Karty podarunkowe w KUP – kiedy jest to możliwe?

Zakup bonów podarunkowych dla kontrahentów może stanowić koszt uzyskania przychodu pod warunkiem, że nie będzie to wydatek związany z reprezentacją. Co to oznacza i kiedy bony podarunkowe będą kosztem firmy?

Bony podarunkowe mają związek z przychodami

By zakup bonów podarunkowych mógł stanowić koszt uzyskania przychodu musi przede wszystkim spełniać warunki określone w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Oznacza to, że powinien wykazywać bezpośredni lub pośredni związek przyczynowo-skutkowy z uzyskiwanym w ramach działalności przychodem. Co więcej, wydatki takie muszą być właściwie udokumentowane, a także nie mogą znajdować się w katalogu wydatków wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów z art. 23 ustawy o PIT.

Tego typu wydatki mają charakter marketingowy, który ma przełożyć się na zwiększenie kwoty osiąganych przez przedsiębiorstwo przychodów. Co więcej, żaden przepis nie uzależnia możliwości zaliczenia ww. wydatków do kosztów uzyskania przychodu np. od prowadzenia ewidencji osób obdarowanych (jak jest np. w przypadku prezentów o małej wartości w podatku od towarów i usług).

Reprezentacyjny charakter bonów podarunkowych nie pozwoli na ujęcie ich w kosztach

Nawet jeżeli wydatek spełnia warunki pozwalające uznać go za koszt uzyskania przychodu, może okazać się, że znajduje się w katalogu wydatków, o które zgodnie z ustawą o PIT nie można pomniejszyć dochodu z działalności. Wśród nich znajdują się wydatki na reprezentację. Po czym poznać, że zakup bonów podarunkowych stanowi wydatek o charakterze reprezentacyjnym? Otóż celem takich kosztów jest stworzenie dobrego obrazu firmy czy działalności podatnika, a także wykreowanie pozytywnych relacji z klientami.

Sprawdzając, czy dane wydatki mają charakter reprezentacyjny, należy patrzeć właśnie przez pryzmat ich celu. Jeżeli wyłącznym bądź dominującym celem ponoszonych kosztów jest wykreowanie takiego obrazu podatnika, to koszty te mają charakter reprezentacyjny i nie mogą zostać ujęte w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.

Ujęcie bonów podarunkowych w KPiR

W takim wypadku, na potwierdzenie poniesienia takiego wydatku, przedsiębiorcy najczęściej otrzymują noty obciążeniowe. Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, podstawą dokonywania zapisów mogą być nie tylko faktury, ale także inne dowody stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:

• wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
• datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
• przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
• podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych – oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Nota obciążeniowa potwierdzająca fakt zakupienia bonów podarunkowych dla klientów w większości przypadków zawiera ww. dane. Właśnie dlatego należy je uznać za dowód księgowy stanowiący podstawę ujęcia wydatku na zakup kart podarunkowych w kosztach uzyskania przychodu, w kol. 13 podatkowej księgi przychodów i rozchodów.