Zgodnie z przepisami podatkowymi, nazwa towaru lub usługi stanowi jeden z obligatoryjnych elementów faktury. Mimo że regulacje prawne nie wskazują, w jaki dokładnie sposób określić przedmiot sprzedaży, nie oznacza to pełnej dowolności.

Nazwa na fakturze – opinia organów podatkowych

Listę elementów niezbędnych na fakturze można znaleźć w art. 106e ust. 1 Ustawy o VAT. W tym miejscu znajduje się informacja o konieczności uwzględnienia „nazwy (rodzaju) towaru lub usługi” – i jest to jedyna wskazówka, jaką daje nam ustawodawca.

Nieco więcej światła na kwestię nazewnictwa rzucają interpretacje organów skarbowych. Zgodnie z ich opinią, nazwa na fakturze powinna jednoznacznie identyfikować towar albo usługę, które są sprzedawane. Jest to niezbędne nie tylko dla nabywcy, ale przede wszystkim dla celów ustalenia właściwej stawki VAT. Dlatego też nazwa nie powinna być zbyt ogólna (np. „Żywność”), ponieważ pod jednym pojęciem mogą mieścić się produkty różnorodnie opodatkowane. Tym samym, wystawiając fakturę powinniśmy stosować możliwie dokładną nazwę towaru albo usługi.

Co ważne, organy skarbowe nie narzucają wymogów co do formy nazwy – możliwe jest zatem stosowanie skrótów, specyficznych numerów czy opisów, a nawet stawki VAT (np. „Napój 5% VAT”, „Napój 8% VAT” etc.)

Nazwa na fakturze a odliczenie VAT

Przepisy dotyczące stosowania kas fiskalnych narzucają sprzedawcom wprowadzanie na paragonach takich nazw, które pozwolą konsumentowi bezproblemowo ustalić, jaki towar lub usługę nabył. W przypadku faktur wymogi nie są aż tak zaostrzone, zatem może zdarzyć się sytuacja, w której nazwa nabytego produktu będzie dla kupującego niejednoznaczna (np. numer produkcyjny danego towaru).

Jednakże, jeśli taka nazwa spełnia wymogi jednoznaczności (tzn. sprzedawca jest w stanie określić, jakiej konkretnie sprzedaży dokonał), zasadniczo faktura może zostać uznana za poprawną.

Aby uniknąć ewentualnych sporów z organami skarbowymi – szczególnie po upływie czasu, gdy zapominamy, co kupiliśmy u konkretnego sprzedawcy w konkretnej dacie – warto nanieść na fakturze ręczną adnotację, czego dotyczył dany zakup.