Kasy fiskalne 2025 – nowe przepisy od 1 lipca

Kasy fiskalne 2025 – omówione zagadnienia:

Przedsiębiorcy muszą dostosować sposób ewidencji sprzedaży do nowych zasad, zadbać o prawidłowe działanie kas oraz wypełnić dodatkowe obowiązki techniczne, organizacyjne i dokumentacyjne. Niezastosowanie się do przepisów może skutkować sankcjami podatkowymi.

Nowe przepisy o kasach rejestrujących od 1 lipca 2025 r. – ważne zmiany dla przedsiębiorców

W dniu 1 lipca 2025 r. weszły w życie dwa nowe rozporządzenia Ministra Finansów, które kompleksowo regulują zasady korzystania z kas rejestrujących przez przedsiębiorców. Zmiany obejmują zarówno tradycyjne kasy i tzw. kasy wirtualne, które mają postać oprogramowania, mowa o:

rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 25 czerwca 2025 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. 2025 poz. 845);
rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 25 czerwca 2025 r. w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania (Dz.U. 2025 poz. 861).

Rozporządzenie w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania 2025

Rozporządzenie w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania weszło w życie w dniu 1 lipca 2025 r.

Główne ustalenia rozporządzenia:

wymagania techniczne dla kas rejestrujących mających postać oprogramowania,
sposób ich używania,
sposób prowadzenia ewidencji sprzedaży,
sposób zakończenia ich używania,
sposób wystawiania dokumentów,
przypadki wydawania dowodu sprzedaży.

Kategorie kas:

kasy ogólne,
kasy o zastosowaniu specjalnym – np. dla taksówek, aptek, transportu publicznego, automatów sprzedażowych.

Wymagania techniczne i dokumentacyjne:

szczegółowe wymogi dotyczące zawartości bazy danych, programu pracy kasy, zabezpieczeń, raportów itp.,
zawieranie listy danych i dokumentów wymaganych przy wnioskowaniu o potwierdzenie dla kasy (czyli dopuszczenie jej do obrotu),
określenie obowiązków producentów kas – np. co mają dołączać do kasy wprowadzanej do obrotu.

Obowiązki podatników:

Podatnicy muszą m.in.:

wystawiać paragony bez żądania nabywcy,
prowadzić raporty fiskalne dobowe i miesięczne,
ewidencjonować sprzedaż zgodnie z przypisanymi stawkami VAT (litery A–G),
zapewniać łączność kasy z Centralnym Repozytorium Kas (CRK),
przechowywać dokumenty fiskalne i udostępniać je na żądanie organów,
przestrzegać zasad korekty błędów, zwrotów, reklamacji.

Ewidencja elektroniczna i komunikacja:

kasa musi przesyłać dane fiskalne do CRK zgodnie z harmonogramem,
wymagane jest stałe połączenie (internetowe),
rozporządzenie dopuszcza wystawianie dokumentów tylko w postaci elektronicznej, pod pewnymi warunkami.

Awaria, kradzież, zakończenie użytkowania:

obowiązek zawiadomienia urzędu skarbowego w razie awarii (do 24h) lub kradzieży (do 5 dni),
szczegółowa procedura zakończenia użytkowania kasy, m.in. wystawienie raportów, złożenie wniosku o wyrejestrowanie.

Obowiązki dla przedsiębiorców

Jakie z tego rozporządzenia wynikają obowiązki dla przedsiębiorcy? Przede wszystkim wyróżnić należy następujące powinności:

Przestrzeganie obowiązku stosowania kas zgodnych z nowymi wymaganiami.
Przestrzeganie obowiązków ewidencyjnych:
- wystawianie paragonów bez żądania nabywcy – w wersji papierowej lub elektronicznej,
- prowadzenie raportów fiskalnych dobowych i miesięcznych w odpowiedniej formie,
- prowadzenie osobnej ewidencji dla zwrotów, reklamacji oraz oczywistych pomyłek,
- przypisywanie liter A–G do stawek VAT i wykazanie ich na żądanie organu podatkowego.
Przestrzeganie obowiązków organizacyjnych i dokumentacyjnych:
- zapewnienie szkolenia osób prowadzących ewidencję – z pisemnym potwierdzeniem,
- zapewnienie odpowiedniej konfiguracji sprzętu i drukarki zgodnie z wytycznymi producenta,
- archiwizacja dokumentów fiskalnych i zapewnienie dostępu do nich przez wskazany okres.
Przestrzeganie nowych wymogów po zakończeniu działalności lub pracy kasy:
- wystawienie raportów końcowych,
- zgłoszenie przejścia kasy w tryb „tylko do odczytu”,
- złożenie wniosku o wyrejestrowanie kasy w ciągu 5 dni.
Zapewnienie kas tylko z zabezpieczeniami:
- szyfrowanie danych,
- brak możliwości edycji/usuwania zapisów,
- autoryzacja użytkownika, kontrola aktualizacji, komunikacja z terminalem płatniczym.
Wystawianie paragonów elektronicznych – tylko za zgodą klienta:
- forma elektroniczna (np. e-mail, aplikacja) musi być zgodna z wymogami technicznymi i zawierać odpowiednie dane (np. podpis cyfrowy).

Rozporządzenie w sprawie kas rejestrujących 2025

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 25 czerwca 2025 r. w sprawie kas rejestrujących weszło w życiu w dniu 1 lipca 2025 r. i reguluje następujące kwestie:

GŁÓWNE USTALENIA ROZPORZĄDZENIA:

sposób ewidencji sprzedaży,
obowiązki użytkowników kas,
warunki używania i zakończenia pracy kasy,
obowiązki w przypadku awarii, kradzieży, zmiany miejsca użytkowania itp.

