Grupy VAT - istota, zasady, ewidencja członków

Grupy VAT – omówione zagadnienia:

Możliwość tworzenia grup VAT została wprowadzona przez przepisy podatkowe stosunkowo niedawno, bo dopiero od połowy 2022 roku. Jest to ciekawa propozycja dla podmiotów powiązanych i nie muszą to być tylko firmy, które posiadają osobowość prawną, powiązania istnieją również pomiędzy przedsiębiorstwami osób fizycznych. W dzisiejszej publikacji zajmiemy się tematem grup VAT, na czym polegają i jak powinna wyglądać ewidencja członków grupy VAT.

Podmioty powiązane – definicja

Z definicją podmiotów powiązanych można się zapoznać w ustawach o podatku dochodowym, nas będzie interesowała ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych. Przeczytamy w niej, jak należy rozumieć pojęcie podmiotu powiązanego.

Za podmioty powiązane uważa się:

podmioty, z których jeden podmiot wywiera znaczący wpływ na co najmniej jeden inny podmiot, lub
podmioty, na które wywiera znaczący wpływ:
- ten sam inny podmiot lub
- małżonek, krewny lub powinowaty do drugiego stopnia osoby fizycznej wywierający znaczący wpływ na co najmniej jeden podmiot, lub
spółkę niebędącą osobą prawną i jej wspólnika lub
spółkę komandytową i spółkę komandytowo-akcyjną i jej komplementariusza lub
spółkę jawną będącą podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych i jej wspólnika lub
przedsiębiorcę i jego zagraniczny zakład

Pod pojęciem “wywierania znaczącego wpływu” kryje się:

posiadanie bezpośrednio lub pośrednio co najmniej 25%:
- udziałów w kapitale lub
- praw głosu w organach kontrolnych, stanowiących lub zarządzających, lub
- udziałów lub praw do udziału w zyskach, stratach lub majątku, lub
zdolność do wpływania na podejmowanie kluczowych decyzji gospodarczych przez osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, lub
pozostawanie w związku małżeńskim albo występowanie pokrewieństwa lub powinowactwa do drugiego stopnia

Dla lepszego zobrazowania opiszemy zasadę działania powiązań na przykładach.

Przykład 1

Pan Stefan prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą, jest wspólnikiem spółki cywilnej, w której posiada 30% udziałów. Jest to klasyczny przykład podmiotów powiązanych.

Przykład 2

Pan Szymon jest udziałowcem w trzech spółkach cywilnych – A, B i C, w spółce A i B posiada po 40% udziałów, w spółce C 10%. W tym przypadku spółki A i B będą podmiotami powiązanymi.

Przykład 3

Pan Michał i pani Iza są małżeństwem, pan Michał jest prezesem w spółce X a pani Iza zasiada w zarządzie spółki Y. Mamy tutaj do czynienia z powiązaniami rodzinnymi, to wpływa na to, że spółki X i Y są powiązane.

Przykład 4

Pan Jakub i pan Piotr są braćmi i prowadzą niezależnie jednoosobową działalność gospodarczą. Pomiędzy firmami braci dochodzi sporadycznie do transakcji. Również w takim przypadku mamy do czynienia z podmiotami powiązanymi.

Przedsiębiorcy, którzy przeprowadzają transakcje pomiędzy podmiotami powiązanymi mają obowiązek stosować oznaczenia w JPK_V7. Szczegółowe informacje na ten temat można znaleźć w podlinkowanej publikacji.

Grupa VAT – kto może utworzyć?

Na gruncie ustawy o podatku VAT utworzenie grupy VAT jest możliwe przez podmioty prowadzące działalność gospodarczą, bez względu na formę organizacyjną. Oznacza to, że grupę VAT mogą tworzyć zarówno osoby prawne jak i osoby nieposiadające osobowości prawnej, a także osoby fizyczne. Stworzenie grupy VAT jest dobrowolne. Zawarcie umowy o utworzeniu grupy VAT jest możliwe pod pewnymi warunkami. Ministerstwo Finansów dnia 11 października 2022 roku wydało objaśnienia podatkowego na temat grup VAT, którymi będziemy się posiłkować przy omawianiu tematu.

