Co to jest ryczałt ewidencjonowany? Wszystko o ewidencji ryczałtu cz. 2

Podatnicy opodatkowani ryczałtem nie mają takich samych odliczeń, jak podatnicy opodatkowani na zasadach ogólnych. Różnica polega na tym, że odliczenia dokonywane są od przychodów, a nie od dochodów. Odliczenia obejmują głównie wydatki:

  • z tytułu składek ZUS
  • na cele rehabilitacyjne oraz wydatków związanych z ułatwieniem wykonywania czynności życiowych
  • kwot darowizn przekazywanych na cele pożytku publicznego oraz na cele kultu religijnego, oraz wartości krwi oddanej przez honorowego krwiodawcę ( w wysokości ekwiwalentu pieniężnego za pobraną krew)

Zmniejszenia ryczałtu

Tak samo jak należy podatek dochodowy, także ryczałt ewidencjonowany może podlegać zmniejszeniom. Ryczałt ewidencjonowany podlega zmniejszeniu o kwotę składki na ubezpieczenie zdrowotne, jeżeli nie została ona wcześniej odliczona od podatku płaconego na zasadach ogólnych.

Ryczałt ewidencjonowany może być również zmniejszony o kwotę przekazaną na rzecz organizacji pożytku publicznego, która nie może przekraczać 1% ryczałtu należnego za dany rok podatkowy.


Jakie ewidencje musi prowadzić „ryczałtowiec”

Podatnik, który zdecydował się na opłacanie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych obligatoryjnie musi posiadać:

1. Ewidencję przychodów

Ewidencję przychodów należy prowadzić już od pierwszego dnia, w którym stosuje się opodatkowanie w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych. Ewidencja przychodów prowadzona jest za każdy rok podatkowy odrębnie. Wpisy należy dokonywać z zachowaniem chronologii i w oparciu o dowody.

Należy pamiętać, aby uzupełnić ewidencję nie później niż do dnia 20 każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. Na podstawie danych wykazanych w ewidencji przychodów ustala się kwotę ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych.

Przykład

Pani Ania rozpoczęła wykonywanie działalności gospodarczej od 10 stycznia 2014 r.. Jako formę opodatkowania wybrała ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. W tym dniu uzyskała pierwszy przychód. Pierwszy wpis musi być dokonany nie później niż 20 lutego, pod datą 10 styczeń 2014 r.

W ewidencji przychodów należy wyodrębnić i przypisać przychody do właściwej dla nich stawki, czyli stawki, według której od danego przychodu wyznaczany jest ryczałt od przychodów ewidencjonowanych.

Przykład

Pan Adam opłaca podatek w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, w marcu 2014 r. uzyskał przychód w kwocie 10 000 zł, z czego 4 000 zł podlega pod stawkę 8,5%, natomiast 6 000 zł jest objęte stawka 5,5%. Cała sprzedaż została potwierdzona jedną fakturą. Stąd w prowadzonej ewidencji znajdą się dwa wpisy dokumentowane jedną fakturą: w kolumnie 7 zapisano 4 000 zł, zaś w kolumnie 8 kwotę 6 000 zł.

Wzór ewidencji znajduje się w załączniku do rozporządzenia wykonawczego. Zapisów w ewidencji należy dokonywać opierając się na dowodach źródłowych. W tym celu należy pozyskiwać faktury, również korygujące oraz dokumenty pełniące funkcje faktury (np. rachunki, dokumenty celne). Jeśli dokonuje się sprzedaży, na rzecz osób fizycznych nieposiadających działalności gospodarczej, którym nie wystawia się faktur, na koniec dnia należy wystawić dokument wewnętrzny, w którym w jednej kwocie wykazuje się wartość przychodów za dany dzień. W dowodzie wewnętrznym należy dokonać podziału na przychody objęte poszczególnymi stawkami ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych.

Przykład

Pani Asia świadczy drobne usługi budowlane na rzecz osób fizycznych. W sytuacji, gdy jej klienci nie żądają, nie wystawia faktur. 6 kwietnia pani Asia wykonała cztery usługi na łączną kwotę 2 000 zł. Na koniec dnia pani Asia sporządziła dowód wewnętrzny, którym udokumentowała cały przychód tego dnia w jednej kwocie, ponieważ całość opodatkowana jest jedną stawką ryczałtu.

Zapisu w jednej pozycji dla danej stawki ryczałtu można dokonywać na podstawie dziennego zestawienia faktur. W zestawieniu takim należy umieścić co najmniej: datę, numer zestawienia, numer faktur objętych zestawieniem, daty faktur objętych zestawieniem, łączną wartość przychodów wynikającą z faktur z podziałem na przychody objęte poszczególnymi stawkami ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych.

Przykład

Pan Tomek wykonuje sprzedaż opodatkowaną w całości stawką 5,5%, która w całości podlega fakturowaniu. 5 marca 2014 wystawił 20 faktur sprzedaży na łączną kwotę 12 000 zł. W ewidencji przychodów Pan Tomek nie zamieści 20 pozycji ale jedną wynikającą z zestawienia faktur wystawionych w tym dniu.

