Faktury elektroniczne - kompendium 2024

Faktury elektroniczne - omówione zagadnienia:

Pokaż więcej ↓

Wystawianie faktur jest jednym z głównych obowiązków czynnych podatników VAT. Z uwagi na obowiązek comiesięcznego przesyłania ewidencji VAT do organów podatkowych każda faktura musi się w niej znaleźć. Jeśli chodzi o wystawianie faktur sprzedaży, to można skorzystać z licznych programów do fakturowania lub wystawiać bezpośrednio w programie księgowym. W dzisiejszej publikacji opiszemy czym są faktury elektroniczne.

Kto ma obowiązek wystawiania faktur?

Faktura jest podstawowym dokumentem potwierdzającym przeprowadzenie transakcji opodatkowanej w VAT. Obowiązek wystawiania faktur sprzedaży spoczywa na czynnych podatnikach VAT.

Uwaga!
Przedsiębiorca, który korzysta ze zwolnienia podmiotowego czy przedmiotowego nie ma obowiązku wystawiania faktur

Na żądanie nabywcy towaru czy usługi podatnik VAT zwolniony wystawia fakturę jeżeli to żądanie zostało zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty

Jeśli jednak przedsiębiorca zdecyduje się wystawiać faktury, to zakres informacji jakie się tam zjadą będzie węższy. Na fakturze nie znajdzie się m.in.: stawka podatku czy kwota podatku VAT

Nie każda sprzedaż dokonywana przez przedsiębiorcę zarejestrowanego do podatku VAT musi być dokumentowana fakturami.

Przedsiębiorca ma obowiązek wystawiania faktur w przypadku dokonywania sprzedaży:

Na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze.
Na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.
Wewnątrzwspólnotowej sprzedaży towarów na odległość WSTO), chyba że przedsiębiorca korzysta z procedury szczególnej (OSS).
Wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (WDT).

Obowiązek wystawienia faktury dotyczy również otrzymania całości lub części zapłaty przed dokonaniem dostawy towarów lub wykonaniem usługi (faktura zaliczkowa)

Faktura jest wystawiana na żądanie osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej, jeśli to żądanie zostanie zgłoszone w terminie 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym dokonano dostawy towarów lub usług

Elementy jakie powinna zawierać faktura

Pełen zakres danych jaki powinien się znaleźć na fakturze został opisany w ustawie o podatku VAT (art. 106e ustawy VAT). Faktura wystawiona przez czynnego podatnika VAT musi zawierać w szczególności:

datę wystawienia,
kolejny numer,
dane sprzedawcy i nabywcy z numerami NIP,
nazwę towaru, ilość, cenę jednostkową,
stawkę podatku VAT,
sumę wartości sprzedaży netto,
kwotę należności ogółem.

Przedsiębiorcy, którzy są czynnymi podatnikami VAT wystawiają faktury sprzedaży w programach księgowych lub fakturowych. Wszystkie wystawione faktury muszą być wykazane w ewidencji VAT sprzedaży. Twórcy takich programów dbają o to, żeby na każdej wystawionej fakturze znalazł się wymagany przepisami prawa zakres informacji.

Faktura elektroniczna w ustawie o VAT

Ustawodawca nie poświęca zbyt wiele uwagi fakturom elektronicznym w ustawie o podatku VAT.

Pod pojęciem faktury elektronicznej rozumie się fakturę wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym
Stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury
W przypadku przesyłania lub udostępniania temu samemu odbiorcy jednocześnie więcej niż jednej faktury elektronicznej dane wspólne dla poszczególnych faktur mogą zostać podane tylko raz, o ile dla każdej faktury są takie same

W ustawie o podatku VAT mówi się o dowolnym formacie elektronicznym oznacza to, że może to być przykładowo format:

PDF,
JPG,
XML,
DOC.

Faktura elektroniczna przyjmuje postać dokumentu cyfrowego, który powinien zostać wysłany do odbiorcy na wskazany przez niego adres e-mail lub może być dostępny do pobrania na serwerze sprzedawcy. Może być również doręczona w dowolny inny sposób uzgodniony pomiędzy stronami.

Ustawodawca nie precyzuje formy akceptacji faktury elektronicznych
Przyjmuje się, że zgoda nabywcy na otrzymanie faktury elektronicznej może być ustna, zawarta w regulaminie lub na zawieranej umowie
Brak sprzeciwu po otrzymaniu faktury elektronicznej jest również traktowany, jako jedna z form akceptacji

Autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury elektronicznej

W ustawie o podatku VAT wprowadzone zostały dodatkowe warunki jakie powinna spełniać faktura zarówno papierowa jak i elektroniczna. Pojawiają się tam takie pojęcia jak:

Autentyczność pochodzenia.
Integralność treści.
Czytelność faktury.

Autentyczność pochodzenia
Pod tym pojęciem rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy lub wystawcy faktury

Integralność treści
Pod tym pojęciem rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać

Kontrola biznesowa
Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które pozwalają na powiązanie faktury dostawą towaru czy usługi. Można do celu wykorzystać takie dokumenty jak np.:

zamówienie,
umowę,
zapłatę

Autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych

Więcej informacji na temat autentyczności, integralności treści i kontroli biznesowych można uzyskać w podlinkowanej publikacji

Faktura elektroniczna – czy jest możliwe jej anulowanie?

