Kontrola prawidłowości wykorzystywania zwolnienia lekarskiego od pracy przez pracodawcę

Głównymi aktami prawnymi regulującymi kwestię kontroli wykorzystywania zwolnień lekarskich są:

• art. 68 ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (dalej jako Ustawa zasiłkowa);
• rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 27 lipca 1999 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy oraz formalnej kontroli zaświadczeń lekarskich (dalej jako Rozporządzenie).

O tym jak wygląda w praktyce przeprowadzenie kontroli wykorzystywania zwolnień przez pracownika dowiesz się z niniejszego artykułu.

Kto może przeprowadzić kontrolę prawidłowości wykorzystywania zwolnienia lekarskiego od pracy?

Zgodnie z przepisem art. 68 ust. 1 Ustawy zasiłkowej Zakład Ubezpieczeń Społecznych oraz płatnicy składek, o których mowa w art. 61 ust. 1 pkt 1, są uprawnieni do kontrolowania ubezpieczonych co do prawidłowości wykorzystywania zwolnień od pracy zgodnie z ich celem oraz są upoważnieni do formalnej kontroli zaświadczeń lekarskich.

Tym samym podmiotami uprawnionymi do przeprowadzenia kontroli zwolnień lekarskich są:

1. płatnicy składek w odniesieniu do swoich ubezpieczonych – w czasie trwania ubezpieczenia.
2. terenowe jednostki organizacyjne Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (oddziały ZUS), w odniesieniu do:
• ubezpieczonym, których płatnicy składek zgłaszają do ubezpieczenia chorobowego nie więcej niż 20 ubezpieczonych;
• ubezpieczonym prowadzącym pozarolniczą działalność i osobom z nimi współpracującym;
• ubezpieczonym będącym duchownymi;
• osobom uprawnionym do zasiłków za okres po ustaniu ubezpieczenia;
• ubezpieczonym podlegającym ubezpieczeniu chorobowemu w Polsce z tytułu zatrudnienia u pracodawcy zagranicznego.

Wobec powyższego kontrolę zwolnień lekarskich może przeprowadzić pracodawca albo ZUS. Więcej na temat zwolnień lekarskich przeczytasz tutaj.

Kontrola zwolnienia lekarskiego przeprowadzana przez pracodawcę

Jednakże pozostając w temacie niniejszego artykułu, należy zwrócić uwagę na kontrolę przeprowadzaną przez pracodawcę i jego uprawnieniami w tymże zakresie.

Co do zasady każdy pracodawca jest uprawniony do przeprowadzania kontroli prawidłowości wykorzystywania przez pracowników zwolnień lekarskich od pracy, za które wypłaca z własnych środków wynagrodzenie za czas choroby na podstawie przepisów ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, w szczególności art. 92.

Dodatkowo, jak się wskazuje na oficjalnej stronie ZUS, pracodawca jest także uprawniony do następujących czynności, tj.:

• w przypadku zgłoszenia do ubezpieczenia powyżej 20 ubezpieczony – przeprowadzania kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy, za które wypłaca swoim pracownikom (również innym ubezpieczonym, np. zleceniobiorcom) zasiłki chorobowe i opiekuńcze oraz świadczenie rehabilitacyjne;
• w przypadku zgłoszenia do ubezpieczenia chorobowego nie więcej niż 20 ubezpieczonych – wystąpienie o przeprowadzenie kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy, za które pracownikom przysługują zasiłki chorobowe i opiekuńcze albo świadczenie rehabilitacyjne, do oddziału ZUS, który wypłaca te zasiłki jego pracownikom;
• samodzielnego przeprowadzenia kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy bądź zlecenia przeprowadzenie kontroli innej osobie, np. innemu pracownikowi.

