Blog

Zgubienie faktury i otrzymanie duplikatu – jak zaksięgować VAT?

Faktura VAT jest jednym z podstawowych dokumentów, które pozwalają przedsiębiorcy na odliczenie podatku VAT naliczonego od zakupów, jeżeli spełnia warunki ustawowe. W przepisach są szczegółowo opisane sytuacje, w których najwcześniej można dokonać odliczenia. Jednak powstaje wątpliwość, w jaki sposób postąpić, gdy dysponujemy duplikatem faktury wydanej np. po zagubieniu oryginału. W dzisiejszej publikacji przyjrzymy się temu zagadnieniu.

Duplikaty faktur w ustawie o VAT

Na temat duplikatów faktur mówi wprost art. 106l, w jaki sposób należy postąpić w przypadku zagubienia lub zniszczenia faktury. Wystawca faktury wystawia “DUPLIKAT”, na którym są takie same dane, jak na fakturze pierwotnej. Dodatkowo jest oznaczenie, że to jest duplikat i pojawia się data jego wystawienia.

Kiedy będą wystawiane duplikaty faktur?

Nabywca może wystąpić do dostawcy z wnioskiem o wystawienie duplikatu wówczas, gdy:

Otrzymał fakturę pierwotną lecz ją zgubił, lub zniszczył.
Faktura pierwotna w ogóle nie dotarła do nabywcy.

W pierwszym przypadku duplikat faktury powinien zostać zaksięgowany w dacie faktury pierwotnej, pod warunkiem, że nie była wcześniej zaksięgowana. W pliku JPK_V7 w polach: „data wystawienia dowodu zakupu” i „data wpływu dowodu zakupu” należy podać datę wystawienia i wpływu faktury pierwotnej.

Natomiast w drugim przypadku ujmujemy w pliku JPK_V7 w dacie otrzymania duplikatu faktury, wpisując dane z duplikatu.

Takie informacje znajdują się w pytaniach i odpowiedziach na temat jednolitych plików kontrolnych na stronie internetowej opisującej zagadnienia związane z podatkami.

Podsumowanie

Pamiętajmy, że obowiązek wystawienia duplikatu faktury dotyczy tylko sytuacji, w której dojdzie do zgubienia lub zniszczenia, a nie dlatego, że przedsiębiorca chce posiadać dwa egzemplarze faktury: w oryginale i duplikat.

Duplikaty faktur w podatku VAT księgujemy w JPK_V7 w następujących okresach:

W dacie otrzymania faktury pierwotnej – jeżeli do zagubienia lub zniszczenia doszło po jej otrzymaniu.
W dacie otrzymania duplikatu – jeżeli w ogóle nie dotarła do nabywcy.

Księgowanie duplikatu faktury w VAT może się niekiedy wiązać z obowiązkiem złożenia korekty pliku JPK_V7.

Małgorzata Jagusiak

Księgowa, specjalista do spraw rozliczeń podatkowych z wieloletnim doświadczeniem pracy w organach podatkowych. Przez kilka lat prowadziła własne biuro rachunkowe. Praca w sektorze prywatnym pozwoliła na zmianę perspektywy postrzegania obowiązujących przepisów podatkowych. Zdobyte doświadczenia pozwalają na łączenie wiedzy teoretycznej z wieloletnią praktyką w zawodzie.

Chętnie dzieli się posiadaną wiedzą z innymi, stara się ją przekazywać w dostępnej dla każdego formie. Z pasja poświęca się pisaniu artykułów o tematyce podatkowej. Częste zmiany przepisów wymagają otwartej głowy, kreatywności i dużej elastyczności, co jest dodatkowym atutem tej pracy, nie ma miejsca na nudę. Większość jej publikacji dotyczy rozliczeń z zakresu podatku dochodowego i podatku VAT, ale nie unika wyzwań z obszarów o innej tematyce.

Dodatkowo jest wykładowcą i szkoleniowcem z zakresu zagadnień o tematyce podatkowej. Ciągle podnosi swoje kwalifikacje, śledzi na bieżąco zmieniające się przepisy podatkowe, żeby przekazywać zawsze aktualne i sprawdzone informacje.