Karty podarunkowe a koszty - jak poprawnie zaksięgować?

Karty podarunkowe a koszty - omówione zagadnienia:

Prowadzenie działalności gospodarczej jest możliwe, o ile posiadamy klientów, którzy kupują nasze towary czy usługi. Konkurencja jest bardzo duża, nic więc dziwnego, że każda firma szuka form zachęty do nawiązania współpracy lub jej kontynuowania. Jednym z takich przykładów budowania relacji biznesowych jest podarowanie kontrahentowi bonu czy karty podarunkowej. Natomiast w dzisiejszej publikacji poruszamy temat rozliczania takich kart przekazanych dla kontrahentów w kosztach uzyskania przychodów.

Kiedy przedsiębiorca rozliczy wydatek jako koszt?

Jeśli przedsiębiorca wybrał opodatkowanie na zasadach ogólnych według skali podatkowej czy podatkiem liniowym, to ma prawo do rozliczania faktycznie poniesionych kosztów uzyskania przychodów. W ustawie o podatku dochodowym znajdziemy kilka ogólnych informacji na temat kosztów.

Koszty uzyskania przychodów mają bezpośredni lub pośredni związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, są to koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania, lub zabezpieczenia źródła przychodów

Ponoszone koszty muszą mieć związek przyczynowo-skutkowy z prowadzoną działalnością, a na przedsiębiorcy spoczywa ciężar wykazania tego powiązania

Koszt musi być definitywny i bezzwrotny, nie ma takiego charakteru zaliczka wpłacona na poczet przyszłych dostaw towarów i usług

Koszt musi być właściwie udokumentowany, nie może być wymieniony w art. 23 ustawy o PIT

Czy karty podarunkowe dla kontrahentów mogą stanowić koszty podatkowe?

Ustalenie, czy karty podarunkowe dla kontrahentów mogą stanowić koszty uzyskania przychodów wymaga przede wszystkim wykazania związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. W przypadku kart podarunkowych dodatkowo należy poddać pod rozwagę, czy nie mieszczą się one w definicji kosztów reprezentacji, które jak pamiętamy są wymienione w art. 23, czyli są wyłączone z kosztów uzyskania przychodów, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. W przepisach podatkowych nie znajdziemy definicji reprezentacji, próba zdefiniowania najczęściej przewija się w wydawanych interpretacjach czy wyrokach sądowych. Przy czym są to sformułowania na dużym poziomie ogólności, a każda sprawa ma przecież charakter bardzo indywidualny. Co do zasady będzie to działanie w kierunku wykreowania pozytywnego wizerunku firmy. Ocena charakteru wydatku pod kątem reprezentacji możliwa jest na podstawie całokształtu działalności prowadzonej przez przedsiębiorcę i powinna być każdorazowo analizowana pod kątem funkcji, jaką będzie spełniać w firmie. Wracając do tematu kart podarunkowych dla kontrahentów, to jeżeli będą one przekazane jedynie z myślą stworzenia pozytywnego wizerunku firmy, to najpewniej organ podatkowy zakwestionuje taki wydatek. Jeśli jednak przedsiębiorca wykaże związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, to nie powinno być problemu z zaliczeniem do kosztów. W dalszej części zobaczymy, co na ten temat mówi się w interpretacjach podatkowych.

