Jak obsłużyć nowe prawo odstąpienia od umowy bez drogich wtyczek? Zmiany w e-commerce od 19 czerwca 2026.

Wielu właścicieli sklepów internetowych będzie musiało dostosować obecne procesy do nowych wymagań. Szczególnie problematyczne może się to okazać dla sklepów nieposiadających wbudowanych, w pełni zautomatyzowanych systemów do obsługi zwrotów (RMA). W większości takich przypadków pojawia się obowiązek instalacji dodatkowych wtyczek, co zwiększa koszty wdrożenia i ryzyko komplikacji technicznych.

Czy da się więc przygotować sklep na nowe przepisy bez przebudowy całego e-commerce i kupowania kolejnych pluginów? Tak – pod warunkiem wykorzystania narzędzi, które automatyzują proces zwrotów już na poziomie obsługi sprzedaży i zamówień.

Dlaczego nowe przepisy stanowią wyzwanie dla nieprzystosowanych sklepów?

Nowe przepisy dotyczące odstąpienia od umowy online to duże wyzwanie architektoniczne dla większości silników e-commerce. Problem dotyczy nie tylko platform open-source (jak WooCommerce czy PrestaShop), gdzie sprzedawcy ryzykują stabilność sklepu, instalując niesprawdzone wtyczki. Równie trudna sytuacja panuje na zamkniętych platformach SaaS np. Shopify oraz w potężnych systemach jak Magento. Sklepy te często nie mają wbudowanych widgetów zwrotów dla niezalogowanych użytkowników (gości), natywnego panelu RMA czy przejrzystego czasowego logowania zdarzeń, a modyfikacja ich zamkniętego kodu przez sprzedawcę jest niemożliwa lub kosztuje tysiące złotych.

W wymagającym położeniu znajdują się także firmy korzystające z autorskich systemów e-commerce tworzonych na zamówienie. W takich rozwiązaniach nie ma dostępu do gotowych wtyczek, dlatego każda funkcjonalność musi zostać zaprojektowana i wdrożona indywidualnie. Dodatkowo agencje programistyczne obsługujące tego typu sklepy są obecnie mocno przeciążone, co sprawia, że wielu przedsiębiorców może nie zdążyć z dostosowaniem swoich systemów.

Od 19 czerwca 2026 roku proces zwrotu ma być równie prosty i intuicyjny jak sam zakup produktu. Oznacza to konieczność zapewnienia klientowi łatwego, w pełni cyfrowego sposobu zgłoszenia zwrotu – bez drukowania formularzy, wysyłania wiadomości e-mail czy kontaktu z obsługą sklepu.

Obecnie jednak większość sklepów nadal działa w oparciu o tradycyjny model obsługi odstąpień od umowy, gdzie klient musi:

• pobierać formularza PDF,
• ręcznie go wypełniać,
• wysyłać dokumentu e-mailem,
• logować się do panelu klienta i szukać formularzy zwrotów,
• szukać informacji ukrytych w regulaminie sklepu.

Takie rozwiązania nie odpowiadają już nowym wymaganiom dotyczącym tzw. „one-click withdrawal”, czyli możliwości szybkiego odstąpienia od umowy online.

Dla wielu przedsiębiorców łączy się to z koniecznością wdrożenia dodatkowych narzędzi i przebudowy obecnego procesu zwrotów. Właściciele sklepów bez wbudowanych zautomatyzowanych systemów RMA zaczynają więc szukać zewnętrznych pluginów umożliwiających:

• tworzenie formularzy zwrotów,
• automatyzację zgłoszeń,
• generowanie linków do odstąpienia od umowy,
• integrację procesu zwrotów z zamówieniami.

To jednak generuje kolejne problemy. Dodatkowe wtyczki często są płatne, wymagają konfiguracji i mogą wpływać na stabilność całego sklepu. Im więcej rozszerzeń, tym większe ryzyko:

• konfliktów między pluginami,
• problemów po aktualizacjach,
• spowolnienia działania strony,
• błędów technicznych,
• zwiększonych kosztów utrzymania sklepu.

