Każdy przedsiębiorca będący czynnym płatnikiem VAT, który zamierza dokonywać transakcji wewnątrzwspólnotowych (Wewnątrzwspólnotowa Dostawa Towarów – WDT, Wewnątrzwspólnotowe Nabycie Towarów – WNT, nabycie i świadczenie usług) dla których stroną jest usługobiorca mający siedzibę w innym państwie członkowskim Unii Europejskiej musi zarejestrować się w bazie podatników VAT-UE poprzez formularz VAT-R. Przedsiębiorca niebędący czynnym płatnikiem VAT również ma obowiązek rejestracji w bazie podatników VAT-UE nabywając, świadcząc usługi oraz przy dokonywaniu WNT jeśli wartość transakcji WNT przekroczyła w danym roku podatkowym równowartość 50 000 zł.

Jeżeli wartość nabywanych towarów w danym roku nie przekroczy 50 000 zł nie ma obowiązku rejestracji i opodatkowywania transakcji przez nabywcę – nievatowca.

UWAGA

Czynności rejestracyjnych należy dokonać przed dniem dokonania pierwszej transakcji wewnątrzwspólnotowej składając druk VAT-R jako rejestracyjny lub jego aktualizację do urzędu skarbowego właściwego dla adresu zamieszkania, a w przypadku np. sp. z o.o. oraz s.c. do urzędu skarbowego właściwego dla adresu prowadzonej działalności.

VAT-R (13) – rejestracja jako podatnik VAT-UE

Czynny podatnik podatku VAT musi dokonać zgłoszenia aktualizacyjnego na formularzu VAT-R (13) zaznaczając odpowiedni kwadrat dotyczący informacji o wykonywaniu transakcji wewnątrzwspólnotowych w części C.3. pole 58, jeżeli będzie dokonywał lub dokonuje:

Wewnątrzwspólnotowej Dostawy Towarów

• (WDT) do której stosuje się art. 100 ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT.

WDT Podlega opodatkowaniu stawką 0% pod warunkiem, że sprzedawca i nabywca mają numer VAT-UE oraz podatnik posiada w swojej dokumentacji dowody, iż towar będący przedmiotem transakcji został wywieziony z terytorium kraju i dostarczony do nabywcy na terytorium państwa unijnego innego niż terytorium Polski.

Wewnątrzwspólnotowego Nabycia Towarów (WNT)

• Sprzedawca i nabywca co do zasady muszą być zarejestrowani do VAT-UE.

Zakup opodatkowany jest w Polsce wg polskiej stawki podatku VAT dla danego towaru, a więc kupujący nalicza stawkę VAT odpowiednią dla tego towaru w Polsce. Faktura jest księgowana w Ewidencji sprzedaży VAT – gdzie jest rejestrowany podatek należny oraz w ewidencji zakupów VAT – jeżeli mamy prawo do odliczenia podatku naliczonego. Co do zasady transakcja jest neutralna pod względem podatku VAT.

Wewnątrzwspólnotowego Nabycia Usług

• Stosuje się do nich art. 28b ustawy, jeżeli usługi te stanowiłyby u podatnika Import Usług.

Usługi dla których miejsce świadczenia (kraj opodatkowania) zostało określone w kraju, w którym nabywca ma siedzibę, stałe miejsce działalności lub miejsce zamieszkania (art. 28b ustawy o VAT). Co do zasady takie usługi są opodatkowane w kraju usługobiorcy (poza wyjątkami wymienionymi w art. 28d, 28e, 28f, 28g, 28i i 28j), tak więc nabywca jest zobowiązany do naliczenia podatku VAT wg stawki odpowiedniej dla danej usługi w Polsce. Faktura jest księgowana w ewidencji sprzedaży VAT oraz w ewidencji zakupów VAT – jeżeli mamy prawo do odliczenia podatku naliczonego.

Świadczenia usług

• Do nich stosuje się art. 100 ust.1 pkt 4 ustawy.

Świadczenie usług dla przedsiębiorców zarejestrowanych do VAT-UE dla których miejsce świadczenia (kraj opodatkowania) zostało określone w kraju, w którym nabywca ma siedzibę, stałe miejsce działalności lub zamieszkania, inne niż zwolnione od podatku od wartości dodanej lub opodatkowanej stawką 0% (art. 100 ust. 1 pkt 4). Jest to sprzedaż usług na rzecz podatników z UE, dla których miejsce świadczenia zostało określone w kraju nabywcy.

Podatnik korzystający ze zwolnienia (nievatowiec) zobowiązany jest do zgłoszenia rejestracyjnego do VAT-UE na formularzu VAT-R (13) zaznaczając odpowiedni kwadrat dotyczący informacji o wykonywaniu transakcji wewnątrzwspólnotowych w części C.3.:

1. pole 59 jeżeli będzie dokonywał lub dokonuje:
   • Wewnątrzwspólnotowego Nabycia Towarów (WNT)
     Po przekroczeniu kwoty 50 000 zł nabycie towarów z UE staje się WNT i należy wykazać podatek należny.

