KSeF w e-commerce – faktury B2B oraz B2C w sprzedaży online i inne obowiązki związane z Krajowym Systemem e-Faktur od 2026

×

KSeF w e-commerce

KSeF to system faktur elektronicznych, który od 1 lutego 2026 r. stanie się obowiązkowy dla polskich przedsiębiorców, w tym sprzedawców w sklepach online. Dzięki niemu faktury będą wystawiane, przesyłane i przechowywane w pełni cyfrowo, co dla e-sklepów internetowych jest dużą zaletą – automatyzacja fakturowania ułatwia obsługę sprzedaży, wspiera księgowość i zmniejsza ryzyko pomyłek.

Korzystanie z KSeF będzie zatem obowiązkowe dla wszystkich podatników VAT, ale sposób wystawiania faktur zależy od rodzaju odbiorcy:

• B2B (firma-firma) – każda faktura musi być wystawiona w KSeF, niezależnie od zgody nabywcy;
• B2C (firma-konsument) – wystawianie e-faktur w KSeF jest fakultatywne – przedsiębiorca może, ale nie musi z tej opcji korzystać.

Praktyczne wskazówki dla przedsiębiorców:

• DO 31 STYCZNIA 2026 r. – korzystanie z KSeF ma charakter dobrowolny. W tym okresie możliwe jest testowanie systemu i wystawianie faktur ustrukturyzowanych, przy czym ich przesłanie nabywcy wymaga uzyskania jego zgody;
• OD 1 LUTEGO 2026 r. – KSeF stanie się obowiązkowy w zakresie faktur B2B. W relacjach B2C korzystanie z systemu pozostanie dobrowolne;
• ZAPEWNIENIE INTEGRACJI SYSTEMU SPRZEDAŻY Z KSeF – zwłaszcza w przypadku obsługi dużej liczby transakcji online;
• OKREŚLIĆ SPOSÓB UDOSTĘPNIANIA FAKTURY KONSUMENTOWI – przykładowo za pośrednictwem panelu klienta, wiadomości e-mail lub linku do systemu.

KSeF a faktury B2C

Zgodnie z przepisem art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT, w brzmieniu obowiązującym od dnia 1 lutego 2026 r., podatnicy będą zobowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF, co oznacza, że faktura zostanie uznana za wystawioną w momencie przesłania jej do systemu, a sam KSeF stanie się centralnym punktem fakturowania dla wszystkich firm. Jednakże nieco inne zasady będą obowiązywać przy sprzedaży do osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej.

Nowelizacja przepisów wprowadza fakultatywną możliwość wystawiania e-faktur dla konsumentów, czyli podatnik sam zdecyduje, czy chce wystawiać faktury w KSeF osobom fizycznym, czy pozostać przy dotychczasowej formie, np. papierowej lub elektronicznej (PDF, e-mail).

Co ważniejsze, wystawienie e-faktury dla konsumenta nie wymaga jego zgody. Jednakże nadal jednak obowiązywać będzie zasada, że faktura dla konsumenta wystawiana jest wyłącznie na jego żądanie. Zatem jeśli konsument poprosi o fakturę, przedsiębiorca będzie mógł:

• wystawić ją poza KSeF – w formie papierowej lub PDF,
• lub wystawić e-fakturę w KSeF, jeśli uzna to za właściwe rozwiązanie, wówczas podatnik będzie zobowiązany do:
  • zapewnienia dostępu do faktury wystawionej w KSeF oraz
  • wydać fakturę poza KSeF na żądanie konsumenta.

Sklepy internetowe mogą więc nadal wystawiać faktury na dotychczasowych zasadach, a integrację z KSeF potraktować jako dodatkowe ułatwienie.

KSeF a faktury B2B

Sprzedaż w relacji B2B (business-to-business) obejmuje transakcje zawierane między przedsiębiorcami, zatem od 1 lutego 2026 r. każda faktura wystawiona dla kontrahenta będzie musiała przejść przez KSeF:

• każda faktura B2B musi zostać wystawiona i przesłana do KSeF;
• po zatwierdzeniu w systemie otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny (KSeF ID);
• nabywca może pobrać ją bezpośrednio z systemu po zalogowaniu.

