Nagrody i wyróżnienia w miejscu pracy – najważniejsze informacje 2025

×

Nagroda dla pracownika a przepisy prawa pracy

Tryb przyznawania nagród i wyróżnień dla pracownika został uregulowany w ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy. Zgodnie z przepisem art. 105 kodeksu pracy „Pracownikom, którzy przez wzorowe wypełnianie swoich obowiązków, przejawianie inicjatywy w pracy i podnoszenie jej wydajności oraz jakości przyczyniają się szczególnie do wykonywania zadań zakładu, mogą być przyznawane nagrody i wyróżnienia. Odpis zawiadomienia o przyznaniu nagrody lub wyróżnienia składa się do akt osobowych pracownika”.

Z powyższego wynika, iż:

• beneficjentami nagród i wyróżnień są pracownicy;
• pracownicy, aby otrzymać nagrodę lub wyróżnienie, muszą:
  • wzorowo wypełniać swoje obowiązki,
  • przejawiać inicjatywę w pracy,
  • podnosić wydajność i jakości pracy;
• nagrody i wyróżnienia to forma docenienia pracowników za ich szczególny wkład w wykonywanie zadań zakładu;
• aby przyznać pracownikowi nagrodę i wyróżnienie, należy sporządzić oficjalną informację w postaci zawiadomienia o przyznaniu nagrody lub wyróżnienia, a następnie złożyć do akt osobowych odpis pracownika.

Wśród przykładów nagród i wyróżnień dla pracownika należy wyróżnić:

• nagrody finansowe (np. bonusy, nagrody pieniężne za osiągnięcie określonych wyników dla firmy);
• nagrody rzeczowe (np. vouchery);
• wyróżnienia publiczne (np. ogłoszenie na imprezie firmowej, iż dany pracownik zasługuje na pochwałę);
• szkolenia (np. pokrycie kosztów szkolenia).

Zatrudniasz pracowników i zastanawiasz się, czy wydatki na podnoszenie kwalifikacji pracownika mogą stanowić koszty uzyskania przychodów? Jeśli tak, to przeczytasz ten artykuł.

Za co pracownik może dostać nagrodę?

Przepisy prawa pracy nie określają sytuacji, za które pracownikowi przysługiwałaby nagroda albo wyróżnienie. Na podstawie brzmienia przepisu art. 105 Kodeksu pracy oraz praktyki zawodowej można jednak wyróżnić następujące przykładowe okoliczności, które stanowią podstawę do nagrodzenia pracownika w miejscu pracy:

• wzorowe i sumienne wykonywanie obowiązków;
• przejawianie inicjatywy i zaangażowania w pracy;
• podnoszenie wydajności i jakości pracy;
• osiągnięcia zawodowe;
• rozwój zawodowy i zdobywanie nowych kwalifikacji;
• długoletnia praca lub lojalność wobec firmy;
• działania innowacyjne.

Nagroda dla pracownika – jak opodatkować?

Nagrody przyznawane przez pracodawcę pracownikowi są traktowane jako przychód ze stosunku pracy, co oznacza, że podlegają one opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych (PIT).

Zgodnie z przepisem art. 12 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Co więcej, jeśli chodzi o zakres przychodów z innych źródeł [por. art. 20 ust. 1 ustawy o PIT]:

• przychodami z innych źródeł są różnorodne świadczenia i kwoty, które nie są przypisane do innych kategorii przychodów określonych w ustawie, takich jak wynagrodzenia czy dochody kapitałowe, i obejmują:
  • kwoty wypłacone po śmierci członka otwartego funduszu emerytalnego osobom uprawnionym,
  • zwroty oraz wypłaty z indywidualnych kont zabezpieczenia emerytalnego,
  • zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego,
  • alimenty,
  • stypendia,
  • świadczenia z umów o pomocy przy zbiorach,
  • dotacje, subwencje, dopłaty, nagrody i inne nieodpłatne świadczenia, które nie zostały przypisane do innych kategorii przychodów (np. przychodów z działalności gospodarczej).

Jeśli chodzi z kolei o obowiązki zakładów pracy jako płatników [por. art. 32 ust. 1 ustawy o PIT]:

• Zakłady pracy (niezależnie od formy prawnej) są zobowiązane działać jako płatnicy podatku dochodowego i muszą obliczać i pobierać w trakcie roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują u nich przychody z:
  • stosunku pracy lub stosunku służbowego,
  • pracy nakładczej,
  • spółdzielczego stosunku pracy,
  • zasiłków pieniężnych wypłacanych w ramach ubezpieczenia społecznego przez zakład pracy,
  • udziału w nadwyżce bilansowej wypłacanej w spółdzielniach pracy.
• Podstawą opodatkowania są m.in. przychody, o których mowa w art. 20 ust. 1, podlegają opodatkowaniu na zasadach ogólnych.