Dla małych i średnich e-commerce w większości przypadków rodzi to dodatkowe komplikacje oraz kolejne wydatki związane z obsługą techniczną sklepu. Nic więc dziwnego, że znaczna część sprzedawców obawia się, iż dostosowanie sklepu do nowych przepisów będzie wymagało czasochłonnej i kosztownej przebudowy procesu zwrotów. Tymczasem istnieje znacznie prostsze rozwiązanie.

Zamiast rozbudowywać podstawowy sklep o kolejne pluginy, obsługę zwrotów można przenieść do systemu, w którym przedsiębiorca i tak zarządza sprzedażą oraz księgowością. W przypadku IFIRMA proces odstąpienia od umowy może być realizowany poprzez gotowe formularze online i automatyczne linki wysyłane do klientów.

 

Obsługuj zamówienia z Twojego sklepu w IFIRMA

To wszystko w jednej aplikacji IFIRMA

Księgowość internetowa Program do fakturowania Biuro rachunkowe

Akceptuję regulamin

Obsłuż pierwsze zamówienia  

Aż 30 dni testów bezpłatnie!

IFIRMA – gotowe rozwiązanie do obsługi zwrotów online

Dostosowanie sklepu internetowego do nowych przepisów nie musi oznaczać kosztownej przebudowy całego e-commerce ani instalowania kolejnych pluginów. IFIRMA pozwala obsłużyć nowe wymogi dotyczące odstąpienia od umowy w zautomatyzowany sposób, zgodny z obowiązującymi przepisami, równolegle zapewniając wygodę dla samego konsumenta.

Cały proces opiera się na aktywnym dostarczeniu klientowi indywidualnego linku do prostego formularza zwrotu online. Dzięki temu sklep może wdrożyć mechanizm „one-click withdrawal” bez ingerowania w kod strony czy rozbudowywania systemu o dodatkowe rozszerzenia.

Oto, jak wdrożyć ten proces w 4 prostych krokach, wykorzystując moduły IFIRMA:

Utworzenie formularza zwrotu online

Zamiast wysyłać klientowi formularz PDF do wydrukowania, przedsiębiorca może utworzyć interaktywną stronę zwrotu utrzymywaną przez IFIRMA.

Wchodząc w E-commerce ➡ Zamówienia ➡ Ustawienia ➡ Zwroty, możesz zdefiniować nowy szablon dla Twojego sklepu (np. dla WooCommerce). System sprzyja pełnej personalizacji warunków, pozwalając:

• określić czas aktywności formularza,
• wykluczyć towary niepodlegające zwrotowi,
• wymagać podania numeru konta bankowego,
• dodać przyciski kierujące do regulaminu lub FAQ sklepu (przykłady regulaminów), a także przycisk “Przejdź do sklepu”, aby klient mógł wrócić do Twojego sklepu.

Dzięki temu proces jest wygodniejszy dla klienta i bezpieczniejszy dla interesów sprzedawcy.

Spełnienie wymogu łatwego dostępu (szablony e-mail)

Najważniejszym aspektem nowych przepisów z 19 czerwca jest „łatwość odstąpienia”. IFIRMA rozwiązuje to poprzez szablon wiadomości e-mail (zakładka Konfiguracja ➡ Powiadomienia ➡ E-mail) z formularzem online generowanym indywidualnie dla zamówienia.

Możesz łatwo dopasować szablon, wykorzystując unikalne znaczniki:

„Cześć {{imie_kupujacego}},

Dziękujemy za zakupy w naszym sklepie. Twoje zamówienie {{numer_zamowienia_zewnetrzny}} zostało wysłane:

{{przesylka_link_sledzenia_wszystkie}}

W przypadku podjęcia decyzji o zwróceniu towaru masz na to 14 dni od jego otrzymania. Aby w prosty i szybki sposób dokonać zwrotu lub reklamacji, kliknij i wypełnij formularz online:

{{link_zwrotu}}”

To proste zdanie w mailu, zawierające bezpośredni link, w pełni zaspokaja wymóg udostępnienia konsumentowi łatwej drogi do rezygnacji z zakupu.

Proces zwrotu „jednym kliknięciem”

Po kliknięciu linku z maila klient trafia na przejrzystą stronę wygenerowaną przez system IFIRMA. Widzi tam listę produktów przypisanych do zamówienia i może:

• precyzyjnie zaznaczyć produkty i ich liczbę do zwrotu (również częściowy zwrot),
• podać powód odstąpienia,
• podać numer konta bankowego (opcjonalnie),
• otrzymać potwierdzenie utworzenia zwrotu.