Karty podarunkowe w kosztach – stanowisko organów podatkowych

Z uwagi na to, że przepisy nie odnoszą się wprost do takiego przypadku, jaki dzisiaj jest omawiany zobaczymy, z jakim podejściem organów podatkowych można się spotkać. W jednej z interpretacji nr 0111-KDIB1-2.4010.489.2019.1.MZA z dnia 05.02.2020 r. przedsiębiorca zadał pytanie o możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na zakup biletów i voucherów dla swoich partnerów biznesowych. Takie działania, w jego ocenie, mają na celu wyróżnienie firmy na rynku spośród innych podmiotów świadczących analogiczne usługi i mają stanowić pewną wartość dodaną do usługi. Zapytano wprost, czy takie wydatki mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej (KIS) uznał stanowisko wnioskodawcy za nieprawidłowe. W uzasadnieniu napisał m.in., że wydatki na zakup biletów i voucherów, które w ostatecznym rozrachunku prowadzą do budowania pozytywnego wizerunku firmy mają charakter kosztów reprezentacji, a więc zostały wyłączone z kosztów uzyskania przychodów. W innej interpretacji nr 0111-KDIB1-2.4010.206.2022.1.MZA z dnia 27.06.2022 r. mowa jest przekazywaniu kart podarunkowych w zależności od kwoty zrealizowanych zakupów. Celem takiego działania jest zmotywowanie kontrahentów do dokonywania zwiększonej ilości zakupów określonych towarów w firmie, co w konsekwencji przekłada się na wzrost przychodów w działalności. W tym przypadku Dyrektor KIS uznał stanowisko przedsiębiorcy za prawidłowe. Wydatki poniesione na karty podarunkowe przekazane w ramach akcji promocyjnej nieodpłatnie będą stanowiły koszty uzyskania przychodów w wysokości wydatku poniesionego na zakup kart w ich wartości nominalnej. Taki wydatek jest uzasadniony ekonomicznie. W tej interpretacji jest również mowa o tym, że taki wydatek jest udokumentowany notą księgową.

Zakup karty podarunkowej księgowanie

Koszty uzyskania przychodów rozliczają przedsiębiorcy, którzy prowadzą PKPiR a to oznacza, że obowiązuje ich Rozporządzenie w sprawie prowadzenia PKPiR. W tym dokumencie opisany jest sposób prawidłowego dokonywania zapisów w PKPiR, a także wymienione zostały rodzaje dokumentów uznawanych za dowody księgowe. Jeśli poniesiony wydatek będzie udokumentowany notą księgową, to musi on zawierać co najmniej następujące dane:

wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron uczestniczących w operacji gospodarczej – nazwę i adresy, której dowód dotyczy,
datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej,
przedmiot operacji gospodarczej, jej wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji można wyrazić w jednostkach naturalnych,
podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych

Taki dowód powinien być oznaczony numerem lub w inny sposób umożliwiający jego powiązanie z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Jednym z warunków zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów jest prawidłowe udokumentowanie.

W Rozporządzeniu w sprawie PKPiR zostały wymienione kategorie dokumentów, w szczególności są to faktury i rachunki. Jeśli przedsiębiorca ma problem z ich uzyskaniem może to być inny dokument, np. nota księgowa, ale musi zawierać dane, o których jest mowa w Rozporządzeniu w sprawie prowadzenia PKPiR

Podsumowanie

Temat rozliczania kosztów uzyskania przychodów często budzi kontrowersje. Przepisy mówią ogólnikami, jakie warunki mają spełniać koszty uzyskania przychodów. W przypadku kart podarunkowych dla kontrahentów nie ma możliwości udzielić jednoznacznej odpowiedzi, czy mogą zostać zaliczone do kosztów, czy też nie. Kluczowe będzie wykazanie związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Dodatkowo w takich przypadkach należy zbadać wydatek pod kątem kosztów reprezentacji, czy przypadkiem głównym założeniem przekazania kart podarunkowych nie jest wykreowanie pozytywnego wizerunku firmy, co organy podatkowe traktują jak koszty reprezentacji. Każda sprawa musi być zbadana i poddana indywidualnej ocenie. Jeśli już przedsiębiorca uzna, że wydatek za zakup kart podarunkowych stanowi koszty w firmie, to jeszcze musi go właściwie udokumentować, zgodnie z wytycznymi Rozporządzenia, najlepiej jakby to była faktura lub rachunek. W przypadku noty księgowej na dokumencie muszą się znaleźć wszystkie wymagane informacje, aby dokument znalazł się w PKPiR.

Stan prawny na dzień: 11.07.2024 r.