Jak legalnie zatrudnić pracownika zza granicy w 2026 roku?

Zatrudnienie pracownika zaa granicy w 2026 roku - omówione zagadnienia:

O tym, kto potrzebuje zezwolenia na pracę i jak legalnie zatrudnić pracownika zza granicy, przeczytasz w poniższym artykule!

Niebieska Karta UE

Od 1 czerwca 2025 roku w Polsce funkcjonuje instytucja Niebieskiej Karty UE, która ułatwia legalne zatrudnianie wysoko wykwalifikowanych cudzoziemców spoza Unii Europejskiej. Dzięki niej przedsiębiorcy mogą przyjmować do pracy specjalistów z zagranicy w sposób prostszy i bardziej przejrzysty, a pracownicy zyskują pewność legalnego pobytu oraz ochronę swoich praw.

Nowe przepisy wprowadzają kilka istotnych ułatwień:

Krótszy minimalny okres umowy – aby ubiegać się o Niebieską Kartę, wystarczy ważna umowa o pracę na co najmniej 6 miesięcy, zamiast wcześniejszych 12 miesięcy.
Uproszczona mobilność w UE – posiadacze karty mogą tymczasowo pracować w innych państwach UE (do 90 dni w ciągu 180 dni) lub zmienić kraj pobytu po roku legalnego zatrudnienia.
Łączenie rodzin – członkowie rodziny cudzoziemca mogą szybciej otrzymać zezwolenie na pobyt w Polsce, przy minimalnych formalnościach i obowiązkowym ubezpieczeniu zdrowotnym.
Bezpieczeństwo prawne – karta pozwala na legalną pracę w zawodach wymagających wysokich kwalifikacji i daje pracownikom stabilność pobytu oraz ochronę ich praw.

Dzięki Niebieskiej Karcie UE Polska staje się bardziej przyjaznym i atrakcyjnym miejscem pracy dla wysoko wykwalifikowanych specjalistów z zagranicy, a pracodawcy zyskują prostsze procedury i większą pewność prawną przy zatrudnianiu cudzoziemców.

Więcej na ten temat przeczytasz tutaj.

Kto potrzebuje zezwolenia na pracę?

Kto musi mieć zezwolenie na pracę w Polsce?

Cudzoziemcy spoza UE/EOG i nieobjęci umowami o swobodnym przepływie osób, którzy:
- nie posiadają statusu uchodźcy, ochrony uzupełniającej, pobytu stałego, tolerowanego, humanitarnego czy ochrony czasowej
- nie mają zezwolenia na pobyt czasowy z prawem do pracy (np. Niebieska Karta UE, zezwolenie na prowadzenie działalności gospodarczej, przeniesienie wewnątrz przedsiębiorstwa, badania naukowe itp.)
- nie należą do określonych grup zwolnionych na podstawie Rozporządzenia Ministra Pracy (np. artyści, sportowcy, delegacje krótkoterminowe, nauczyciele języków obcych, duchowni – gdy spełnione są konkretne warunki czasowe)
Cudzoziemcy, którzy chcą podjąć pracę na stałe lub dłuższy okres niż dopuszczalny dla oświadczenia o zamiarze powierzenia pracy (dla obywateli Armenii, Białorusi, Gruzji, Mołdowy, Rosji i Ukrainy – powyżej 6 miesięcy w ciągu 12 miesięcy)
Cudzoziemcy przyjeżdżający do Polski bez wizy lub zezwolenia na pobyt, którzy nie kwalifikują się do żadnej kategorii zwolnienia, a chcą podjąć zatrudnienie

Kto nie musi mieć zezwolenia na pracę w Polsce?