WAŻNE – sobie udającej się na kontrolę pracodawca wystawia imienne upoważnienie według wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do Rozporządzenia. Upoważnienie jest ważne łącznie z legitymacją pracowniczą albo dokumentem tożsamości, których numery powinny być podane w upoważnieniu. Pracodawca, który zlecił podmiotowi zewnętrznemu przeprowadzenie kontroli, nadal pozostaje administratorem danych osobowych swoich pracowników i musi zadbać o to, by nie zostały naruszone przepisy o ochronie danych osobowych.

Kogo pracodawca może skontrolować?

Pracodawca może skontrolować swojego ubezpieczonego, któremu wypłaca:

• wynagrodzenie za okres niezdolności do pracy z powodu choroby;
• zasiłek chorobowy z ubezpieczenia chorobowego i wypadkowego;
• zasiłek opiekuńczy;
• zaświadczenie rehabilitacyjne z ubezpieczenia chorobowego i wypadkowego.

Jeśli jesteś przedsiębiorcą i chcesz dowiedzieć się więcej na temat zasiłku chorobowego zajrzyj do tego artykułu, gdzie szczegółowo omawiamy przedmiotowe zagadnienie.

Kontrola może dotyczyć zarówno pracownika oraz innego ubezpieczonego, np. osoby wykonującej pracę na podstawie umowy zlecenia.

WAŻNE – kontrola może być wykonana bez względu na wskazania lekarskie, tj. zarówno, gdy na zwolnieniu jest adnotacja „chory powinien leżeć”, jak i w przypadku adnotacji „chory może chodzić”.

Terminy przeprowadzania kontroli

Kontrola winna być przeprowadzania w miarę potrzeby, bez konieczności ustalania z góry stałych jej terminów.

Miejsce przeprowadzania kontroli

Kontrolę prawidłowości wykorzystywania zwolnienia lekarskiego od pracy pracodawca może przeprowadzać w:

• miejscu pracy lub w miejscu prowadzenia działalności pozarolniczej (w przypadku, gdy pracodawca posiada informacje, że pracownik jest również zatrudniony u innego pracodawcy, wykonuje pracę na podstawie umowy zlecenia na rzecz innego podmiotu albo równocześnie prowadzi działalność pozarolniczą);
• miejscu zamieszkania;
• miejscu czasowego pobytu (adres pobytu w okresie orzeczonej niezdolności do pracy podawany jest w zaświadczeniu lekarskim);
• innym miejscu, jeśli z posiadanych informacji wynika, że jest to celowe.

Na czym polega kontrola prawidłowości wykorzystywania zwolnienia lekarskiego od pracy?

Dodatkowo ZUS w poradniku dla płatników wskazał, że kontrola prawidłowości wykorzystywania zwolnienia lekarskiego od pracy z powodu choroby polega na ustaleniu, czy w okresie zwolnienia lekarskiego pracownik nie wykonuje pracy zarobkowej lub czy nie wykorzystuje zwolnienia lekarskiego od pracy w sposób niezgodny z jego celem.

Z kolei jeżeli zwolnienie lekarskie zostało wystawione z powodu konieczności sprawowania opieki nad chorym dzieckiem lub innym chorym członkiem rodziny, dodatkowo należy ustalić, czy:

• poza pracownikiem nie ma innych domowników, którzy mogą zapewnić opiekę dziecku lub choremu członkowi rodziny (nie dotyczy to opieki nad dzieckiem w wieku do 2 lat);
• jak należy postąpić gdy osoba kontrolująca nie zastanie pracownika w domu.

Dodatkowo w poradniku widnieje informacja, zgodnie z którą jeśli pracodawca przeprowadza kontrolę w miejscu zamieszkania lub pobytu i kontrolujący nie zastanie pracownika w domu, kontrolę należy w miarę możliwości ponowić oraz wyjaśnić przyczyny tej nieobecności. Jeżeli pracownik poda uzasadniony powód swojej nieobecności, np. wizyta u lekarza itp., nie można uznać, że zwolnienie lekarskie od pracy było nieprawidłowo wykorzystywane.

