Chat with us, powered by LiveChat

Jak stworzyć scentralizowany system informacji i jakie są korzyści z jego wdrożenia?

scentralizowany system informacji

Obieg informacji jest zasadniczą kwestią dla każdej firmy.

Sprawdzonym sposobem jest scentralizowane dostarczanie informacji. Plusy, jakie daje to rozwiązanie, poprawią kondycję Twojego biznesu. Jakie to są – dowiesz się z tego artykułu.

Co jest potrzebne do skutecznego dostarczania informacji?

Sprawny przepływ informacji w firmie to klucz do sukcesu. Każdy pracownik musi być świadomy swojej roli, przydzielonych mu zadań, a także perspektyw na przyszłość. Powinien rozumieć reguły funkcjonowania firmy, jej cele i priorytety.

Skuteczne dostarczanie informacji wymaga przygotowania kompleksowego planu komunikacji wewnętrznej. Obejmuje on:

  • cele komunikacyjne,
  • adresatów komunikatów,
  • formę komunikatów,
  • narzędzia do komunikowania,
  • budżet, jaki możemy przeznaczyć na usprawnienie procesu komunikacji,
  • harmonogram działań.

Wdrożenie tych założeń pozwoli efektywnie zarządzać zespołem i poszczególnymi projektami, poprawi relacje między pracownikami a kierownictwem, a także generalnie wzmocni kulturę organizacyjną firmy.

Podczas badania Efektywność zaczyna się od komunikacji wewnętrznej przeprowadzonego przez agencję SW RESEARCH zapytano ponad 500 pracowników zatrudnionych w firmach, które liczą powyżej 50 osób, o to, co ich zdaniem jest kluczowe dla skutecznego zarządzania organizacją.

Największa grupa badanych wskazała skuteczną komunikację wewnętrzną z pracownikami. Takiej odpowiedzi udzieliło 40,3% osób pracujących w firmach liczących 51-250 osób. A także aż 45% osób zatrudnionych w firmach powyżej 500 pracowników.

Na kolejnych miejscach znalazły się: jawność stawianych celów, zarówno poszczególnym pracownikom, jak i całej firmie, otwartość na pomysły, włączenie do podejmowania decyzji o przedsiębiorstwie, a także stosowanie nowoczesnych technologii, upraszczających codzienne wykonywanie zadań.

Jak stworzyć scentralizowany system informacyjny?

W każdym podmiocie gospodarczym funkcjonują systemy informacyjne, czyli takie, w których dochodzi do przetwarzania informacji. Już sama nazwa wskazuje, że właśnie informacja znajduje się tam w centrum uwagi. Współczesne przedsiębiorstwo praktycznie nie może prawidłowo działać bez sprawnego obiegu informacji, zarówno tych w formie cyfrowej, jak i klasycznej, papierowej.

System informacyjny to struktura umożliwiająca użytkownikowi przetwarzanie za pomocą dostępnych mu procedur informacji wejściowych w wyjściowe. W teorii zarządzania system informacyjny to zespół środków materialnych, finansowych, algorytmów i ludzi, zapewniający sprawne zarządzanie przedsiębiorstwem.

Cele wdrożenia systemu informacyjnego w firmie:

  • ułatwianie gromadzenia informacji niezbędnych do funkcjonowania danego procesu,
  • usprawnianie analizy zebranych danych i informacji,
  • umożliwienie łatwego dostępu do zasobów wiedzy i ekspertyz oraz ich swobodnego transferu,
  • możliwość zastępowania czynnika ludzkiego w procesie lub też zmniejszanie jego udziału.

Jak wdrożyć scentralizowany system informacji? Zawsze najpierw potrzebna jest dokładna analiza potrzeb danego przedsiębiorstwa. Należy zwrócić uwagę na jego specyfikę i charakterystyczne cechy, by jak najlepiej dostosować do nich późniejsze rozwiązania.

W dzisiejszych czasach standardem jest już komputeryzacja systemów informacyjnych, która znacznie usprawnia działanie systemu zarządzania. Pozwala on na automatyzowanie zadań, dostarcza niezwłocznie żądanych informacji, a także ułatwia pracę grupową w przedsiębiorstwach posiadających wiele oddziałów.

Jakie są korzyści ze scentralizowanego dostarczania informacji?

Coraz więcej firm wprowadza scentralizowany system informacji. Korzyści, jakie płyną z takiego rozwiązania, są naprawdę spore. Działanie na jednej platformie, do której wszyscy mają dostęp, znacznie ułatwia codzienną pracę.

Dotyczy to zarówno regularnych pracowników, jak i kadry zarządzającej. Kierownicy czy dyrektorzy mają dostęp zarówno do informacji wejściowych, jak dane czy instrukcje, a także wyjściowych, jak chociażby obliczenia czy raporty. Dzięki temu mogą w dowolnym momencie przeprowadzić analizę, a także trzymać rękę na pulsie, co znacznie usprawni prowadzenie całego biznesu.