W dobie komputerów, smartfonów, tabletów itp. trudno sobie wyobrazić, żeby jakaś ewidencja podatkowa byłaby prowadzona ręcznie. Także ewidencję podatkową w ryczałcie można prowadzić przy użyciu technik informatycznych. Powinno się zadbać, aby program pozwalał na drukowanie ewidencji zawierające dane i w układzie wymaganym przez prawodawcę.

Jest to istotne, bo na koniec każdego miesiąca, w terminie do 20. dnia następnego miesiąca, należy sporządzić wydruk zapisów dokonywanych za dany miesiąc. Wydruk powinien być zgodny ze wzorem ewidencji określonym w załączniku do rozporządzenia.

Przykład

Pani Zosia opłaca podatek dochodowy w formie ryczałtu, ale w poprzednich latach płaciła podatek na zasadach ogólnych. W jednym z minionych lat u pani Zosi wystąpiła strata, której część rozlicza jeszcze aktualnie. W ewidencji przychodów Pani Zosi będzie nietypowa pozycja – zmniejszenie przychodów o część straty podlegająca odliczeniu.

Ważne jest by ewidencja była prowadzona rzetelnie i niewadliwie. Należy pamiętać, że organ uzna za niewadliwą ewidencję, jeżeli będzie prowadzona zgodnie z przepisami ustawy i rozporządzenia. Natomiast za rzetelną uważa się ewidencję, jeśli dokonywane zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty.

Ewidencja zostanie uznana za rzetelną i niewadliwą, także gdy:

  1. niewpisane lub błędnie wpisane kwoty przychodów łącznie nie przekraczają 0,5% przychodu wykazanego w ewidencji za dany rok podatkowy albo przychodu wykazanego w roku podatkowym do dnia, w którym naczelnik urzędu skarbowego albo organ kontroli skarbowej stwierdzi te błędy, albo

  2. brak właściwych zapisów jest związany z nieszczęśliwym wypadkiem albo zdarzeniem losowym, które uniemożliwiło prowadzenie ewidencji, albo

  3. zostały uzupełnione zapisy albo dokonane korekty błędnych zapisów w ewidencji przed rozpoczęciem kontroli przez naczelnika urzędu skarbowego albo organu kontroli skarbowej, albo

  4. błędne zapisy wynikają z oczywistej pomyłki i posiada się dowody stanowiące źródło zapisów.

Jeżeli prowadzona ewidencja jest tak wadliwa bądź nierzetelna, że organ podatkowy pominie ją przy wyznaczeniu zobowiązania, wtedy organ podatkowy określi wartość niezewidencjonowanego przychodu, w tym również w formie oszacowania, i od tej kwoty określi ryczałt. Ryczałt będzie wtedy znacznie wyższy niż normalnie, bo wysokości aż pięciokrotności stawek, które miałyby zastosowanie gdyby była prawidłowo prowadzona ewidencja (ryczałt ustalony w ten sposób nie może być wyższy niż 75% przychodu). Dodatkowo mogą zostać zastosowane sankcje karnoskarbowe.

2. Wykaz środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych

Wykaz środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych należy prowadzić, mimo że nie dokonuje się odpisów amortyzacyjnych i nie rozlicz się ceny zakupu w kosztach podatkowych.

Dokonując klasyfikacji składnika majątku należy kierować się tymi samymi kryteriami co podatnik opłacający podatek na zasadach ogólnych.

Przykład

Podatnik zakupił maszynę, która ma służyć w działalności gospodarczej. Wartość urządzenia wynosi 20 000 zł. Urządzenie zostało zakupione na potrzeby wykonania jednej usługi, która będzie świadczona przez okres 5-6 miesięcy. Podatnik opłaca podatek dochodowy w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych. Zastanawia się czy należy taką maszynę uwzględnić w wykazie środków trwałych. Ze względu na to, że przewidywany okres używania maszyny był krótszy niż rok, podatnik zdecydował, że nie będzie uzasadnionym wpisywanie takiego składnika majątku do wykazu środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych.

Należy pamiętać, że wykazie środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych należy uwzględnić również te składki majątku trwałego, które z uwagi na swój charakter nie podlegają amortyzacji np. grunty.

W całym okresie wykonywania działalności należy prowadzić jeden wykaz środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych.

Składniki majątku pozostają w prowadzonym wykazie, aż do momentu ich zbycia, likwidacji albo wycofania z działalności gospodarczej. Ważne jest, aby została zachowana ciągłość ewidencyjna, bo zbycie środków trwałych albo wartości niematerialnych i prawnych wygeneruje przychód do opodatkowania ryczałtem. Opodatkowanie przychodu z tytułu zbycia środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych występuje nawet, jeśli przed zbyciem zostały wycofane z pozarolniczej działalności gospodarczej, a pomiędzy pierwszym dniem miesiąca następującego po miesiącu, w którym składnik majątku został wycofany z działalności i dniem jego zbycia nie upłynęło sześć lat.

