Zmiany w JPK od lutego 2026! Nowa struktura i obowiązkowy numer faktury KSeF

JPK_VAT a KSeF - omówione zagadnienia:

Pokaż więcej ↓

W dzisiejszym artykule poruszymy temat nowej struktury JPK i obowiązku zamieszczania numeru faktury KSeF.

JPK_VAT co to jest?

JPK_VAT jest to dokument elektroniczny składający się z dwóch części:

Ewidencyjnej – rejestry VAT sprzedaży i zakupu.
Deklaracyjnej – deklaracja za okres rozliczeniowy w kształcie zbliżonym do deklaracji VAT składanej w okresie do końca września 2020 r.

Do przygotowania prawidłowego pliku kontrolnego z podatku VAT niezbędna jest znajomość Rozporządzenia w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług. Rozporządzenie określa szczegółowy zakres danych zawartych w ewidencji i deklaracji VAT. W Załączniku do Rozporządzenia znajdziemy objaśnienia co do sposobu wypełniania, miejsca składania deklaracji oraz sposób wykazywania danych w ewidencji przesyłanej zgodnie z art. 109 ust. 3b i 3c ustawy VAT.

JPK_VAT od kiedy?

Od 1 października 2020 r. przedsiębiorcy nie mogą już składać deklaracji VAT-7M i VAT-7K tylko są zobowiązani do przesyłania JPK_VAT. Taki obowiązek został nałożony na wszystkie firmy bez względu na ich status – mikro, małe, średnie i duże podmioty.

Struktura JPK_VAT z deklaracją została opisana w broszurze informacyjnej Ministerstwa Finansów. Aktualna wersja obejmująca również zmiany związane z wprowadzeniem KSeF i jest opublikowana z datą styczniową 2026 r. Wzory struktury logicznej JPK_VAT z deklaracją, w formie JPK_V7M i JPK_V7K w wersji (3) zostały zaktualizowane na podstawie przepisów Rozporządzenia w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług z późniejszymi zmianami. Ostatnia zmiana Rozporządzenia miała miejsce 12 grudnia 2025 r. i została opublikowana w Dz. U. 2025 poz. 1800.

Jak czytamy w uzasadnieniu do projektu Rozporządzenia celem wprowadzanych zmian jest dostosowanie przepisów rozporządzenia w sprawie JPK_VAT z deklaracją do zmian wprowadzonych w ustawie z dnia 5 sierpnia 2025 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług, tak zwanej ustawy KSeF2.

JPK_VAT składa się do urzędu skarbowego właściwego ze względu na:

miejsce zamieszkania, jeżeli podatnik jest osobą fizyczną.
adres siedziby podatnika, jeżeli podatnik jest osobą prawną lub jednostką organizacyjną niemającą osobowości prawnej.

Zgodnie z informacjami zawartymi w załączniku do Rozporządzenia przedsiębiorcy w ewidencji ujmują faktury i dokumenty według daty powstania obowiązku podatkowego, w sposób pozwalający na prawidłowe rozliczenie podatku VAT.

Przedsiębiorcy rozliczają podatek VAT kwartalnie przesyłają część ewidencyjną za pierwszy i drugi miesiąc kwartału ujmując za każdy z tych miesięcy zdarzenia zgodnie z datą powstania obowiązku podatkowego niezależnie od faktu, że rozliczenie kwartału nastąpi w deklaracji składanej razem z ewidencją w trzecim miesiącu kwartału

JPK_VAT a KSeF

W związku z wprowadzeniem obowiązkowego KSeF wprowadzone zostały zmiany w Rozporządzeniu w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług. Obejmują one między innymi oznaczanie faktur wystawianych w okresie trwania awarii Krajowego Systemu e-Faktur oraz faktur wystawionych poza KSeF.

Uwaga!
Przedsiębiorcy będą mieli obowiązek podania w ewidencji VAT:

numeru identyfikującego fakturę w KSeF (tzw. numer KSeF),
w przypadku braku numeru KSeF na moment złożenia ewidencji trzeba będzie wprowadzić odpowiednie oznaczenie.

Nowe oznaczenia w JPK_VAT 2026

Po wdrożeniu obowiązkowego KSeF nadrzędną zasadą obowiązującą wszystkich przedsiębiorców będzie podawanie numeru KSeF faktury a w przypadku braku takiego numeru stosowanie odpowiednich oznaczeń.