OBOWIĄZEK UŻYWANIA ZATWIERDZONYCH KAS:

Przedsiębiorca musi używać kas:

posiadających potwierdzenie zgodności z przepisami,
pracujących wyłącznie w trybie fiskalnym,
po dokonaniu fiskalizacji (czyli aktywacji pamięci fiskalnej).

OBOWIĄZKI EWIDENCYJNE:

wystawianie paragonu bez żądania klienta,
prowadzenie raportów dobowych i miesięcznych,
przypisywanie liter (A–G) do stawek VAT,
odrębna ewidencja zwrotów, reklamacji i oczywistych pomyłek,
sprawdzanie poprawności paragonu przed zatwierdzeniem.

OBOWIĄZKI DOKUMENTACYJNE I ORGANIZACYJNE

szkolenie każdej osoby prowadzącej ewidencję (z podpisanym oświadczeniem),
przechowywanie książki kasy, raportów, programów i danych z pamięci,
umożliwienie organom skarbowym kontroli,
prowadzenie i przechowywanie dokumentacji zgodnie z wymogami ordynacji podatkowej i ustawy o rachunkowości.

WYMOGI TECHNICZNE I PRZEGLĄDY

Kasa musi być:

sprawna technicznie,
zaprogramowana prawidłowo (nazwy towarów, stawki VAT),
poddawana regularnym przeglądom serwisowym.

SZCZEGÓLNE PRZYPADKI I WYJĄTKI

dla kas bez drukarki (np. w automatach) obowiązują inne zasady dokumentacji – wszystko elektronicznie,
przedsiębiorcy poszkodowani przez powódź mają wydłużone terminy wykonania określonych obowiązków.

ZMIANA SERWISU LUB MIEJSCE UŻYWANIA KASY

wymaga zgłoszenia do urzędu skarbowego,
w przypadku zmiany miejsca – trzeba zaktualizować dane w pamięci kasy i książce kasy.

OBOWIĄZKI W ZWIĄZKU Z KOŃCEM UŻYTKOWANIA KASY

raport fiskalny dobowy,
przejście w tryb „tylko do odczytu”,
odczyt danych z pamięci i sporządzenie protokołu,
zgłoszenie zakończenia do urzędu w ciągu 5 dni,

KARY ZA NIEPRZESTRZEGANIE PRZEPISÓW

odmowa wyrejestrowania kasy,
sankcje podatkowe (np. uznanie sprzedaży za niezaewidencjonowaną),
odpowiedzialność karno-skarbowa.

Obowiązki dla przedsiębiorców

Jakie z tego rozporządzenia wynikają obowiązki dla przedsiębiorcy? Przede wszystkim wyróżnić należy następujące powinności:

Przestrzeganie obowiązków prawidłowej ewidencji sprzedaży:
- każda sprzedaż (również zwolniona z VAT) musi być zarejestrowana przy użyciu zatwierdzonej kasy.
- kasa musi pracować w trybie fiskalnym.
Przestrzeganie obowiązków w zakresie wystawiania paragonu lub faktury:
- paragon fiskalny musi być wystawiany zawsze – bez żądania klienta, nie później niż w chwili przyjęcia zapłaty.
Przestrzeganie obowiązków prowadzenia dodatkowych ewidencji:
- zwroty, reklamacje i oczywiste pomyłki muszą być ujmowane w osobnych ewidencjach z podpisami, opisami, datami itp.
Przestrzeganie obowiązków raportowania i oznaczeń VAT:
- raporty dobowe i miesięczne są obowiązkowe,
- towary i usługi muszą mieć przypisane literowe oznaczenia stawek VAT(A–G).
Przestrzeganie obowiązków serwisowych i przeglądów technicznych:
- obowiązkowe przeglądy techniczne kas, wpisy do książki kasy, aktualizacja oprogramowania.
Obowiązek dokonywania zgłoszeń do urzędu skarbowego:
- fiskalizacji (do 7 dni),
- zmiany miejsca używania kasy,
- utraty lub odzyskania kasy (do 5 dni),
- zakończenia używania kasy.
Przechowywanie danych i dokumentów:
- dokumenty fiskalne i ewidencje muszą być przechowywane zgodnie z następującymi ustawą, tj.: o VAT, ordynacja podatkowa, rachunkowości.
Odpowiedzialność za osoby ewidencjonujące sprzedaż:
- przedsiębiorca musi przeszkolić pracowników i uzyskać od nich pisemne oświadczenie o zapoznaniu się z zasadami.
Obowiązek zapewnienia widoczności danych dla klienta:
- kasa musi mieć wyświetlacz, zapewniać czytelność paragonów (papierowych lub elektronicznych).

Podsumowanie

Od 1 lipca 2025 r. obowiązują nowe przepisy dotyczące kas rejestrujących oraz kas wirtualnych. Nowe przepisy ujednolicają obowiązki ewidencyjne przedsiębiorców, wprowadzają szczegółowe wymagania techniczne i dokumentacyjne oraz określają sposób używania, fiskalizacji, serwisowania i wyrejestrowania kas. Należy pamiętać, że brak zgodności z nowymi regulacjami może skutkować poważnymi konsekwencjami podatkowymi, odmową rejestracji kasy czy karami porządkowymi.

Zastanawiasz się, czy kasa fiskalna jest potrzebna w działalności nierejestrowanej? Jeśli tak, to przeczytaj ten artykuł, gdzie znajdziesz odpowiedź na to pytanie!