Przykład

Podatnik opłacający podatek w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych nabył w 2004 r. samochód osobowy, który był wykorzystywany w działalności gospodarczej i jako taki został wprowadzony do wykazu środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych. W 2011 r. Samochód osobowy został wycofany z działalności i wykreślony z wykazu. W 2014 roku podatnik dokonał zbycia i musi zapłacić ryczałt w wysokości 3% od przychodów, ponieważ nie upłynęło jeszcze 6 lat od wycofania pojazdu z działalności.

Nabyty albo wytworzony środek trwały lub nabytą wartość niematerialną i prawną należy uwzględnić w wykazie najpóźniej w miesiącu przyjęcia ich do używania. Jeżeli zostanie to zrobione później będzie miało miejsce ujawnienie środka trwałego.

Wykaz powinien zawierać co najmniej następujące dane:

  • liczę porządkową,
  • datę przyjęcia do użytkowania,
  • datę nabycia,
  • określenie środka trwałego albo wartości niematerialnej i prawnej,
  • określenie dokumentu stwierdzającego nabycie,
  • wartość początkową,
  • symbol Klasyfikacja Środków Trwałych (KŚT) wydanej na podstawie odrębnych przepisów,
  • stawkę amortyzacji,
  • datę likwidacji oraz przyczynę likwidacji lub datę zbycia środków trwałego albo wartości niematerialnych i prawnych,
  • zaktualizowaną wartość początkową.

Kierując się wykładnią całościową można przyjąć, że w wykazie nie uwzględnia się tych składników majątku trwałego, których wartość nie przekracza ani nie jest równa kwocie 1 500 zł. W praktyce, środki trwałe i wartości niematerialne i prawne o wartości początkowej niższej niż 3 500 zł winny być ujęte w ewidencji wyposażenie.

3. Ewidencję wyposażenia

Ewidencję wyposażenia także musi być prowadzona i dotyczy całego okresu wykonywania działalności gospodarczej. Ewidencja wyposażenia obejmuje te wszystkie rzeczowe składniki majątku związane z działalnością gospodarczą, których nie zalicza się do środków trwałych oraz których wartość jest wyższa niż 1 500 zł.

Przykład

Podatnik, który zakupił maszynę o wartości 20 000 zł, która służyła mu w działalności krócej niż rok, nie uwzględnił jej w ewidencji środków trwałych (przyczyną był przewidywany okres używania). Z uwagi na fakt, że ta maszyna była wykorzystywana w działalności gospodarczej a jej wartość przekroczyła 1 500 zł to powinna być uwzględniona w ewidencji wyposażenia.

Ewidencja wyposażenia powinna zawierać co najmniej następujące dane:

  • numer kolejny wpisu,
  • numer faktury albo rachunku,
  • datę nabycia,
  • cenę zakupu wyposażenia albo koszt wytworzenia,
  • nazwę wyposażenia,
  • jeżeli jest to likwidacja to przyczynę likwidacji,
  • datę likwidacji, albo datę sprzedaży, czy też darowizny.
4. Karty przychodów

Obowiązek założenia kart przychodów występuje jedynie wówczas, kiedy będą wypłacane wynagrodzenia, które po stronie otrzymującego je wyznaczą przychód ze stosunku pracy.

Pamiętaj! Nie umowy zlecenie lub dzieła czy też podobnej, ale tylko w ramach umowy o pracę.

Karty przychodów powinny zawierać następujące dane:

  • imię i nazwisko pracownika;
  • Numer Identyfikacji Podatkowej pracownika;
  • numer Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (PESEL) pracownika;
  • kwotę osiągniętych w danym miesiącu przychodów w gotówce i w naturze;
  • koszty uzyskania przychodu;
  • potrącone przez płatnika w danym miesiącu kwoty składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe oraz chorobowe, określone w przepisach o systemie ubezpieczeń społecznych;
  • dochód osiągnięty w danym miesiącu;
  • dochód narastająco od początku roku;
  • kwotę zaliczki na podatek dochodowy, obliczonej zgodnie z przepisami o podatku dochodowym od osób fizycznych;
  • kwotę składki na powszechne ubezpieczenie zdrowotne określonej w przepisach o powszechnym ubezpieczeniu zdrowotnym;
  • kwotę należnej zaliczki na podatek dochodowy;
  • datę przekazania zaliczki.

W karcie przychodów należy uzupełnić dane najpóźniej do dnia 20 następnego miesiąca (co jest spójne z terminem zapłaty zaliczki za pracownika).


Katarzyna Kowalska

Biuro rachunkowe
już od 89zł/mc.

  • Pełna odpowiedzialność za prowadzoną dokumentację.
  • Wygodne formy dostarczania dokumentów (online, poczta, kurier)

dowiedz się więcej