Blog

Kiedy i w jaki sposób zagraniczna firma powinna zarejestrować się do VAT w Polsce?

Temat rejestracji do podatku VAT firmy zagranicznej można analizować co najmniej z dwóch perspektyw. Może wystąpić sytuacja, kiedy to firma prowadzi działalność na terytorium Polski lub kiedy nie posiada żadnego oddziału, zakładu, stałego miejsca prowadzenia działalności na terytorium naszego kraju. W dzisiejszej publikacji przeanalizujemy kiedy i w jaki sposób firma zagraniczna powinna się zarejestrować do VAT w Polsce.

Przedsiębiorca zagraniczny jako uczestnik obrotu gospodarczego w Polsce

Najczęściej piszemy o tym, w jaki sposób przedsiębiorca z Polski może dokonywać transakcji z podmiotami zagranicznymi. Temat transakcji zagranicznych jest niezwykle ważny, ponieważ pozwala na poszerzenie rynków zbytu i rozwój firmy. Działa to w dwie strony, tak jak polski przedsiębiorca dąży do wejścia na rynki zagraniczne, tak samo firmy zagraniczne chcą zaistnieć na polskim rynku. Na temat zasad uczestnictwa przedsiębiorców zagranicznych w obrocie gospodarczym na terytorium Polski została nawet wydana ustawa, w której uregulowano zasady podejmowania i wykonywania działalności gospodarczej w Polsce.

Pod pojęciem osoby zagranicznej kryje się:
Osoba fizyczna nieposiadająca obywatelstwa polskiego
Osoba prawna z siedzibą za granicą
Jednostka organizacyjna niebędąca osobą prawną posiadająca zdolność prawną, której siedziba znajduje się za granicą

Firmy zagraniczne z państw członkowskich należących do Unii Europejskiej mogą rozpoczynać prowadzenie działalności gospodarczej w Polsce na takich samych zasadach, jak polscy obywatele. Natomiast firmy z państw spoza UE muszą jeszcze dodatkowo spełnić szereg warunków, które zostały wymienione w ustawie. Nas jednak najbardziej będzie interesowała możliwość rejestracji do podatku VAT, nie tylko w sytuacji kiedy firma zagraniczna posiada oddział w Polsce.

Kiedy firma zagraniczna powinna się zarejestrować do VAT w Polsce?

W praktyce może wystąpić sporo różnego rodzaju zdarzeń gospodarczych, które wymuszają obowiązek rejestracji. Nas będą interesowały te przypadki, w których firma zagraniczna nie posiada siedziby czy stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce.

Rejestracja firmy zagranicznej do VAT w Polsce:
Dokonanie importu towarów z odprawą na terytorium Polski
Eksport towarów z terytorium Polski poza UE
Posiadanie magazynu typu call off-stock
Dokonanie wewnątrzwspólnotowej sprzedaży towarów na odległość (WSTO), które w momencie wysyłki lub transportu znajdują się na terytorium Polski
Świadczenie usług, których miejscem opodatkowania jest Polska
Wysyłka towarów z magazynu z Polski

Pamiętajmy, że w 2021 roku został wprowadzony pakiet VAT e-commerce, który wprowadził nowe rozwiązania w zakresie rozliczania dostawy towarów w ramach WSTO czy świadczenia m.in. usług telekomunikacyjnych, nadawczych i internetowych. Jeżeli przedsiębiorca, także zagraniczny, nie skorzysta z uproszczonej procedury OSS, to będzie miał obowiązek rejestracji do podatku VAT w kraju konsumenta. Nawet w sytuacji, gdy będzie zarejestrowany do OSS, a towary będą wysyłane z innego kraju niż kraj rejestracji, to również powstanie obowiązek zgłoszenia do VAT w kraju, gdzie zlokalizowane są magazyny. Tak się np. dzieje w przypadku korzystania z modułu FBA przy sprzedaży przez platformę Amazon.

W jaki sposób firma zagraniczna powinna dokonać rejestracji do VAT w Polsce?

Rejestracji do podatku VAT w Polsce dokonuje się na formularzu VAT-R, bez względu na to czy dokonuje tego podmiot krajowy czy zagraniczny.