na podstawie statusu pobytowego lub ochrony cudzoziemiec nie potrzebuje zezwolenia, jeśli posiada:
- status uchodźcy w Polsce,
- ochronę uzupełniającą,
- zezwolenie na pobyt stały,
- pobyt rezydenta długoterminowego UE,
- zgodę na pobyt humanitarny,
- pobyt tolerowany lub ochronę czasową
ważne zaświadczenie o ubieganiu się o ochronę międzynarodową w Polsce
Kartę Polaka
obywatele UE, EOG i państw z umową o swobodzie przepływu osób
- obywatele państw UE i EOG (Islandia, Norwegia, Liechtenstein) oraz niektórych państw spoza EOG, z którymi Polska ma umowy umożliwiające swobodny przepływ osób, mogą pracować bez zezwolenia
- dotyczy także członków rodzin i zstępnych takich cudzoziemców w określonym wieku lub pozostających na utrzymaniu
cudzoziemcy posiadający zezwolenia na pobyt czasowy połączone z prawem pracy
- zezwolenia te obejmują m.in.: tzw. Niebieską Kartę UE, zezwolenie na pobyt w celu pełnienia funkcji w zarządzie spółki, prowadzenia działalności gospodarczej, przeniesienia wewnątrz przedsiębiorstwa czy prowadzenia badań naukowych
- umożliwiają one legalną pracę na warunkach określonych w zezwoleniu
delegacje i mobilność krótkoterminowa
- kierownicy, specjaliści, naukowcy lub studenci delegowani w ramach przeniesienia wewnątrz przedsiębiorstwa lub w programach naukowych, kulturalnych, edukacyjnych czy sportowych mogą wykonywać pracę bez zezwolenia
praca krótkoterminowa obywateli niektórych państw spoza UE
- obywatele Armenii, Białorusi, Gruzji, Mołdowy, Rosji i Ukrainy mogą pracować do 6 miesięcy w ciągu kolejnych 12 miesięcy, jeśli pracodawca zarejestruje oświadczenie o zamiarze powierzenia pracy w powiatowym urzędzie pracy
- w takim przypadku cudzoziemiec musi posiadać wizę z prawem do pracy lub zezwolenie na pobyt czasowy, a pracodawca może wskazać maksymalnie okres roczny w oświadczeniu, przy czym faktyczna praca nie może przekroczyć 6 miesięcy
osoby wykonujące określone rodzaje pracy bez zezwolenia
- cudzoziemcy realizujący działania w ramach programów UE lub międzynarodowych, nauczyciele języków obcych, duchowni, artyści, sportowcy, stali korespondenci zagranicznych mediów, naukowcy czy studenci odbywający staże/praktyki pod warunkiem spełnienia określonych wymogów formalnych i czasowych (najczęściej do 30 dni w roku kalendarzowym)
- delegacje krótkoterminowe w celu montażu, odbioru, szkolenia lub obsługi sprzętu od zagranicznych producentów – do 3 miesięcy w roku kalendarzowym
cudzoziemcy objęci szczególnymi umowami międzynarodowymi
- dotyczy m.in. obywateli Turcji, dla których istnieją regulacje umożliwiające stopniowy dostęp do pracy w Polsce, zależny od długości legalnego zatrudnienia i przestrzegania zasad pierwszeństwa pracowników z UE

Zezwolenie na pracę – co wynika z przepisów?

Ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej reguluje m.in. kwestie związane z zatrudnianiem cudzoziemców, a w szczególności precyzuje tryb postępowania w sprawach związanych z zatrudnianiem cudzoziemców oraz wskazuje organy właściwe do ich rozpatrywania.

Kiedy cudzoziemiec potrzebuje zezwolenia na pracę?

Zezwolenie jest wymagane, gdy cudzoziemiec:

będzie wykonywał pracę na podstawie umowy z polskim pracodawcą lub przez agencję pracy tymczasowej,
pełni funkcję w zarządzie spółki zarejestrowanej w Polsce lub reprezentuje spółkę komandytową/akcyjną,
jest delegowany do Polski przez zagraniczny podmiot w celu wykonywania pracy,
wykonuje pracę sezonową określoną w przepisach.

