Korekta faktury wystawionej w KSeF – jak powinna wyglądać?

×

Korekta faktury przed wejściem w życie KSeF

Wyróżniamy dwa rodzaj korekty: korektę “in plus”, czyli zwiększenie podstawy opodatkowania i podatku należnego, oraz korektę “in minus”, czyli zmniejszenie podstawy opodatkowania i podatku należnego. W zależności od rodzaju korekty inny jest moment jej uwzględnienia w rozliczeniach.

Korekta “in plus”

Korektę “in plus” rozlicza się za okres, w którym zaistniała przyczyna zwiększenia podstawy opodatkowania. A zatem możemy tutaj mieć do czynienia z:

• korektą wsteczną – jeśli powód korekty in plus był znany w momencie wystawiania faktury pierwotnej, fakturę korygującą rozlicza się w okresie faktury pierwotnej;
• korektą bieżącą – jeśli powód korekty pojawił się po dokonaniu sprzedaży, fakturę korygującą ujmuje się ją w okresie jej wystawienia.

Przy korektach faktur „in plus” nie trzeba posiadać potwierdzenia ani dodatkowej dokumentacji uzgodnień między stronami transakcji.

Jesteś gotowy na KSeF?!

Już niedługo Krajowy System e-Faktur stanie się faktem! Kogo będzie dotyczył KSeF? Sprawdź nasze wideo o zmianach w fakturowaniu:

Szczegółowe informacje wraz z przykładami przeczytasz w artykule: Jak rozliczyć faktury korygujące in plus?

Korekta “in minus”

W przypadku korekty VAT należnego “in minus” ujęcie faktury korygującej zależy od tzw. uzgodnienia warunków obniżenia podstawy opodatkowania. Aby sprzedawca mógł obniżyć podatek VAT w okresie wystawienia faktury korygującej, muszą być spełnione dwa warunki:

1. Z dokumentacji posiadanej przez nabywcę wynika, że zostały uzgodnione warunki obniżenia podstawy opodatkowania na moment dokonywania korekty podatku VAT należnego od sprzedaży.
2. Faktura korygująca jest zgodna z posiadaną dokumentacją w zakresie uzgodnień.

Szczegółowe informacje wraz z przykładami przeczytasz w artykule: Jak rozliczyć faktury korygujące in minus?

Korekty faktur w KSeF

Jedyną formą poprawienia błędu w wystawionej w KSeF fakturze będzie faktura korygująca także wystawiona w KSeF.

• Po przesłaniu pliku faktury do KSeF nie jest możliwe jej edytowanie, anulowanie ani usunięcie.
• W przypadku wystawienia faktury z błędnym NIP-em nabywcy należy wystawić fakturę korygującą do zera, a następnie nową fakturę na właściwego nabywcę (właściwy NIP nabywcy).
• Nie będzie możliwości wystawiania not korygujących.

Rozliczenie faktury korygującej “in plus” a KSeF

W zakresie korekt zwiększających przepisy KSeF nie wprowadzają zmian, co oznacza, że faktury korygujące “in plus” będą rozliczane na dotychczasowych zasadach.

Artykuł 29a ust. 17 ustawy o VAT zachowuje swoje brzmienie: “W przypadku gdy podstawa opodatkowania uległa zwiększeniu, korekty tej podstawy dokonuje się w rozliczeniu za okres rozliczeniowy, w którym zaistniała przyczyna zwiększenia podstawy opodatkowania”.

Rozliczenie korekty VAT “in minus” w KSeF

Po wejściu w życie KSeF korekty „in minus” wystawione w KSeF należy ujmować co do zasady w okresie rozliczeniowym, w którym podatnik wystawił fakturę korygującą w formie ustrukturyzowanej, czyli przesłał ją do KSeF. Natomiast kupujący ujmuje taką korektę w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał fakturę w KSeF (a więc w dacie nadania tej fakturze numeru KSeF).