Podmioty nieposiadające siedziby działalności gospodarczej lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski zgłoszenie rejestracyjne składają do Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście

Najczęściej podmiot zagraniczny, który rejestruje się do podatku VAT w Polsce musi również być zarejestrowanym podatnikiem VAT-UE. Rejestracji należy dokonać przed pierwszą sprzedażą towaru lub usługi opodatkowanej w VAT. Firma zagraniczna musi do rejestracji przygotować nieco więcej dokumentów.

Dokumenty wymagane na etapie rejestracji do podatku VAT:
Złożenie zgłoszenia identyfikacyjnego o nadanie numeru NIP na formularzu NIP-2
Dokument potwierdzający prowadzenie działalności gospodarczej w kraju siedziby podmiotu – odpis z właściwego rejestru
Potwierdzenie rejestracji do podatku VAT w kraju siedziby firmy
Rodzaj prowadzonej działalności gospodarczej w Polsce
Wszystkie dokumenty powinny być przetłumaczone na język polski

Po złożeniu dokumentów przeprowadzona zostanie weryfikacja danych. Proces rejestracji do podatku VAT w Polsce może potrwać około 4 tygodni. Jeżeli podmiot zagraniczny po zarejestrowaniu ubiegałby się o zwrot podatku VAT, to musi pamiętać, że w takim przypadku taki zwrot jest możliwy jedynie na rachunek bankowy w banku, którego siedziba jest w Polsce.

Rejestracja do podatku VAT w Polsce jest bezpłatna, ale jeśli podmiot zagraniczny będzie chciał uzyskać urzędowe potwierdzenie rejestracji, to wówczas musi zrobić opłatę skarbową w kwocie 170 zł i zaznaczyć w części D zgłoszenia VAT-R, że wnioskuje o takie potwierdzenie

Podsumowanie

Rejestracja do podatku VAT podmiotów zagranicznych jest jak najbardziej możliwa, tylko firma zagraniczna musi dopełnić określonych formalności składając wymagane dokumenty. Na każdym etapie rejestracji urząd może poprosić o wyjaśnienia czy dodatkowe dokumenty, dlatego żeby nie wydłużać całego procesu należy podać poprawne dane kontaktowe, takie jak numer telefonu czy adres e-mail. Jak już firma zagraniczna otrzyma potwierdzenie rejestracji do VAT i VAT-UE musi pamiętać o składaniu miesięcznych rozliczeń JPK_VAT i informacji podsumowującej VAT-UE, wszystko w terminie do 25 dnia następnego miesiąca. Po zarejestrowaniu do podatku VAT w Polsce podmiot zagraniczny ma takie same prawa i obowiązki jak podmiot krajowy.

Małgorzata Jagusiak

Księgowa, specjalista do spraw rozliczeń podatkowych z wieloletnim doświadczeniem pracy w organach podatkowych. Przez kilka lat prowadziła własne biuro rachunkowe. Praca w sektorze prywatnym pozwoliła na zmianę perspektywy postrzegania obowiązujących przepisów podatkowych. Zdobyte doświadczenia pozwalają na łączenie wiedzy teoretycznej z wieloletnią praktyką w zawodzie.

Chętnie dzieli się posiadaną wiedzą z innymi, stara się ją przekazywać w dostępnej dla każdego formie. Z pasja poświęca się pisaniu artykułów o tematyce podatkowej. Częste zmiany przepisów wymagają otwartej głowy, kreatywności i dużej elastyczności, co jest dodatkowym atutem tej pracy, nie ma miejsca na nudę. Większość jej publikacji dotyczy rozliczeń z zakresu podatku dochodowego i podatku VAT, ale nie unika wyzwań z obszarów o innej tematyce.

Dodatkowo jest wykładowcą i szkoleniowcem z zakresu zagadnień o tematyce podatkowej. Ciągle podnosi swoje kwalifikacje, śledzi na bieżąco zmieniające się przepisy podatkowe, żeby przekazywać zawsze aktualne i sprawdzone informacje.