Mając na uwadze powyższe, wszelkie nagrody przyznane pracownikowi przez pracodawcę w ramach istniejącego stosunku pracy są uznawane za przychód wynikający z tego stosunku. Przepisy dotyczące zwolnień z podatku dochodowego od osób fizycznych nie przewidują wyjątków dla nagród przyznawanych za szczególne zaangażowanie w pracy. Wskutek tego takie świadczenia są opodatkowane podatkiem dochodowym od osób fizycznych na tych samych zasadach co wynagrodzenie.

Co do zasady nagrody od pracodawcy uznawane są jako przychód ze stosunku pracy, który podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych i składkom ZUS.

Czy premia jest nagrodą?

Nagroda przyznawana jest wtedy, gdy pracodawca ma pewien margines swobody i uznania przy jej przyznawaniu. Co oznacza, że nagroda nie jest uzależniona od spełnienia przez pracownika określonych warunków, a jej przyznanie jest wynikiem wzorowego wykonywania obowiązków pracowniczych albo innych zachowań godnych pochwały w danym miejscu pracy.

Z kolei premia stanowi świadczenie, które jest uzależnione od spełnienia określonych i ustalonych wcześniej przez pracodawcę warunków. Co to oznacza? Przede wszystkim to, że pracownik musi wykonać konkretne zadania albo przykładowo osiągnąć określone cele czy też wyniki, aby otrzymać premię. Co więcej, premia ma charakter roszczeniowy, czyli pracownik może się jej domagać, jeśli spełni wymagane warunki. Jako że premia nie jest stałym elementem wynagrodzenia za pracę, bo pracownik nabywa do niej prawo, gdy spełni określone przesłanki jej nabycia, to warto pamiętać, że jej wysokość może się różnić i być zmienna, bowiem zależeć będzie od stopnia realizacji warunków.

Przykład:

Pracodawca obiecał swojemu pracownikowi premię za uzyskanie określonej liczby sprzedaży produktów. Jeśli pracownik spełni wymagania pracodawcy, to dostanie tę premię po osiągnięciu celu sprzedażowego.

Warto w tym miejscu odnieść się również do orzecznictwa:

• „O zakwalifikowaniu świadczenia jako premii lub nagrody nie przesądza jego nazwa, lecz warunki jego nabycia. Jeśli z okoliczności wynika, że przysługuje ono w razie spełnienia przez pracownika określonych w przepisach płacowych (np. w regulaminie wynagradzania) przesłanek, to należy je uznać za świadczenie obowiązkowe, a więc premię, nawet w wypadku, gdy zostało ono nazwane nagrodą” [por. postanowienie Sądu Najwyższego z dnia 22 maja 2024 r., sygn. akt III PSK 59/23];
• „Wynagrodzenie pracownika, oprócz płacy zasadniczej, może obejmować różnego rodzaju dodatki o charakterze fakultatywnym albo obligatoryjnym, stałym lub okresowym. Jednym z takich dodatków może stać się premia będąca zmiennym składnikiem wynagrodzenia, do którego pracownik nabywa prawo w przypadku spełnienia wymogów określonych w wewnętrznych przepisach pracodawcy. Nagroda (nazywana również premią uznaniową) jest natomiast świadczeniem całkowicie uzależnionym od swobodnego uznania pracodawcy. Kryterium pozwalającym na rozróżnienie obu wymienionych składników wynagrodzenia jest to, czy pracodawca wskazał w obowiązujących u niego zasadach wynagradzania lub w umowie z pracownikiem skonkretyzowane przesłanki nabycia prawa do premii” [por. wyrok Sądu Apelacyjnego w Lublinie z dnia 8 sierpnia 2018 r., sygn. akt III APa 8/18].

Różnice pomiędzy premią a nagrodą:

• Premia jest świadczeniem roszczeniowym, a nagroda uznaniowym.
• Premia wynika z ustalonych przez pracodawcę warunków, a nagroda nie wymaga spełnienia konkretnych kryteriów przez pracownika.
• Premia musi zostać wypłacona, jeśli warunki zostały spełnione przez pracownika, natomiast nagroda zależy od woli pracodawcy.

Podsumowanie

Nagrody i premie w miejscu pracy mają na celu motywowanie pracowników i docenianie ich wkładu w realizację celów firmy. Premie to świadczenia roszczeniowe, których przyznanie zależy od spełnienia określonych warunków, przykładowo osiągnięcie wyników czy też realizacji wyznaczonych zadań. Z kolei nagrody mają charakter uznaniowy, albowiem ich przyznanie zależy od dobrej woli pracodawcy i stanowi formę pochwały pracownika za jego wzorowe sprawowanie obowiązków bądź wyjątkowe zaangażowanie w pracę. Jednakże należy pamiętać, że zarówno premie, jak i nagrody stanowią przychód ze stosunku pracy, co oznacza, że podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Zastanawiasz się, jak są rozliczane karty podarunkowe na gruncie PIT i VAT? Jeśli tak, to przeczytaj ten artykuł.