Dla obywateli wybranych krajów (wskazanych w przepisach) możliwe jest uproszczone zgłoszenie oświadczenia o powierzeniu pracy, które wpisywane jest do ewidencji oświadczeń.

Procedura wydania zezwolenia

FORMA

zezwolenie wydawane jest w formie decyzji administracyjnej przez starostę lub jego upoważnionych pracowników
organem odwoławczym jest minister właściwy do spraw pracy
wniosek o wydanie zezwolenia składa się wyłącznie elektronicznie, poprzez system teleinformatyczny za pośrednictwem portalu praca.gov.pl
wnioski złożone w inny sposób pozostawia się bez rozpoznania

ELEMENTY WNIOSKU

wniosek musi zawierać szczegółowe informacje o:
- podmiocie powierzającym pracę i ewentualnym pracodawcy użytkowniku,
- cudzoziemcu (dane osobowe, dokumenty podróży, numer PESEL),
- rodzaju pracy, stanowisku, wymiarze czasu pracy i wynagrodzeniu,
- okresie zatrudnienia oraz dokumentach potwierdzających kwalifikacje cudzoziemca
do wniosku dołącza się również oświadczenie pod rygorem odpowiedzialności karnej za fałszywe informacje oraz dowód wniesienia opłaty

OPŁATY I KOSZTY

za każdy wniosek o zezwolenie na pracę należy uiścić opłatę, która zasila budżet państwa lub, w przypadku pracy sezonowej, częściowo powiat
opłata jest niepodlegająca zwrotowi, chyba że odmówiono wydania zezwolenia
od 2026 roku obowiązują nowe stawki opłat związanych ze złożeniem wniosku o wydanie zezwolenia na pracę oraz oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi (na podstawie rozporządzeń Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 20 i 21 listopada 2025 roku, obowiązujących od 1 grudnia 2025 r.):
- 200 zł – zezwolenie na pracę na okres nieprzekraczający trzech miesięcy
- 400 zł – zezwolenie na pracę na okres przekraczający trzy miesiące
- 800 zł – w przypadku delegowania cudzoziemca na terytorium RP przez podmiot powierzający pracę
- 100 zł – zezwolenie na pracę sezonową
- 400 zł – oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi wpisane do ewidencji oświadczeń

RODZAJE DOKUMENTÓW WYMAGANYCH PRZY ZATRUDNIENIU CUDZOZIEMCA

zatrudnienie cudzoziemca w Polsce wymaga odpowiednich dokumentów, które potwierdzają jego uprawnienia do pracy oraz kwalifikacje. Obowiązki te wynikają z Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 20 listopada 2025 r., przykładowo:
- dokument tożsamości i podróży
  podstawowym dokumentem jest cyfrowe odwzorowanie wszystkich wypełnionych stron ważnego dokumentu podróży cudzoziemca (paszportu lub innego dokumentu uprawniającego do przekraczania granicy). Jest to niezbędne przy każdym rodzaju wniosku – zarówno o zezwolenie na pracę, jak i przy zgłoszeniu oświadczenia o powierzeniu pracy.
- dokumenty potwierdzające kwalifikacje i uprawnienia
  - w przypadku zawodów regulowanych należy dołączyć dokumenty potwierdzające spełnienie wymogów kwalifikacyjnych – np. dyplomy, certyfikaty, licencje lub decyzje właściwych organów.
  - w niektórych sytuacjach pracodawca może dołączyć oświadczenie, że cudzoziemiec spełni wymogi kwalifikacyjne po wydaniu zezwolenia na pracę – np. jeśli dokumenty nie są jeszcze dostępne.
- dowód wniesienia opłaty administracyjnej
  - każdy wniosek o wydanie zezwolenia lub zgłoszenie oświadczenia wymaga wniesienia opłaty administracyjnej
  - dowód jej uiszczenia należy dołączyć do wniosku i wskazać, którego cudzoziemca dotyczy
- tłumaczenie dokumentów sporządzonych w języku obcym
  wszystkie dokumenty sporządzone w języku obcym, poza dokumentami podróży, muszą być dołączone wraz z tłumaczeniem przysięgłym na język polski

Jak legalnie zatrudnić pracownika zza granicy?