Co do zasady w ustawie o podatku VAT nie ma pojęcia “anulowania faktury”. Jednak w obrocie gospodarczym dochodzi do sytuacji, w których wykonanie takiej czynności byłoby najmniej kłopotliwe. Przeprowadzenie anulowania faktury dotyczy każdej wystawionej faktury, nie tylko elektronicznej. Organy podatkowe w takich przypadkach stoją na stanowisku, że można dokonać anulowania faktury, o ile nie została ona wprowadzona do obrotu prawnego. Taka faktura dotyczy transakcji handlowej, która nie została zrealizowana, a faktura nie została wysłana do odbiorca. Obydwa warunki muszą zostać spełnione łącznie.

Rozważania na temat anulowania faktury elektronicznej dostępne są w podlinkowanej publikacji.

W momencie wprowadzenia obowiązkowego KSEF nie będzie już można dokonać anulowania faktura. W takim przypadku pozostaje jedynie wystawienie korekty faktury.

Duplikat faktury elektronicznej

Na temat duplikatu faktury jest mowa w ustawie o podatku VAT. Jeśli faktura ulegnie zniszczeniu lub zostanie zagubiona przedsiębiorca wystawia taką fakturę ponownie. Duplikat faktury wystawiony jest na wniosek nabywcy. Dane na duplikacie faktury są takie same jak na oryginale. Faktura wystawiona ponownie zawiera oznaczenie “DUPLIKAT” i datę wystawienia. Ustawodawca nie różnicuje wystawiania duplikatów faktur elektronicznych i wystawianych w innej postaci a to oznacza, że w tym zakresie obowiązują takie same przepisy.

Na temat wystawienia duplikatu faktury elektronicznej powstała kolejna publikacja, która jest dostępna pod linkiem.

Po wprowadzeniu obowiązkowego KSEF nie będą wystawiane duplikaty faktur.

Jak przechowywać faktury elektroniczne?

Zgodnie z przepisami każda faktura powinna być przechowywana przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Faktury do upływu terminu przedawnienia mogą być przechowywane w dowolnej formie, jaką wybierze sobie przedsiębiorca

Faktury można przechowywać w formie papierowej lub elektronicznej

Jeśli przedsiębiorca chce przechowywać wszystkie faktury w formie elektronicznej, to może faktury otrzymane w wersji papierowej zeskanować i odpowiednio zarchiwizować w dowolnym formacie elektronicznym

Po digitalizacji, czyli odwzorowaniu cyfrowym, faktury papierowe faktury papierowe można zniszczyć

Organy podatkowe nie sprzeciwiają się przechowywaniu faktur wyłącznie w formie elektronicznej, pod warunkiem, że zostanie zapewniona autentyczność pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów. Takie faktury powinny być w każdej chwili dostępne w sytuacji, gdy zażąda tego organ podatkowy niezależnie od miejsca przechowywania. Takie postępowanie potwierdza Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej (KIS) w interpretacji nr 0111-KDIB3-3.4012.366.2023.2.AW z dnia 05.12.2023 r. Przechowywanie faktur na dysku sieciowym odpowiednio zabezpieczonym w podziale na okresy miesięczne i roczne jest jak najbardziej prawidłowe, o ile faktury będą dostępne w każdej chwili na żądanie organów podatkowych.

Faktury elektroniczne – podsumowanie

Zasady wystawiania faktur zostały uregulowane w ustawie o podatku VAT, jednak nie wszystkie przepisy, w szczególności odnoszące się do faktur elektronicznych, są wystarczająco przejrzyste. W dzisiejszej publikacji opisaliśmy zasady wystawiania faktur w postaci elektronicznej, wyjaśniliśmy różnicę pomiędzy fakturą papierową a fakturą elektroniczną. Ta druga ma postać dowolnego odwzorowania cyfrowego i jest przekazywana z wykorzystanie środków porozumiewania się na odległość. Przedsiębiorcy dowiedzieli się również jak przechowywać faktury, nie tylko elektroniczne. Obecnie dąży się do gromadzenia różnych dokumentów w postaci elektronicznej. Jest to duża oszczędność miejsca, papieru, pieniędzy. Dostęp do takich dokumentów jest ułatwiony. W celu odszukania konkretnego dokumentu nie trzeba przeglądać sterty segregatorów tylko wystarczy go znaleźć na komputerze w odpowiednim archiwum. W momencie wprowadzenia obligatoryjnego KSEF takie archiwa faktur będą się znajdowały na serwerach Ministerstwa Finansów i tam przechowywane przez okres 10 lat. Dopiero po tym okresie, jeśli zobowiązanie przedsiębiorcy nie uległo jeszcze przedawnieniu będzie miał obowiązek przechowania faktur poza KSEF do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Nie oznacza to jednak, że przedsiębiorcy nie będą już wtedy gromadzili faktur u siebie.