   Rozliczenie podatku VAT związanego z wewnątrzwspólnotowym nabyciem towarów następuje poprzez złożenie deklaracji VAT-8. Wraz ze złożeniem VAT-8 składamy również deklarację VAT-UE.

   VAT-8 złożymy również w przypadku, gdy jesteśmy zarejestrowani do Importu Usług (WNU), wówczas w tej deklaracji wykazujemy WNT oraz Import Usług w trybie art. 28b. Więcej na ten temat można przeczytać tutaj.

2. pole 60 jeżeli będzie dokonywał lub dokonuje:

• Świadczenia usług jest to sprzedaż usług na rzecz podatników z UE, dla których miejsce świadczenia zostało określone w kraju nabywcy. Są to usługi do których stosuje się art. 100 ust. 1 pkt 4 ustawy, a więc dla podatników zarejestrowanych do VAT-UE.

• Wewnątrzwspólnotowych Nabyć Usług (Import Usług)
Sprzedawcą może być podmiot z UE, jak i spoza Unii. Po dokonaniu importu usług podatnik nalicza podatek VAT wg stawki takiej jaką byłaby ta usługa opodatkowana w Polsce.

Rozliczenie podatku VAT związanego z importem usług następuje poprzez złożenie deklaracji VAT-9M.

VAT-9M składamy jedynie w przypadku importu usług w trybie art. 28b, chyba że dokonaliśmy rejestracji z tytułu WNT to obie te transakcje wykażemy na druku VAT-8.

UWAGA

Transakcje unijne dotyczą transakcji między podatnikami tj. przedsiębiorcami. Sprzedaż towaru oraz świadczenie usług na rzecz osób nieprowadzących działalności nie będzie wykazywana w deklaracjach VAT-UE.

Informację podsumowującą VAT-UE wysyła się do urzędu skarbowego elektronicznie w trybie miesięcznym.

Posiadając nadany numer NIP formularz VAT-R można wypełnić i złożyć elektronicznie w formie e-deklaracji lub jako załącznik do wniosku o wpis lub o zmianę wpisu do CEiDG. Wysłanie wniosku w formie e-deklaracji wymaga posiadania podpisu elektronicznego weryfikowanego za pomocą kwalifikowanego certyfikatu.

Jeśli podatnik chce złożyć wniosek przez pełnomocnika, musi zapłacić za pełnomocnictwo. Nie zapłaci za pełnomocnictwo udzielone mężowi, żonie, dzieciom, rodzicom, dziadkom, wnukom lub rodzeństwu.

Opłatę za pełnomocnictwo należy wpłacić na konto urzędu miasta lub gminy, właściwego dla siedziby urzędu skarbowego, w którym będzie składane pełnomocnictwo.

Zarejestrowany podatnik będzie widoczny w okresie do dwóch miesięcy w systemie VIES – VAT Information and Exchange System. VIES jest to system informatyczny pozwalający na wymianę informacji między państwami Unii Europejskiej na temat transakcji wewnątrzwspólnotowych oraz podatników VAT.

Przedsiębiorca nie zostanie zarejestrowany, jeśli:

• podał w zgłoszeniu rejestracyjnym dane niezgodne z prawdą,
• firma nie istnieje,
• nie można się skontaktować z przedsiębiorcą ani z jego pełnomocnikiem,
• przedsiębiorca lub jego pełnomocnik nie stawi się w urzędzie skarbowym, mimo wezwania,
• z informacji urzędu wynika, że działalność będzie wykorzystywała działalność banków lub spółdzielczych kas oszczędnościowo-kredytowych do przestępstw skarbowych.

Jeśli urząd skarbowy odmówi rejestracji, można wówczas wezwać naczelnika urzędu do usunięcia naruszenia prawa lub wystąpić ze skargą do sądu administracyjnego.

Obowiązek wyrejestrowania z VAT-UE

W przypadku zaprzestania przez podmiot zarejestrowany jako podatnik VAT-UE wykonywania transakcji unijnych, podatnik jest obowiązany na piśmie zgłosić ten fakt naczelnikowi urzędu skarbowego poprzez aktualizację deklaracji VAT-R do urzędu skarbowego właściwego dla adresu zamieszkania, a w przypadku np. sp. z o.o. oraz s.c. do urzędu skarbowego właściwego dla adresu prowadzonej działalności.
Zgłoszenie składa się w terminie 15 dni, licząc od dnia zaistnienia tej okoliczności.

Zgłoszenie to stanowi dla naczelnika urzędu skarbowego podstawę do wykreślenia podmiotu z rejestru jako podatnika VAT-UE.

Urząd skarbowy może automatycznie wyrejestrować podatnika z VAT-UE w sytuacji kiedy:

• nie zostanie złożona obowiązkowa w danym okresie ani przez okres kolejnych 3 miesięcy informacja podsumowująca VAT-UE;
• nie zostanie wykazana sprzedaż lub zakup towarów wraz z kwotą podatku do odliczenia w deklaracji VAT za okres 3 kolejnych miesięcy lub kwartału.

Informacje dotyczące wykreślenia z rejestru podatników VAT-UE zostały szerzej omówione tutaj.