Nowe zasady doręczeń od 1 stycznia 2026 – czy to koniec awizo z urzędów?

Z poniższego artykułu dowiesz się, jakie są nowe zasady doręczeń pism urzędowych, czy e-Doręczenia będą obowiązkowe oraz co wynika z wpisu do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE).

Zmiany w doręczeniach 2026 – na czym polega reforma?

Nowe zasady doręczeń 2026 opierają się na założeniu, że podstawowym kanałem komunikacji z administracją publiczną stanie się forma elektroniczna. Oznacza to stopniowe odejście od papierowej korespondencji i klasycznego mechanizmu awizowania przesyłek.

Ustawodawca zakłada, że adres do e-Doręczeń będzie dla wielu podmiotów adresem „pierwszego wyboru”, a brak odbioru korespondencji elektronicznej może wywoływać takie same skutki prawne, jak nieodebranie listu poleconego.

Co to są e-Doręczenia?

e-Doręczenia, to elektroniczna forma doręczania korespondencji, która została uregulowana w ustawie z 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych. System ten umożliwia bezpieczną wymianę pism pomiędzy podmiotami publicznymi oraz podmiotami niepublicznymi, w tym przedsiębiorcami i pełnomocnikami. e-Doręczenia gwarantują jednoznaczną identyfikację nadawcy i adresata, poufność korespondencji, integralność danych (brak możliwości ingerencji w treść), dowody wysłania i odbioru, szybkie ustalenie aktualnego adresu doręczeń.

Nowe zasady doręczeń pism urzędowych a Baza Adresów Elektronicznych (BAE)

BAE to publiczny rejestr prowadzony przez ministra właściwego ds. informatyzacji, zawierający adresy do doręczeń elektronicznych podmiotów publicznych i niepublicznych.

Wpis adresu do BAE:

• jest obowiązkowy dla podmiotów publicznych i wskazanych ustawą podmiotów niepublicznych,
• ma charakter materialno-techniczny (bez decyzji administracyjnej),
• wywołuje skutki prawne od dnia dokonania wpisu,
• oznacza zgodę na doręczanie korespondencji przez organy publiczne na ten adres,
• dane wpisane do BAE objęte są domniemaniem prawdziwości, a adres pozostaje aktywny bezterminowo (z wyjątkami przewidzianymi w ustawie)

Czy e-Doręczenia będą obowiązkowe?

Tak, e-Doręczenia będą obowiązkowe dla określonych kategorii podmiotów. Obowiązek ten nie dotyczy jednak wszystkich w jednakowym zakresie.

Dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej korzystanie z e-Doręczeń pozostaje dobrowolne, natomiast dla przedsiębiorców i profesjonalistów w zdecydowanej większości przypadków będzie obowiązkowe.

Kto musi mieć adres do e-Doręczeń?

OBOWIĄZEK POSIADANIA E-DORĘCZEŃ DLA PRZEDSIĘBIORCÓW

• firmy zarejestrowane w CEIDG (jednoosobowa działalność gospodarcza, przedsiębiorcy indywidualni) muszą mieć adres do e-Doręczeń
• firmy zarejestrowane w KRS (spółki prawa handlowego – jawne, komandytowe, akcyjne itd.) także muszą posiadać adres do e-Doręczeń
• obowiązek dotyczy również innych podmiotów wpisanych do KRS, np. fundacji czy spółdzielni.

OBOWIĄZEK DLA ZAWODÓW ZAUFANIA PUBLICZNEGO

Dotyczy osób prowadzących działalność zawodową w szczególnych zawodach:

• adwokaci
• radcy prawni
• doradcy podatkowi
• doradcy restrukturyzacyjni
• rzecznicy patentowi
• notariusze
• ważne: osoby te muszą mieć dwa oddzielne adresy do e-Doręczeń – jeden dla firmy, drugi dla wykonywanego zawodu zaufania publicznego. Nie można używać jednej skrzynki do obu celów

ADMINISTRACJA PUBLICZNA I URZĘDY

• wszystkie jednostki publiczne (urzędy centralne, ZUS, KRUS, jednostki samorządu terytorialnego) korzystają z e-Doręczeń od 1 stycznia 2025 r.
• do października 2029 r. wszystkie podmioty publiczne, w tym sądy, komornicy i prokuratura, będą musiały prowadzić wyłącznie korespondencję urzędową przez e-Doręczenia

Terminy – od kiedy obowiązują nowe zasady doręczeń?

Harmonogram wdrażania systemu e-Doręczeń przedstawia się następująco, tj.:

• firmy zarejestrowane od 1 stycznia 2025 r. – obowiązek od momentu rejestracji
• firmy z CEIDG sprzed 1 stycznia 2025 r. – czas do 1 października 2026 r.
• firmy z KRS sprzed 1 stycznia 2025 r. – do 1 kwietnia 2025 r.
• zawody zaufania publicznego – od 1 stycznia 2025 r.

Administracja publiczna, w tym ZUS i JST, korzysta z e-Doręczeń już od 2025 r., a do października 2029 r. system obejmie również sądy, komorników i prokuraturę.