Jeśli korekta została wystawiona poza KSeF, sprzedawca może ją rozliczyć dopiero w okresie, w którym otrzymał potwierdzenie, że nabywca ją odebrał. Przy czym warunku posiadania potwierdzenia otrzymania faktury korygującej nie stosuje się m.in. do eksportu towarów, WDT, w przypadkach gdy miejscem opodatkowania nie jest Polska, czy do sytuacji, gdy mimo udokumentowanej próby doręczenia podatnik nie otrzyma potwierdzenia odbioru korekty, jeśli z posiadanych dokumentów wynika, że nabywca wie o zmianie warunków transakcji. Przy czym jeśli taka faktura jest potem przesyłana do KSeF (np. w trybie offline24), to funkcję potwierdzenia odbioru korekty może stanowić numer KSeF nadany tej fakturze.

Podsumowując, jeśli faktura korygująca wystawiona poza KSeF zostanie wprowadzona do systemu i otrzyma numer KSeF, korektę „in minus” sprzedawca może ująć w okresie rozliczeniowym, w którym ten numer został nadany. Gdy jednak wcześniej sprzedawca uzyska od nabywcy potwierdzenie odbioru korekty poza KSeF, może rozliczyć ją w okresie otrzymania tego potwierdzenia. Z tą uwagą, że przy fakturach, które nabywca powinien otrzymać obowiązkowo przez KSeF (np. offline i w czasie niedostępności – gdy dotyczy sprzedaży na rzecz podatników czynnych VAT), moment korekty zawsze wyznacza przesłanie jej do systemu — potwierdzenie odbioru poza KSeF nie ma tu znaczenia.

Co powinna zawierać faktura korekta KSeF?

Faktura korygująca KSeF powinna zawierać:

• numer kolejny oraz datę jej wystawienia,
• numer KSeF faktury, której dotyczy faktura korygująca (tj. faktury pierwotnej), z wyjątkiem faktur korygujących wystawianych do faktur, dla których nie został nadany numer KSeF,
• dane zawarte fakturze korygowanej:
  • określone w art. 106e ust. 1 pkt 1-5 ustawy (m.in. datę wystawienia kolejny numer faktury nadany przez podatnika, dane stron transakcji),
  • nazwę (rodzaj) towaru lub usługi objętych korektą,
  • jeżeli korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego – odpowiednio kwotę korekty podstawy opodatkowania lub kwotę korekty podatku należnego z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej.

Wszystkie dane, jakie powinna zawierać faktura korekta, podane są w art. 106j ustawy o VAT.

Prezentowanie „różnic” w fakturach korygujących i KSeF

W fakturach korygujących podsumowanie faktury obejmujące kwoty podstaw opodatkowania i podatku w podziale na stawki oraz kwotę należności ogółem wypełniane są przez różnicę w stosunku do kwoty zawartej w fakturze pierwotnej.

Jest to ogólna zasada obowiązująca we wszystkich typach faktur korygujących, czyli może też dotyczyć np. korekty błędnie zafakturowanej wysokości otrzymanej zaliczki.

Przykład 1.

Podatnik wystawił fakturę na 2 000 zł netto, 460 zł VAT, 2 460 zł brutto. Następnie zorientował się, że popełnił błąd, ponieważ transakcja miała mieć wartość 1 800 zł.

Sprzedawca powinien wystawić fakturę korygującą na -200 zł netto. Zapis na fakturze korygującej powinien odnosić się do różnicy w kwocie podstawy opodatkowania, kwocie podatku oraz kwocie należności ogółem.

Wystawienie kilku faktur korygujących do jednej faktury pierwotnej

Podatnik może wystawić pierwotną fakturę, a następnie kilka faktur korygujących, które zmieniają podstawę opodatkowania i kwotę podatku. W przypadku kolejnych korekt, które wpływają na te wartości, należy zawsze odnosić się do wartości uwzględnionych w poprzednich korektach.

Przy wystawianiu korekty w danych faktury korygowanej (sekcji DaneFaKorygowanej) należy natomiast podawać dane faktury pierwotnej (m.in. numer faktury, numer KSeF, jeśli faktura pierwotna była wystawiona w KSeF, datę wystawienia) W fakturze korygującej nie jest konieczne podawanie danych (numerów, dat wystawienia) wcześniej wystawionych faktur korygujących.