Cały proces odbywa się bez logowania, drukowania dokumentów czy kontaktu z obsługą sklepu. Użytkownik, wchodząc ponownie w unikalny link z maila, może zobaczyć podsumowanie swojego zgłoszonego zwrotu do zamówienia. Co więcej, jeśli nie zgłosił do zwrotu wszystkich produktów z zamówienia, ma opcję utworzenia dodatkowego zwrotu na pozostałe produkty.

To rozwiązanie eliminuje dwa kluczowe wyzwania techniczne związane z nową dyrektywą:

• Bezpieczna identyfikacja – kupujący nie musi tworzyć konta ani logować się do sklepu. Unikalny, zaszyfrowany link z maila bezpiecznie łączy go z jego konkretnym zamówieniem.
• Precyzyjny zapis czasu zgłoszenia – nowe przepisy wymagają dokładnego rejestrowania daty i godziny odstąpienia. W przypadku tradycyjnych wiadomości e-mail mogą pojawiać się opóźnienia wynikające z kolejek serwerowych, co utrudnia ustalenie rzeczywistej daty zgłoszenia. Formularz IFIRMA natychmiastowo i precyzyjnie loguje moment kliknięcia, chroniąc sprzedawcę przed sporami.

Zarządzanie z poziomu karty zamówienia

Wszystkie zgłoszenia automatycznie pojawiają się w panelu IFIRMA jako karty zwrotów powiązane z zamówieniem. Sprzedawca może zarządzać nimi z jednego miejsca, bez potrzeby korzystania z dodatkowych narzędzi.

System umożliwia również ręczne dodanie zwrotu, jeśli klient zdecyduje się zgłosić odstąpienie telefonicznie lub mailowo. Wystarczy wejść w kartę zamówienia, wybrać opcję „Dodaj zwrot”, zaznaczyć produkty i zapisać zgłoszenie.

Zmiany dotyczące zwrotów w e-commerce – praktyczna checklista

Dlaczego prosty proces zwrotu jest dziś tak ważny?

Jeszcze kilka lat temu zwroty były traktowane głównie jako obowiązek po stronie sklepu internetowego. Dziś coraz częściej stają się jednym z kluczowych elementów doświadczenia zakupowego klienta. Konsumenci oczekują, że proces odstąpienia od umowy będzie szybki, intuicyjny i w pełni online.

W efekcie skomplikowany proces zwrotu niesie za sobą ryzyko zniechęcenia klientów do ponownych zakupów. Konieczność drukowania formularzy, szukania informacji w regulaminie czy kontaktu z obsługą sklepu sprawia, że użytkownicy postrzegają sklep jako niewystarczająco nowoczesny i mniej przyjazny.

Coraz więcej klientów jeszcze przed zakupem sprawdza:

• warunki zwrotów,
• czas na odstąpienie od umowy,
• wygodę procesu reklamacyjnego,
• dostępność formularza online.

Prosty system zwrotów wpływa więc nie tylko na obsługę posprzedażową, ale również na decyzje zakupowe i poziom zaufania do marki.

Dodatkowo łatwy proces zwrotów może realnie odciążyć obsługę sklepu. Automatyzacja zgłoszeń ogranicza liczbę wiadomości e-mail i telefonów od klientów pytających, jak dokonać zwrotu, gdzie znaleźć formularz, jakie dane należy podać czy kiedy otrzymają zwrot środków. To szczególnie ważne w przypadku sklepów obsługujących dużą liczbę zamówień, gdzie ręczna obsługa zwrotów staje się czasochłonna i kosztowna.

Nowe przepisy od 19 czerwca 2026 roku dodatkowo pokazują, jak istotna staje się wygoda klienta w e-commerce. Sklepy internetowe będą musiały zapewnić szybki i intuicyjny proces odstąpienia od umowy, który nie będzie wymagał zbędnych formalności ani kontaktu z obsługą. Oprócz oczywistej kwestii zgodności z prawem, dla sprzedawców to również szansa na poprawę jakości obsługi klienta. Im prostszy i bardziej przejrzysty proces zwrotu, tym większe zaufanie do sklepu i mniejsze ryzyko porzuconych zakupów w przyszłości.