Co zmienia się w praktyce dla przedsiębiorców?

Od 1 stycznia 2026 roku obowiązek korzystania z e-Doręczeń wprowadza istotne zmiany w codziennej komunikacji przedsiębiorców z administracją. Najważniejszą konsekwencją jest zakończenie stosowania tradycyjnego awizo w urzędach dla wszystkich podmiotów objętych systemem listy polecone i powiadomienia papierowe przestają być podstawowym środkiem doręczeń.

W praktyce oznacza to, że każda przesyłka elektroniczna nadana na adres do e-Doręczeń będzie uznawana za skutecznie doręczoną od momentu pojawienia się w skrzynce odbiorcy, niezależnie od tego, czy wiadomość zostanie odczytana. W związku z tym regularne logowanie się do skrzynki i monitorowanie napływającej korespondencji staje się obowiązkiem przedsiębiorcy. Brak reakcji w określonym terminie nie wstrzymuje skutków prawnych – powstaje tzw. fikcja doręczenia, co oznacza, że termin urzędowy biegnie, nawet jeśli nikt nie zapoznał się z pismem.

Dla firm nowe zasady wymagają zatem wprowadzenia procedur wewnętrznych dotyczących obsługi skrzynki e-Doręczeń. Należy wyznaczyć osoby odpowiedzialne za odbiór i przetwarzanie korespondencji, ustalić wewnętrzny harmonogram kontroli skrzynki oraz zapewnić bieżącą aktualizację danych firmy w rejestrach CEIDG lub KRS. Tylko takie podejście gwarantuje, że przedsiębiorca nie zostanie narażony na negatywne skutki prawne wynikające z opóźnień lub przeoczeń w odbiorze pism urzędowych.

Przede wszystkim należy zapamiętać, iż:

• brak odczytu wiadomości elektronicznej nie wstrzymuje skutków doręczenia (każde pismo jest traktowane jako doręczone zgodnie z ustawą)
• e-Doręczenia wymagają systematycznej dyscypliny i realnego nadzoru w ramach firmy odpowiedzialność za skrzynkę i jej zawartość spoczywa bezpośrednio na przedsiębiorcy lub na osobach wyznaczonych przez administratora skrzynki

Checklista dla przedsiębiorcy – e-Doręczenia 2026

I. SPRAWDŹ, CZY TWOJA FIRMA MUSI MIEĆ E-DORĘCZENIA

• firmy CEIDG i KRS – obowiązkowo
• zawody zaufania publicznego: adwokaci, radcy prawni, doradcy podatkowi/restrukturyzacyjni, notariusze, rzecznicy patentowi – obowiązkowo
• inne osoby fizyczne (obywatele prywatni) – dobrowolnie, ale zalecane

II. USTAL TERMIN WDROŻENIA DLA SWOJEJ FIRMY

III. WYBIERZ FORMĘ E-DORĘCZEŃ

• publiczny dostawca (Poczta Polska) – darmowy, prosty w użyciu, wpis do BAE.
• kwalifikowany dostawca komercyjny – płatny, możliwość przeniesienia adresu, obsługa korespondencji z firmami i urzędami.

IV. ZAŁÓŻ ADRES DO E-DORĘCZEŃ

• jeśli rejestrujesz firmę – we wniosku CEIDG/KRS
• jeśli firma istnieje – we wniosku o zmianę wpisu w CEIDG/KRS
• pamiętaj: osobny adres dla firmy – nie używaj prywatnego
• wymagane: Profil Zaufany, e-dowód lub podpis kwalifikowany

V. Aktywuj Skrzynkę E-Doręczeń

• otrzymasz maila z instrukcją aktywacji
• zaloguj się do Konta Przedsiębiorcy (CEIDG) lub jako administrator (KRS)
• podaj adres e-mail do powiadomień i zaakceptuj regulamin
• po aktywacji – skrzynka widoczna w BAE i gotowa do użycia

VI. ZARZĄDZANIE SKRZYNKĄ

• właściciel/administrator może wyznaczyć osoby uprawnione do wysyłania i odbierania wiadomości
• regularnie sprawdzaj skrzynkę, żeby nie przegapić terminów urzędowych
• aktualizuj dane firmy w CEIDG/KRS w razie zmiany adresu, nazwy lub administratora

VII. SPRAWDŹ ADRESY ODBIORCÓW

• skorzystaj z wyszukiwarki podmiotów publicznych – ministerstwo lub urząd
• możesz wysyłać e-Doręczenia także do innych firm z aktywnymi skrzynkami

Podsumowanie – co wynika z nowych zasad doręczeń?

Zmiany w doręczeniach 2026 to systemowa zmiana modelu komunikacji z administracją. e-Doręczenia będą obowiązkowe dla większości przedsiębiorców i profesjonalistów, a wpis do BAE rodzi konkretne skutki prawne. Zignorowanie tych zmian może prowadzić do poważnych konsekwencji procesowych począwszy od utraty terminów po negatywne rozstrzygnięcia spraw.