Przykład 2.

Podatnik wystawił fakturę na 1 000 zł netto, 230 zł VAT oraz 1 230 zł brutto. Następnie sporządził fakturę korygującą na -100 zł netto, ponieważ prawidłowa wartość transakcji powinna wynosić 900 zł netto.

Po pewnym czasie podatnik wystawił kolejną fakturę korygującą, tym razem na -200 zł netto, gdyż ustalił, że transakcja powinna ostatecznie wynosić 700 zł netto. Po pierwszej korekcie faktura wykazywała kwoty 900 zł netto, 207 zł VAT oraz 1 107 zł brutto. Zestawiając je z wartościami prawidłowymi (ostatecznymi), czyli 700 zł netto, 161 zł VAT i 861 zł brutto, właściwe było więc ujęcie w drugiej fakturze korygującej kwot -200 zł netto, -46 zł VAT i -246 zł brutto.

Zasady korygowania wierszy (pozycji) faktury

W korektach dotyczących danych kwotowych na poziomie poszczególnych pozycji faktury można stosować trzy trzy metody:

1. Korekta przez różnicę – każdemu korygowanemu wierszowi odpowiada jeden wiersz korekty zawierający jedynie różnicę względem faktury pierwotnej. Typowe przy zwrocie towaru (ujemna wartość zeruje pozycję).
2. Korekta z użyciem znacznikiem „StanPrzed” – do jednego wiersza pierwotnego występują dwa wiersze korekty: „stan przed” (ze znacznikiem StanPrzed = 1, wartości liczone są ze znakiem przeciwnym, tj. dodatnie wartości „stanu przed” są traktowane jako ujemne) oraz „stan po”, czyli z prawidłowymi wartościami. Można stosować np. przy zmianie stawki VAT lub kursu walut.
3. Korekta przez storno – podobna do „StanPrzed”, ale zamiast jego stosowania wiersz odnoszący się do stanu przed korektą prezentowany jest ze znakiem przeciwnym. Wiersz faktury pierwotnej (o wartości dodatniej) prezentowany jest w fakturze korygującej z wartością ujemną. W celu jej uzyskania prezentuje się ujemną ilość lub ujemną cenę jednostkową. Ponadto, wystawiając fakturę korygującą podatnik może wykorzystać pole „UU_ID” (uniwersalny unikalny numer wiersza faktury), które pozwala jednoznacznie powiązać pozycję korekty z pozycją z faktury korygowanej (jeśli taki numer nadano fakturze pierwotnej). Ułatwia to korekty, np. błędnej nazwy towaru. Numer musi być unikalny w systemie, a korzystanie z tej funkcji jest dobrowolne.

Zbiorcza faktura korygująca

System KSeF pozwala także na wystawianie zbiorczych faktur korygujących „in plus” oraz „in minus”.

Dodatkowo warto przytoczyć tutaj art. 106j ust. 3 ustawy o VAT, który wskazuje, że podatnik, który udziela rabatu lub obniżki ceny za określony okres na rzecz jednego odbiorcy na zbiorczej fakturze korygującej musi wskazać okres, którego dotyczy (do którego odnoszą się udzielany opust lub udzielana obniżka). Przy czym jeśli korekta obejmuje wszystkie dostawy z danego okresu, nie musi zawierać nazw towarów lub usług.

Co jednak ważne, takie uproszczenie zakresie obowiązkowych elementów faktury, dotyczy tylko faktur „in minus”. W pozostałych sytuacjach uproszczenie to nie może być stosowane.

Korekta faktury a awaria KseF lub brak Internetu

Fakturę korygującą można także wystawiać w trybie offline, offline24 oraz w trybie awaryjnym – niedostępność KSeF, przy czym we wszystkich tych przypadkach obowiązuje ta sama zasada: jeżeli korekta dotyczy faktury pierwotnej, która nie ma jeszcze numeru KSeF, to najpierw należy przesłać fakturę pierwotną do KSeF i poczekać na nadanie jej numeru, a dopiero potem wystawić fakturę korygującą.

Przeczytaj także: Co zrobić w razie awarii systemu KSeF lub braku Internetu?