Które wydatki na sprzęt do pracy zdalnej pracodawca może bezpośrednio wrzucić w koszty

Przepisy regulujące pracę zdalną zaczęły obowiązywać od kwietnia 2023 roku. W ustawie Kodeks pracy dedykowano cały rozdział, w którym omawia się zasady wykonywania pracy zdalnej. W dzisiejszej publikacji napiszemy, które wydatki na sprzęt do pracy zdalnej pracodawca może bezpośrednio wrzucić w koszty.

Idea pracy zdalnej

Praca zdalna jest wykonywana poza siedzibą pracodawcy z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, najczęściej pod adresem zamieszkania pracownika. Jeśli to będzie inna lokalizacja, to pracodawca musi znać miejsce, gdzie będzie wykonywana praca zdalna. Pracodawca ma określone obowiązki w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.

Sprawdź nasz materiał na Youtube:

Jak widać przepisy w sposób jednoznaczny wskazują, że pracodawca ma zapewnić pracownikowi materiały i narzędzia do wykonywania pracy zdalnej, więc zobaczmy, które wydatki można wrzucić bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów w działalności gospodarczej.

Koszty pracy zdalnej

Kosztami uzyskania przychodów w działalności gospodarczej może być wszystko, co ma związek z prowadzoną działalnością. Koszty są ponoszone w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów. To oznacza, że znajdą się tutaj wszystkie koszty, zarówno bezpośrednio, jak i pośrednio związane z osiąganymi przychodami. Jedną z kategorii kosztów będą te, które ponosi pracodawca zatrudniający pracowników.

Które wydatki na sprzęt do pracy zdalnej pracodawca może bezpośrednio wrzucić w koszty?

Chyba nie ma nikt wątpliwości, że wydatki na sprzęt do pracy zdalnej mają pośredni związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a więc nie ma przeszkód, żeby znalazły się w kosztach uzyskania przychodów. O tym, czy zakup znajdzie się w całości w kosztach uzyskania przychodów, czy będzie tym kosztem poprzez cykliczne odpisy amortyzacyjne będzie przede wszystkim decydowała kwota.

Organy podatkowe w wydawanych interpretacjach nie kwestionują różnego rodzaju wydatków w związku z wykonywaniem pracy zdalnej. Przykładowo w jednej z nich sygn. 0111-KDIB1-2.4010.701.2022.6.DP z dnia 03.01.2023 r. jest mowa o kosztach zakupu voucherów, kart podarunkowych lub kart typu prepaid w związku z wykonywaniem pracy zdalnej. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej podkreślił, że kosztami uzyskania przychodów są również tzw. „koszty pracownicze” ponoszone na rzecz pracowników, które w sposób pośredni wpływają na zwiększenie ich motywacji do pracy, poprawę jakości wykonywanej pracy oraz zdrowie i samopoczucie. Dyrektor KIS podkreślił również, że narzędzia i materiały potrzebne do wykonywania pracy zdalnej oraz obsługę logistyczną ma zapewnić pracodawca. Przy czym przepis pozostawia pracodawcy swobodę co do sposobu zapewnienia pracownikowi pracującemu zdalnie narzędzi i materiałów potrzebnych mu do wykonywania tej pracy. Zapewnienie to może mieć zatem charakter rzeczowy, poprzez wyposażenie stanowiska pracy w narzędzia i materiały, jak i wypłatę świadczenia za używanie własnych materiałów i narzędzi pracownika.

Kiedy wydatek może być zakwestionowany?

Mało kto pamięta, że w ustawie o podatku dochodowym jest jeszcze jeden zapis mówiący o tym, kiedy wydatek na zakup zużywających się stopniowo rzeczowych składników majątku przedsiębiorstwa nie będzie stanowił kosztów uzyskania przychodów.

Jednak jeśli chodzi o zakup sprzętu do pracy zdalnej, to nikt nie powinien mieć wątpliwości, że ten zakup ma związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, nawet jeśli znajduje się poza siedzibą przedsiębiorstwa. Ponadto przepisy wręcz narzucają na przedsiębiorcę obowiązek zapewnienia pracownikowi niezbędnych narzędzi do wykonywania pracy zdalnej. Ustawodawca nie narzuca, w jakiej formie pracodawca wywiązuje się z tego obowiązku. Przedsiębiorca może zakupić i przekazać pracownikowi niezbędne wyposażenie w postaci rzeczowej lub będzie wypłacał ekwiwalent czy ryczałt na zasadach ustalonych w firmie.

Sprzęt do pracy zdalnej – podsumowanie

Formuła pracy zdalnej z założenia dotyczy wykonywania obowiązków służbowych na odległość, z wykorzystaniem dostępnych środków komunikacji z pracodawcą. W dzisiejszej publikacji podjęliśmy temat rozliczania wydatków na zakup sprzętu wykorzystywanego do pracy zdalnej. Przedsiębiorca ma w tym przypadku dowolność, może zakupić sprzęt i przekazać pracownikowi lub wprowadzić zasady wypłaty ryczałtu czy ekwiwalentu za wykorzystanie sprzętu własnego pracownika. Takie regulacje powinny być znane wszystkim pracownikom, którzy realizują zadania służbowe przebywając na pracy zdalnej. Jeśli przedsiębiorca wybierze to pierwsze rozwiązanie, to jak najbardziej będzie mógł taki zakup wrzucić bezpośrednio w koszty uzyskania przychodów. Organy podatkowe nie powinny mieć cienia wątpliwości, że taki zakup ma związek z prowadzoną działalnością gospodarczą. Przywołana interpretacja podatkowa potwierdza prawidłowość takiego postępowania. Przedsiębiorca ma do wyboru, taką swobodę daje mu ustawodawca, może zakupić sprzęt i narzędzia pracy lub wypłacać ekwiwalent. Rozliczając koszt podatkowy przedsiębiorca powinien pamiętać, że wydatek musi być właściwie udokumentowany, a przede wszystkim mieć związek z prowadzoną działalnością gospodarczą pracodawcy.

Stan prawny na dzień: 24.05.2024 r.