W zarządzaniu przedsiębiorstwem z pewnością pomogą wszelkiego rodzaju systemy informatyczne. Systemy CRM służą zawiadywaniu relacjami z klientami. Gromadzą w jednym miejscu informacje o danym partnerze biznesowym i historię dotychczasowej współpracy, a także usprawniają komunikację. To sposób na poprawę obsługi klienta w Twojej firmie, dzięki któremu będziesz kontrolował budżety i sprawnie rozdzielał zadania.

Coraz więcej firm decyduje się również na wprowadzenie systemu ERP – to kompleksowe oprogramowanie służące zarządzaniu wszystkimi zasobami przedsiębiorstwa (księgowością, sprzedażą, marketingiem, delegowaniem zadań, produkcją, magazynami). Ułatwia przepływ informacji i zapewnia większą spójność danych (co upraszcza z kolei analizy biznesowe).

To niewyobrażalne wsparcie dla przedsiębiorstwa, które umożliwia jego rozwój praktycznie na każdym polu. Dla wielu biznesów bardzo ważne jest zintegrowanie systemu ERP z platformą sprzedażową B2B. To sposób na to, aby w pełni wykorzystać możliwości, jakie daje sklep internetowy B2B.

Pozwoli to na automatyzację procesów sprzedażowych, a ta z kolei obniży koszty i odciąży pracowników. Nie będziesz potrzebował w zespole tylu przedstawicieli handlowych, ponieważ część pracy po prostu przejmie komputer. Natomiast reszta pracowników zamiast mozolnie wpisywać ręcznie dane każdej transakcji do systemu, będzie mogła skupić się na pozyskiwaniu nowych możliwości sprzedaży. Wszystko dzięki temu, że raz wprowadzone dane do e-sklepu, pojawią się w każdym stosownym miejscu w całym systemie ERP.

Dzięki temu przyspieszeniu ulegnie cały proces realizacji zamówień, dane o produktach będą od razu aktualizowane, co zwiększy kontrolę nad stanami magazynowymi – już nigdy więcej nie będziesz musiał telefonować do klienta z informacją, że akurat zabrakło tych produktów, które zamówił.

Scentralizowany system informacji sprawia, że praca całego przedsiębiorstwa jest efektywna i sprawna, a każdy ma dostęp do danych, których akurat potrzebuje.

Najważniejsze pytania

  1. 🔸Jak wdrożyć scentralizowany system informacji?

    Najpierw potrzebna jest dokładna analiza potrzeb danego przedsiębiorstwa. Należy zwrócić uwagę na jego specyfikę i charakterystyczne cechy, by jak najlepiej dostosować do nich późniejsze rozwiązania.

  2. 🔸Jakie są korzyści ze scentralizowanego systemu informacji?

    Działanie na jednej platformie, do której wszyscy mają dostęp, znacznie ułatwia codzienną pracę. Kierownicy czy dyrektorzy mają dostęp zarówno do informacji wejściowych, jak dane czy instrukcje, a także wyjściowych, jak chociażby obliczenia czy raporty.

Klauzula/ zastrzeżenie prawne na ifirma.pl

Zachęcamy do komentowania naszych artykułów. Wyraź swoje zdanie i włącz się w dyskusje z innymi czytelnikami. Na indywidualne pytania (z zakresu podatków i księgowości) użytkowników ifirma.pl odpowiadamy przez e-mail, czat lub telefon – skontaktuj się z nami.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.

Administratorem Twoich danych osobowych jest IFIRMA S.A. z siedzibą we Wrocławiu. Dodając komentarz na blogu, przekazujesz nam swoje dane: imię i nazwisko, adres e-mail oraz treść komentarza. W systemie odnotowywany jest także adres IP, z wykorzystaniem którego dodałeś komentarz. Dane zostają zapisane w bazie systemu WordPress. Twoje dane są przetwarzane na podstawie Twojej zgody, wynikającej z dodania komentarza. Dane są przetwarzane w celu opublikowania komentarza na blogu, jak również w celu obrony lub dochodzenia roszczeń. Dane w bazie systemu WordPress są w niej przechowywane przez okres funkcjonowania bloga. O szczegółach przetwarzania danych przez IFIRMA S.A dowiesz się ze strony polityki prywatności serwisu ifirma.pl.

Odwiedź nasz
kanał na

I sprawdź:

  • podstawy prowadzenia firmy,
  • rady i opinie ekspertów,
  • bieżące terminy podatkowe.

SUBSKRYBUJ

O księgowości wiemy wszystko,
żebyś Ty nie musiał

Daj się zaskoczyć profesjonalnej wiedzy naszych księgowych i oddaj swoje rozliczenia w dobre ręce. A może wolisz samodzielną księgowość? Nasz program do księgowania online jest wyjątkowo prosty i intuicyjny w obsłudze, podobnie jak narzędzie do wystawiania faktur. Wybierz to, co najlepiej odpowiada Twoim potrzebom - ręczymy za każdą z usług ifirma.pl.

Romek

z ifirma.pl

Masz pytania?
Skontaktuj się z nami

Załóż darmowe konto i testuj ifirmę bez zobowiązań

Nowoczesna

Rzetelna

Księgowość