Dla sklepów internetowych to duża zmiana w procesie sprzedaży B2B konieczne będzie:

• rozpoznanie nabywcy jako przedsiębiorcy już w momencie zakupu (np. po numerze NIP);
• automatyczne przekazanie faktury do KSeF przez integrację z API;
• odebranie potwierdzenia odbioru (UPO), które potwierdza poprawne zarejestrowanie dokumentu.

Faktury B2B muszą zawierać poprawne dane firmy (NIP, nazwa, adres). Błędy w danych nie mogą być już korygowane notą korygującą, w takim przypadku trzeba będzie wystawić fakturę korygującą.

Poznaj lepiej nasz integrator e-commerce! Sprawdź: wszystkie funkcje oraz integracje i rozkręć sprzedaż na maxa z IFIRMA!

Jak przygotować sklep internetowy na KSeF? – instrukcja krok po kroku

Korzystanie z KSeF wiąże się z przekazywaniem danych osobowych (np. imię, nazwisko, NIP, adres) do systemu prowadzonego przez Ministerstwo Finansów. W związku z tym należy zaktualizować politykę prywatności, tak aby była zgodna z RODO.

W szczególności poprzez:

• WSKAZANIE PODSTAWY PRAWNEJ PRZEKAZYWANIA DANYCH – art. 6 ust. 1 lit. c RODO (wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na administratorze);
• POINFORMOWANIE O PRZEKAZANIU DANYCH DO KSeF – to obowiązek informacyjny wobec osób, których dane są przetwarzane;
• WSKAZANIE ZAKRESU PRZEKAZYWANYCH DANYCH – zaznacz, że przetwarzane są dane niezbędne do wystawienia faktury (np. imię, nazwisko, NIP, adres e-mail);
• AKTUALIZACJA ODBIORCÓW DANYCH – dodaj informację o Ministerstwie Finansów jako podmiocie, który otrzymuje dane w ramach KSeF.

KSeF a regulamin sklepu internetowego

Regulamin sklepu internetowego, to podstawowy dokument, który określa zasady działania sklepu online. W związku z wejściem w życie KSeF, taki regulamin (tak jak polityka prywatności) powinien zostać uzupełniony o zapisy dotyczące:

• FAKTUROWANIA ELEKTRONICZNEGO – wskazanie, że sklep wystawia faktury w Krajowym Systemie e-Faktur;
• SPOSOBU PRZEKAZYWANIA DOKUMENTÓW – poinformowanie klienta, że faktury są przesyłane w formacie PDF, przez e-mail lub udostępniane w systemie KSeF;
• PROCEDUR KOREKT I BŁĘDÓW – wskazanie, jak sklep postępuje w przypadku błędnych danych nabywcy (np. brak możliwości noty korygującej, konieczność wystawienia faktury korygującej).

KSeF a e-commerce – checklista wdrożenia dla sklepów internetowych

Jeżeli prowadzisz sklep internetowy, to poniżej przygotowaliśmy dla Ciebie checklistę wdrożenia KSeF w e-commerce.

SZKOLENIE ZESPOŁU I PLANOWANIE WDROŻENIA

• zorganizuj szkolenie dla zespołu technicznego, księgowego i obsługi klienta;
• omów podstawy KSeF, obowiązki prawne, różnice między fakturami B2B i B2C;
• przygotuj procedury reagowania na błędy i reklamacje;
• ustal harmonogram wdrożenia i podział odpowiedzialności między działami.

SPRAWDZENIE GOTOWOŚCI SYSTEMU E-COMMERCE

• sprawdź, czy integracja z KSeF jest już dostępna lub planowana przed 2026 r.;
• określ, czy potrzebna będzie dodatkowa wtyczka lub indywidualne API;
• zweryfikuj, czy system umożliwia rozróżnienie transakcji B2B i B2C oraz obsługę zaliczek, korekt i zwrotów.

AKTUALIZACJA REGULAMINU SKLEPU I POLITYKI PRYWATNOŚCI

• regulamin sklepu:
  • dodaj informację o fakturowaniu przez KSeF;
  • opisz sposób przekazywania faktur (PDF, e-mail, KSeF);
  • uwzględnij procedury korekt i błędów;
• polityka prywatności:
  • wskaż podstawę prawną przetwarzania danych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO);
  • poinformuj o przekazywaniu danych do KSeF;
  • określ zakres danych przetwarzanych w systemie i sposób ich udostępniania.

TESTOWANIE INTEGRACJI Z KSEF

• skorzystaj ze środowiska testowego (sandbox) MF;