Symbol	Opis
OFF	Faktura wystawiona w trybie awarii KSeF, która na dzień złożenia ewidencji JPK_VAT nie ma jeszcze przydzielonego numeru identyfikującego tę fakturę w tym systemie lub nie została do niego przesłana. Dotyczy faktur, o których jest mowa w art. 106nf ust. 1 ustawy VAT.
BFK	Faktura elektroniczna oraz faktura w postaci papierowej, o której jest mowa w art. 2 pkt 31 i pkt 32 ustawy o VAT. Faktura wystawiona poza KSeF zarówno sprzedaży, jak i zakupu. Uwaga! W broszurze JPK_VAT z deklaracja czytamy, że oznaczenie BFK ma być stosowane do faktur sprzedaży: na rzecz konsumenta, wystawionych przed obowiązkiem fakturowania za pośrednictwem KSeF, wystawionych w trakcie awarii całkowitej KSeF (art. 106ng ustawy VAT). BFK do faktur zakupu w przypadku braku obowiązku wystawiania faktur w KSeF.
DI	Dowód inny niż faktura. Jak czytamy w uzasadnieniu do zmiany Rozporządzenia będą to dokumenty nie objęte oznaczeniami OFF i BFK, a także faktury wystawione w trybie offline24 (art. 106nda ustawy o VAT), które na dzień przesłania ewidencji nie posiadają numeru identyfikującego tę fakturę w KSeF lub nie zostały przesłane do KSeF.
Uwaga! Oznaczenia OFF, BFK i DI będą stosowane zarówno do faktur sprzedaży jak i zakupu.
Ważne! W przypadku, gdy faktura jest wystawiana w trybie: offline24 (art.106nda ustawy VAT) oraz niedostępności systemu (art. 106nh ust. 1 ustawy VAT) i na dzień złożenia JPK_VAT z deklaracją podatnik nie posiada numeru KSeF dla tego dokumentu lub nie został on przesłany do KSeF, wówczas powinien go wykazać w JPK_VAT z deklaracją po stronie sprzedaży jako czynność opodatkowaną i oznaczyć „DI”. Po uzyskaniu numeru KSeF przedsiębiorca powinien skorygować JPK_VAT z deklaracją i oznaczyć tę fakturę numerem KSeF i ponownie przesłać JPK_VAT.
Uwaga! Oznaczenia DI oraz RO i WEW mogą występować jednocześnie.

W uzasadnieniu do Rozporządzenia podkreśla się, że w strukturze logicznej JPK_VAT z deklaracją (tzw. schemie JPK_VAT z deklaracją) numer KSeF oraz oznaczenia OFF, BFK i DI występują w jednym węźle. W przypadku wyboru oznaczenia DI, z uwagi na brak przesłanek do wyboru pozostałych oznaczeń, może wystąpić konieczność dalszego wyboru oznaczenia RO lub WEW (po stronie sprzedaży) bądź VAT_RR lub WEW (po stronie zakupu). Najpierw bowiem należy zaznaczyć w węźle struktury oznaczenie DI, aby następnie mieć możliwość wybrania kolejnego odpowiedniego oznaczenia j.w. np. RO lub WEW bądź VAT_RR lub WEW.

JPK_VAT a numer faktury w KSeF

Od 1 lutego obowiązkowy KSeF objął największe firmy, których wartość sprzedaży za 2024 rok przekroczyła 200 mln złotych. Od 1 kwietnia 2026 r. do KSeF przystąpią pozostałe firmy poza drobnymi podmiotami, które wystawiają w miesiącu faktury na kwotę do 10.000 zł brutto. Ta ostatnia grupa przedsiębiorców przystąpi do KSeF od 1 stycznia 2027 r.

Ważne!
Od 1 lutego 2026 r. wszyscy przedsiębiorcy mają obowiązek odbierać faktury zakupowe z KSeF.

Ważne!
Od 1 lutego 2026 r. wszyscy przedsiębiorcy będą mieli obowiązek podawania w ewidencji VAT numeru identyfikującego fakturę w KSeF, tzw. numer KSeF. W przypadku braku numeru KSeF na moment złożenia ewidencji trzeba będzie zastosować odpowiednie oznaczenie, takie jak: OFF, BFK, DI.

Podsumowanie

W dzisiejszej publikacji omówiony został temat nowej struktury JPK_VAT jaki obowiązuje począwszy od rozliczeń składanych za miesiąc luty w terminie do 25 marca 2026 r.

Pomimo iż większość firm przystąpi do obowiązkowego KSeF od 1 kwietnia 2026 r., to już od 1 lutego 2026 roku muszą sprostać nowym wyzwaniom związanym z KSeF. Przede wszystkim przedsiębiorcy muszą pobierać faktury zakupowe z KSeF.

Wprowadzenie nowych oznaczeń w JPK_VAT, o których napisaliśmy w dzisiejszym artykule, rodzi obowiązek ich stosowania począwszy od rozliczeń składanych za miesiąc luty 2026 roku. Oznacza to, że tak naprawdę nie ma już czasu na zastanowienie tylko trzeba działać. Wielu przedsiębiorców, ale i księgowych ma mętlik w głowie od nadmiaru przekazywanych informacji i problem z ich usystematyzowaniem. Jest to normalna reakcja w okresie wdrażania nowych przepisów podatkowych. Na szczęście dla wszystkich Ministerstwo Finansów zapewnia, że nie będzie kar i sankcji za błędy związane ze stosowaniem KSeF. Takie najnowsze informacje i zapewnienia zostały przekazane na zorganizowanych brefingach. Podkreśla się, że rok 2026 jest okresem przejściowym przy wdrażaniu KSeF.

Stan prawny na dzień: 4.02.2026 r.