Grupa VAT może być utworzona przez przedsiębiorców, którzy:

Posiadają siedzibę działalności gospodarczej na terytorium Polski

Nieposiadają siedziby działalności na terytorium Polski, ale posiadają oddział za pośrednictwem, którego prowadzą działalność gospodarczą w Polsce. Ten oddział może należeć do grupy VAT

Podmioty, które chcą utworzyć grupę VAT muszą być ze sobą powiązane:

finansowo,
ekonomicznie,
organizacyjnie

Powiązanie finansowe
Oznacza, że jeden z podmiotów będących członkiem grupy VAT posiada:

bezpośrednio ponad 50% udziałów (akcji) w kapitale zakładowym lub
ponad 50% praw głosu w organach kontrolnych, stanowiących lub zarządzających, lub
ponad 50% prawa do udziału w zysku, każdego z pozostałych podatników będących członkami tej grupy

Powiązanie ekonomiczne
Oznacza, że:

główna działalność członków grupy VAT jest taka sama, tego samego rodzaju.
Przykładowo: spółki leasingowe, firmy ubezpieczeniowe, domy maklerskie, banki lub
rodzaje działalności prowadzonej przez członków grupy VAT uzupełniają się i są współzależne.
Przykładowo:
- mogą to być zakłady produkcyjne, które wytwarzają podzespoły, z których montowane są maszyny, urządzenia, samochody,
- dealer samochodowy sprzedaje samochody i oferuje pakiet ubezpieczeniowy,
- leasing pojazdu wraz z jego ubezpieczeniem,
- kredyt bankowy wraz z ubezpieczeniem lub
członek grupy VAT prowadzi działalność, z której w całości lub w dużej mierze korzystają inni członkowie grupy VAT.

Przykładowo: usługi doradcze, prawne, administracyjne, informatyczne, z których korzystają wszyscy członkowie grupy VAT. Pojęcie w “dużej mierze” należy ustalić na podstawie np. wysokości przychodów czy ilości zleceń.

Powiązanie organizacyjne
Oznacza, że:

podmioty prawnie lub faktycznie, bezpośrednio lub pośrednio, znajdują się pod wspólnym kierownictwem. Przykładowo podmioty ustalają, że zostanie utworzony organ, który będzie kierował sprawami prawnymi, prowadzeniem kampanii reklamowej produktów lub
organizują swoje działania całkowicie lub częściowo w porozumieniu. Oznacza przykładowo wypracowanie wspólnej strategii działania w ramach grupy VAT. Przykładowo prowadzenie spójnej polityki cenowej

Spójnik “lub” oznacza, że wystarczy wystąpienie jednej przesłanki, żeby uznać, że mamy do czynienia z podmiotami powiązanymi ekonomicznie, finansowo lub organizacyjnie

Jeden podmiot może być członkiem tylko jednej grupy VAT

Grupa VAT nie może być członkiem innej grupy VAT

Istnienie powiązań finansowych, ekonomicznych i organizacyjnych pomiędzy członkami grupy VAT musi być spełniony nieprzerwanie przez okres, w jakim ta grupa posiada status podatnika

Grupa VAT jest tworzona na okres nie krótszy niż 3 lata

Rejestracja grupy VAT

Jeśli już podmioty dojdą do porozumienia podpiszą umowę i utworzą grupę VAT, to należy również dopełnić formalności rejestracyjnych. Taka grupa VAT musi posiadać swój numer NIP, którym się będzie posługiwała przy składaniu rozliczeń podatkowych w VAT. Natomiast jeżeli chodzi o podatek dochodowy, to firmy posługują się swoimi dotychczasowymi numerami NIP. Na zgłoszeniu rejestracyjnym VAT-R należy zaznaczyć poz. 11:

Do rejestracji będzie wymagany komplet dokumentów, z których będą wynikały powiązania pomiędzy podmiotami, a także umowa o powołaniu grupy VAT. Rejestracja grupy VAT powoduje wyrejestrowanie z VAT podmiotów tworzących tę grupę. Grupa VAT musi wyłonić swojego przedstawiciela do reprezentowania grupy w zakresie praw i obowiązków.

