|
|
4 minut czytania

Uprawnienia w KSeF, czyli kto i do czego ma prawo?

Uprawnienie do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur mają nie tylko przedsiębiorcy wystawiający faktury, ale i inne podmioty; wskazane ustawowo, np. komornicy sądowi, czy też przez przedsiębiorcę, np. biuro rachunkowe. Kto i jakie ma uprawnienia KSeF?

uprawnienia KSeF

Kto i jakie ma uprawnienia KSeF?

KSeF w pigułce – kluczowe informacje o KSeF w formie video:

 

Kto może korzystać z KSeF?

Z Krajowego Systemu e-Faktury mogą korzystać:

  1. przedsiębiorca,
  2. podmioty wskazane przez przedsiębiorcę, np. biuro rachunkowe,
  3. komornicy sądowi i organy egzekucyjne (z art. 106c ustawy o VAT),
  4. osoby fizyczne wskazane przez komorników sądowych i organy egzekucyjne
  5. osoby fizyczne wskazane w zawiadomieniu ZAW-FA o nadaniu uprawnień do korzystanie z KSeF przez przedsiębiorcę lub komorników/organy egzekucyjne
  6. pozostałe podmioty wskazane przez osoby fizyczne korzystające z Krajowego Systemu e-Faktur, jeżeli prawo do wskazywania innego podmiotu wynika z uprawnień nadanych tym osobom.

Skorzystanie z KSeF wymaga uwierzytelnienia za pomocą:

  • kwalifikowanego podpisu elektronicznego albo
  • kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, albo
  • podpisu zaufanego, albo
  • wygenerowanego przez Krajowy System e-Faktur, po uwierzytelnieniu się w jeden z powyższych sposobów, ciągu znaków alfanumerycznych,

– oraz weryfikacji posiadanych uprawnień.

Więcej na temat dostępu do Krajowego Systemu e-Faktur przeczytasz w artykule: Metody uwierzytelnienia podmiotów korzystających z KSEF

Rodzaje uprawnień do KSeF

Wyróżnia się trzy rodzaje uprawnień do korzystania z KSeF:

  1. uprawnienie do nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur
  2. uprawnienie do wystawiania lub dostępu do faktur ustrukturyzowanych
  3. uprawnienie do wystawiania faktur w imieniu sprzedawcy w ramach samofakturowania – jeśli przedsiębiorcy zawarli wcześniej umowę w sprawie wystawiania faktur w imieniu i na rzecz sprzedawcy przez kupującego, w której określili procedurę zatwierdzania tak wystawionych faktur.

Podmioty uprawnione do korzystania z KSEF

Rodzaje uprawnień Nadanie, zmiana lub odbiór uprawnień Wystawianie lub dostęp do e-Faktur Wystawianie faktur przez nabywcę (samofakturowanie)
Przedsiębiorca TAK TAK Uprawnienie do samofakturowania posiada wskazany przez przedsiębiorcę:
  • nabywca
  • podmiot wskazany przez tego nabywcę do wystawiania faktur
Osoba fizyczna wskazana przez przedsiębiorcę TAK TAK
Komornicy sądowi i organy egzekucyjne TAK TAK
Osoba fizyczna wskazana przez komorników i org.egz. TAK TAK
Podmiot wskazany przez przedsiębiorców, np. biuro rachunkowe NIE TAK
Osoba fizyczna wskazana przez podmiot, który został wskazany przez przedsiębiorcę, np. pracownik biura rachunkowego NIE TAK
 

Komornicy i organy egzekucyjne będą miały dostęp tylko do tych faktur, w których są wymienieni, jako strona.

Sposoby nadawania, zmiany lub odebrania uprawnień do KSeF

Nadawanie, zmiana lub odbieranie uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur może być dokonywane:

  • elektronicznie – za pomocą oprogramowania interfejsowego, dostępnego na stronie wskazanej przez Ministerstwo Finansów lub za pomocą programów komercyjnych (przy użyciu API) – po weryfikacji posiadanych uprawnień.
  • papierowo – w drodze zawiadomienia ZAW-FA. Taka możliwość jest przewidziana dla podmiotów, które nie są osobami fizycznymi i nie mogą uwierzytelnić się w sposób elektroniczny.