Zatrudnienie cudzoziemca w Polsce wymaga dostosowania się do przepisów dotyczących pracy osób spoza Unii Europejskiej oraz pewnych ułatwień dla obywateli UE/EOG. Kluczowe kroki są następujące:

SPRAWDZENIE STATUSU CUDZOZIEMCA

obywatele UE/EOG i Szwajcarii nie potrzebują zezwolenia na pracę ani oświadczenia o powierzeniu pracy. Mogą rozpocząć pracę od razu po przyjeździe do Polski
obywatele państw trzecich (spoza UE/EOG) najczęściej potrzebują zezwolenia na pracę lub oświadczenia o powierzeniu pracy. Wyjątki obejmują m.in.:
- osoby posiadające status uchodźcy, ochronę uzupełniającą, pobyt stały, rezydenta długoterminowego UE, pobyt tolerowany lub humanitarny, Niebieską Kartę UE;
- obywateli Armenii, Białorusi, Gruzji, Mołdowy, Rosji i Ukrainy, którzy pracują do 6 miesięcy w ciągu 12 miesięcy po zarejestrowaniu oświadczenia w PUP;
- osoby delegowane na podstawie umów międzynarodowych lub przepisów o swobodnym przepływie osób

WYBÓR TRYBU ZATRUDNIENIA

zezwolenie na pracę – wymagane przy pracy cudzoziemców spoza UE/EOG, którzy nie są zwolnieni z tego obowiązku
oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi – uproszczona procedura dla obywateli wybranych państw spoza UE/EOG (np. Ukrainy, Białorusi), przy zatrudnieniu do 6 miesięcy w ciągu 12 miesięcy. Rejestruje je pracodawca w powiatowym urzędzie pracy (PUP)
mobilność krótkoterminowa lub długoterminowa – dotyczy m.in. kadry kierowniczej, specjalistów, naukowców lub studentów objętych programami wymiany

PROCEDURA UZYSKANIA ZEZWOLENIA NA PRACĘ

złożenie wniosku przez pracodawcę (ważne – pracodawca składa wniosek o zezwolenie na pracę lub rejestruje oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi. Cudzoziemiec samodzielnie nie składa wniosku o zwykłe zezwolenie na pracę – jego rolą jest dostarczenie niezbędnych dokumentów, np. paszport, kwalifikacje, ewentualnie numer PESEL. Natomiast w przypadku jednolitego zezwolenia na pobyt czasowy i pracę (np. Niebieska Karta UE) cudzoziemiec może być stroną postępowania, ale w klasycznym trybie to pracodawca inicjuje procedurę.)
dołączenie wymaganych dokumentów: dane pracownika, informacje o podmiocie powierzającym pracę, opis stanowiska, wynagrodzenie, okres zatrudnienia, podstawę prawną
wniesienie opłaty za wydanie zezwolenia (nie podlega zwrotowi w większości przypadków)
po wydaniu zezwolenia cudzoziemiec może legalnie podjąć pracę w Polsce

ZATRUDNIANIE STUDENTA ZZA GRANICY

Studenci z zagranicy podlegają szczególnym zasadom:

studenci z UE/EOG mogą pracować bez ograniczeń
studenci spoza UE/EOG mogą pracować w Polsce:
- na podstawie zezwolenia na pracę sezonową lub stałą
- w ramach praktyk zawodowych lub staży organizowanych przez uczelnie
- do 20 godzin tygodniowo w trakcie roku akademickiego (bez konieczności uzyskiwania zezwolenia w niektórych przypadkach, np. posiadający jednolite zezwolenie na pobyt czasowy i pracę)
- w ramach programów wymiany kulturalnej lub edukacyjnej zatwierdzonych przez ministra właściwego do spraw pracy
w przypadku obywateli spoza UE/EOG często konieczne jest zezwolenie na pracę lub oświadczenie zarejestrowane w PUP