WAŻNE – w przypadku wątpliwości pracodawcy, czy pracownik wykorzystywał zwolnienie lekarskie zgodnie z jego celem i czy w związku z tym ma prawo do zasiłku, rozstrzyga ZUS na wniosek pracodawcy. Jeżeli jest taka potrzeba, ZUS zasięga opinii lekarza orzecznika ZUS.

Nieprawidłowe wykorzystywanie zwolnienia lekarskiego od pracy

W przypadku stwierdzenia, że pracownik, który korzysta ze zwolnienia lekarskiego od pracy wykonywał pracę zarobkową lub wykorzystywał to zwolnienie niezgodnie z jego celem, sporządza protokół według wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do Rozporządzenia. Protokół zawiera ustalenia dokonane podczas kontroli, w tym opis, na czym polegało nieprawidłowe wykorzystywanie zwolnienia lekarskiego od pracy.

WAŻNE – w każdym przypadku kontrola prawidłowości wykorzystywania zwolnienia lekarskiego od pracy powinna być prowadzona z poszanowaniem przepisów prawa, w tym dotyczących ochrony danych osobowych.

Osoba kontrolująca nie może wymagać od osoby kontrolowanej podania informacji o stanie zdrowia lub przyczynie, która spowodowała niezdolność do pracy.

Warto również pamiętać, na co wskazuje sam ZUS na swojej oficjalnej stronie, że Nieobecność pracownika w miejscu zamieszkania lub pobytu w trakcie kontroli nie musi być powodem odmowy prawa do zasiłku, jeśli była uzasadniona.

Nieprawidłowość wykorzystania zwolnienia lekarskiego a zwolnienie pracownika

Pracodawca, który w wyniku kontroli prawidłowości wykorzystania zwolnienia chorobowego przez pracownika dowie się, że w czasie niezdolności do pracy pracownika i wydaniu mu zwolnienia lekarskiego wykorzystywał on zwolnienie lekarskie w innym celu niż powrót do zdrowia, może rozwiązać umowę o pracę bez wypowiedzenia z jego winy. Jest to tak zwane zwolnienie dyscyplinarne.

WAŻNE – instytucja ta znajdzie to zastosowanie w sytuacji, gdy pracownik, przebywając na zwolnieniu lekarskim wykonuje inną pracę lub prowadzi działalność niezgodną z jego sytuacją zdrowotną.

Zgodnie z przepisem art. 52 Kodeksu pracy pracodawca może rozwiązać umowę o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika:

• w przypadku ciężkiego naruszenia przez pracownika podstawowych obowiązków pracowniczych;
• w przypadku popełnienia przez pracownika w czasie trwania umowy o pracę przestępstwa, które uniemożliwia dalsze zatrudnianie go na zajmowanym stanowisku, o ile jest ono oczywiste lub zostało stwierdzone prawomocnym wyrokiem;
• w przypadku zawinionej przez pracownika utraty uprawnień koniecznych do wykonywania pracy na zajmowanym stanowisku.

Oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika powinno zostać przekazane przez pracodawcę w terminie jednego miesiąca, licząc od dnia uzyskania przez niego wiadomości o okoliczności uzasadniającej rozwiązanie umowy.

Podsumowanie

Pracodawca jako kontrolujący, w przypadku przeprowadzania kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnienia lekarskiego od pracy powinien ją prowadzać z poszanowaniem przepisów prawa, w tym dotyczących ochrony danych osobowych pracownika. Nie zawsze nieobecność pracownika w miejscu zamieszkania lub pobytu w trakcie kontroli musi być powodem odmowy prawa do zasiłku, jeśli była uzasadniona. Tym samym, jeśli pracownik zamierza wykorzystać zwolnienie lekarskie w innym miejscu, niż miejsce zamieszkania musi powiadomić o tym odpowiedni oddział ZUS i pracodawcę. Jednakże należy pamiętać, że nieprawidłowe wykorzystanie zwolnienia lekarskiego przez pracownika, daje podstawę pracodawcy do rozwiązania stosunku pracy bez wypowiedzenia.