – od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju, do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju,
• morskiej – od chwili wyjścia statku (promu) z portu polskiego, do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do portu polskiego.

Wysokość diety ustalana jest przez Ministra Pracy i Polityki Społecznej i zależna jest od kraju docelowego, bez względu na kraje pośrednie przez które będziemy przejeżdżać (np. wyjazd służbowy do Hiszpanii: liczmy diety w wysokości przypisanej temu krajowi bez uwzględniania podróży przez Niemcy i Francję).

Przedsiębiorca do kosztów uzyskania przychodów zaliczy równowartość diet przysługujących pracownikom. Przy obliczaniu diet stosuje się następujące zasady:

• za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości,
• za niepełną dobę do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety,
• za niepełną dobę od 8 do 12 godzin – przysługuje 1/2 diety,
• powyżej 12 godzin przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Wysokość diety określa w rozporządzeniu Minister Pracy i Polityki Społecznej.

Inne, niż diety, wydatki poniesione w trakcie delegacji zagranicznej należy udokumentować na zasadach ogólnych. Przedsiębiorca rozlicza wydatki faktycznie poniesione, nie przysługują mu ryczałty za nocleg.
W odróżnieniu od delegacji krajowej, paragon na zakup paliwa do pojazdu ze stacji zagranicznej wystarcza do zaliczenia wydatku w koszty. Pozostałe zasady dotyczące kosztów eksploatacyjnych pojazdów są identyczne, np. by rozliczyć wynajem auta – należy prowadzić ewidencję przebiegu pojazdów i ewidencję kosztów eksploatacyjnych.

Koszty poniesione za granicą są w walutach innych niż PLN. Zapisy w księdze muszą być w walucie polskiej, dlatego koszty należy przeliczyć wg określonego w przepisach kursu.
Koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu.

Kurs średni NBP zazwyczaj jest inny niż kurs, po którym rzeczywiście kupiliśmy walutę, dlatego należy obliczyć różnice kursowe. Mogą one być dodatkowym przychodem (jeżeli zapłaciliśmy mniej niż zaksięgowaliśmy) lub dodatkowym kosztem (jeżeli zapłaciliśmy więcej niż zaksięgowaliśmy wg kursu średniego).