Ewidencja prowadzona przez członków grupy VAT

Na grupę VAT został nałożony obowiązek raportowania transakcji przeprowadzanych przez członka grupy VAT na rzecz innego członka tej samej grupy VAT, niepodlegających opodatkowaniu. Obowiązek prowadzenia takich ewidencji mają wszyscy członkowie grupy VAT. JPK_GV należy składać za okresy miesięczne w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym miesiącu. Jakie elementy musi zawierać taka ewidencja zostało opisane w Rozporządzeniu w sprawie ewidencji prowadzonej przez członków grupy VAT.

Elementy ewidencji prowadzonej przez członków grupy VAT:
Data przesłania ewidencji
Urząd skarbowy, do którego jest przesyłana ewidencja
Cel przesłania ewidencji
Numer NIP członka grupy VAT: osoba fizyczna podaje imię i nazwisko i datę urodzenia, osoba prawna, jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej – wskazanie pełnej nazwy
Okres, za który jest przesyłana ewidencja
Dane dotyczące czynności dokonanych przez członka grupy VAT na rzecz innego członka tej samej grupy VAT, które nie podlegają opodatkowaniu: numer i data dokumentu potwierdzającego dokonanie czynności, imię i nazwisko lub nazwę członka grupy VAT, na rzecz którego dokonano czynności, numer NIP członka grupy na rzecz, którego dokonano czynności, data dostawy lub wykonania usługi, szczegółowe informacje na temat przeprowadzonej transakcji: nazwa towaru lub usługi, ilość, cena jednostkowa, należność ogółem, suma należności ogółem za czynności dokonane w okresie miesięcznym
Rozporządzenie obowiązuje od 1 lipca 2023 roku
Ministerstwo Finansów opracowało broszurę informacyjną dotyczącą struktury JPK_GV

Grupy VAT – podsumowanie

Utworzenie grupy VAT pozwala na połączenie kilku podmiotów, które o ile spełniają ustawowe warunki mogą wspólnie dokonywać rozliczenia VAT. Grupa VAT jest odrębnym podatnikiem VAT, który ma nadany numer identyfikacji podatkowej i rozlicza podatek VAT w imieniu całej grupy. Podpisanie umowy na utworzenie grupy VAT musi być dobrze przemyślane, ponieważ jest to decyzja rodząca skutki na okres co najmniej 3 lat. Członkami grupy VAT mogą zostać zarówno osoby fizyczne, jak i osoby prawne i inne jednostki, o ile prowadzą działalność gospodarczą na terenie Polski. Podmioty tworzące grupę VAT muszą być powiązane finansowo, ekonomicznie i organizacyjnie. Ustawa o podatku VAT i dodatkowo objaśnienia podatkowe MF przybliżają wiele zagadnień dotyczących grupy VAT. Obroty w ramach grupy VAT nie są dokumentowane fakturami, nie ma zastosowania mechanizm podzielonej płatności czy sprawdzanie na białej liście podatników. Do urzędu skarbowego składany jest jeden JPK_V7 dla całej grupy VAT. I właśnie z powodu braku dokumentowania dostawy towarów czy świadczenia usług pomiędzy członkami grupy VAT, Minister Finansów wydało Rozporządzenie w sprawie ewidencji prowadzonej przez członków grupy VAT. Ma to na celu monitorowanie transakcji, które nie są opodatkowane. JPK_GV składają wszystkie podmioty, które wchodzą w skład grupy VAT w terminie do 25 dnia następnego miesiąca. Rozporządzenie obowiązuje od 1 lipca 2023 r. Przed wydaniem Rozporządzenia, tj. do 30 czerwca 2023 r. prowadzone były uproszczone ewidencje, które miałyby okazywane jedynie na wezwanie organu podatkowego.