INNE SZCZEGÓLNE PRZYPADKI

delegacje krótkoterminowe pracowników – np. kadra kierownicza, specjaliści lub naukowcy delegowani z zagranicy mogą wykonywać pracę bez pełnego zezwolenia, ale muszą spełniać warunki mobilności określone w ustawie o cudzoziemcach
obywatel Turcji – korzysta z odrębnych regulacji na podstawie Układu stowarzyszeniowego UE-Turcja, umożliwiających stopniowe zwiększenie prawa do pracy po określonym czasie legalnego zatrudnienia

Nowe obowiązki pracodawców od 2026

RODZAJ OBOWIĄZKU	CO NALEŻY ZROBIĆ?	TERMIN	UWAGI
KOPIA UMOWY PRZED ZATRUDNIENIEM	przesłać kopię umowy z cudzoziemcem do urzędu, który wydał zezwolenie lub przyjął oświadczenie	przed rozpoczęciem pracy	przez portal praca.gov.pl
OŚWIADCZENIA O POWIERZENIU PRACY	poinformować starostę o: • podjęciu pracy przez cudzoziemca • niepodjęciu pracy • zakończeniu pracy przed czasem	• podjęcie pracy – w ciągu 7 dni • niepodjęcie pracy – w ciągu 14 dni od planowanej daty • zakończenie pracy – bezterminowo, gdy nastąpi wcześniej	przekazanie informacji o zakończeniu pracy unieważnia oświadczenie
ZEZWOLENIA NA PRACĘ	poinformować wojewodę, jeśli: • cudzoziemiec nie podjął pracy przez 2 miesiące od rozpoczęcia ważności zezwolenia • przerwał pracę na ponad 2 miesiące • zakończył pracę wcześniej niż 2 miesiące przed końcem zezwolenia	w ciągu 7 dni	za niewywiązanie się grozi grzywna do 5 000 zł i w tym samym terminie zgłaszać zmiany dotyczące: siedziby, nazwy lub formy prawnej pracodawcy, przejścia zakładu pracy, zmiany nazwy stanowiska (bez zmiany zakresu obowiązków)
ZEZWOLENIA NA POBYT CZASOWY I PRACĘ	poinformować wojewodę o utracie pracy przez cudzoziemca	w ciągu 15 dni	obowiązek dotyczy pracodawcy (wcześniej tylko pracownika). W tym samym terminie zgłaszać: zmiany dotyczące pracodawcy lub pracodawcy użytkownika, przejście zakładu pracy, zwiększenie wymiaru czasu pracy (z proporcjonalnym zwiększeniem wynagrodzenia), zmianę formy zatrudnienia z umowy cywilnoprawnej na umowę o pracę, zmianę nazwy stanowiska (jeżeli nie zmienia zakresu obowiązków)

Podsumowanie

Zatrudnianie cudzoziemców w Polsce w 2026 roku wymaga znajomości przepisów dotyczących zezwoleń na pracę, oświadczeń o powierzeniu pracy oraz nowych obowiązków informacyjnych pracodawców. Obywatele UE/EOG mogą pracować bez dodatkowych formalności, natomiast osoby spoza UE/EOG zazwyczaj potrzebują zezwolenia na pracę lub wpisanego do ewidencji oświadczenia. Dodatkowo, instytucja Niebieskiej Karty UE ułatwia legalne zatrudnianie wysoko wykwalifikowanych specjalistów, a nowe przepisy nakładają obowiązek przekazywania kopii umów i zgłaszania istotnych zmian dotyczących zatrudnienia cudzoziemców. Przestrzeganie tych wymogów zapewnia legalność zatrudnienia, bezpieczeństwo prawne pracodawcy i pracownika oraz stabilność pobytu cudzoziemca w Polsce.