Zakres danych, jakie należy podać uprawniając do KSeF

Zarządzanie uprawnieniami do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur wymaga podania:

  1. NIP przedsiębiorcy – podatnika,
  2. danych podmiotu/osoby fizycznej, którym jest nadawane, zmieniane lub odbierane uprawnienie:
    • NIP – w przypadku podmiotu, NIP lub PESEL – w przypadku osoby fizycznej,
    • imienia i nazwiska osoby fizycznej albo nazwy podmiotu,
    • daty urodzenia osoby fizycznej, w przypadku niepodania NIP i PESEL,
    • numeru i serii dowodu osobistego lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość osoby fizycznej oraz kraju jego wydania – w przypadku nieposiadania NIP i PESEL przez daną osobę,
    • danych unikalnych identyfikujących kwalifikowany podpis elektroniczny uprawnionej osoby fizycznej, w przypadku gdy podpis ten nie zawiera NIP i PESEL.
  3. rodzaju uprawnienia – są one wymienione w poprzednim bloku artykułu: Rodzaje uprawnień do KSeF
  4. informacji, czy podmiot lub osoba fizyczna, którym jest nadawane, zmieniane lub odbierane uprawnienie, jest przedstawicielem podatkowym.

Nadanie, zmiana lub odebranie uprawnienia do wystawiania faktur ustrukturyzowanych przez osobę fizyczną uprawnioną przez komorników sądowych i organy egzekucyjne wymaga podania:

  • NIP komornika/organu egzekucyjnego oraz
  • danych osoby fizycznej wymienionych na powyższej liście (imienia, nazwiska, daty urodzenia itd).

Od kiedy uprawnienia są skuteczne?

Aby uprawnienia zaczęły działać muszą zostać wprowadzone do systemu. W przypadku zgłoszeń elektronicznych uprawnienia będą skuteczne od razu po przetworzeniu dyspozycji.

Zaś uprawnienie nadawane za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA będzie wprowadzane do systemu przez właściwy urząd skarbowy, który w pierwszej kolejności weryfikuje zawiadomienie pod względem formalnym, w szczególności czy zawiadomienie jest podpisane przez odpowiednią liczbę osób uprawnionych do reprezentacji. Właściwy urząd skarbowy będzie wprowadzał zawiadomienie niezwłocznie po jego otrzymaniu.

W ramach KSeF przedsiębiorca ma wybór czy chce sam bezpośrednio nadawać uprawnienia konkretnym osobom fizycznym, także spoza własnej organizacji, czy wskazać podmiot uprawniony do wystawiania lub otrzymywania faktur i umożliwiać pośrednie przekazywanie uprawnień.

Dostęp do faktury ustrukturyzowanej

Dostęp do faktury ustrukturyzowanej jest możliwy poprzez podanie:

  1. numeru identyfikującego daną fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur,
  2. numeru faktury,
  3. NIP lub innego identyfikatora nabywcy albo informacji o jego braku,
  4. imienia i nazwiska lub nazwy nabywcy albo informacji o braku tych danych;
  5. kwoty należności ogółem.

Autor ifirma.pl

Dorota Łesak

Księgowa i autorka tekstów. Jako księgowa w ifirma.pl każdego dnia zapewnia fachowe wsparcie swoim klientom – małym firmom usługowym i handlowym. Pomiędzy codziennymi obowiązkami dzieli się na blogu ifirma.pl swoim ośmioletnim doświadczeniem i wiedzą dotyczącą tematów księgowo-podatkowych.

Dodaj komentarz

Zachęcamy do komentowania naszych artykułów. Wyraź swoje zdanie i włącz się w dyskusje z innymi czytelnikami. Na indywidualne pytania (z zakresu podatków i księgowości) użytkowników ifirma.pl odpowiadamy przez e-mail, czat lub telefon – skontaktuj się z nami.

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

Administratorem Twoich danych osobowych jest IFIRMA S.A. z siedzibą we Wrocławiu. Dodając komentarz na blogu, przekazujesz nam swoje dane: imię i nazwisko, adres e-mail oraz treść komentarza. W systemie odnotowywany jest także adres IP, z wykorzystaniem którego dodałeś komentarz. Dane zostają zapisane w bazie systemu WordPress. Twoje dane są przetwarzane na podstawie Twojej zgody, wynikającej z dodania komentarza. Dane są przetwarzane w celu opublikowania komentarza na blogu, jak również w celu obrony lub dochodzenia roszczeń. Dane w bazie systemu WordPress są w niej przechowywane przez okres funkcjonowania bloga. O szczegółach przetwarzania danych przez IFIRMA S.A dowiesz się ze strony polityki prywatności serwisu ifirma.pl.

Potrzebujesz
wystawić fakturę?

Zrób to za darmo z programem IFIRMA!

  • Wszystkie rodzaje faktur
  • Baza kontrahentów
  • Program magazynowy
  • Wsparcie techniczne BOK
Załóż darmowe konto

Może te tematy też Cię zaciekawią

Biuro rachunkowe - ifirma.pl

Mobilnie. Wszędzie

Z ifirma.pl masz księgowość w swoim telefonie. Wysyłaj dokumenty, sprawdzaj salda i terminy online, gdziekolwiek jesteś. Aplikację znajdziesz na najpopularniejszych platformach.

Mobilnie