Nowe zasady ustalania stażu pracy 2026 – umowa zlecenie i działalność gospodarcza wliczane do doświadczenia zawodowego

×

Od 1 stycznia 2026 r. obowiązują nowe zasady ustalania stażu pracy, wprowadzone nowelizacją Kodeksu pracy. Zmiany objęły najpierw sektor publiczny, a od 1 maja 2026 r. mają zastosowanie również w sektorze prywatnym. Nowe przepisy prawa pracy rozszerzają katalog okresów wliczanych do stażu pracy. Oprócz zatrudnienia na podstawie umowy o pracę uwzględniane są m.in. okresy prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej, wykonywania umów zlecenia (o ile podlegały oskładkowaniu), a także inne formy aktywności zawodowej przewidziane w ustawie.

Nowelizacja Kodeksu pracy 2026 – nowe zasady liczenia stażu pracy

Ustawa z dnia 26 września 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw wprowadza od nowego roku jedną z najbardziej rewolucyjnych zmian ostatnich lat w obszarze prawa pracy. Zmiana dotyczy sposobu liczenia okresu zatrudnienia, czyli tzw. stażu pracy.

Czym był staż pracy przed nowelizacją kodeksu pracy?

Do tej pory staż pracy był w praktyce utożsamiany z zatrudnieniem na podstawie umowy o pracę. W efekcie osoby przez lata pracujące na zleceniach lub prowadzące działalność gospodarczą, mimo faktycznego doświadczenia zawodowego, formalnie zaczynały „od nowa” po przejściu na etat. Z kolei od 1 stycznia 2026 r. w sektorze publicznym oraz od 1 maja 2026 r. w sektorze prywatnym sytuacja ta ulega zasadniczej zmianie. Do stażu pracy będą wliczane m.in. okresy wykonywania umów zlecenia, prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej, współpracy przy tej działalności, a także po spełnieniu określonych warunków aktywność zawodowa za granicą.

Co dokładnie się zmienia i dla kogo?

Najistotniejsza zmiana polega na redefinicji tego, czym w ogóle jest staż pracy w rozumieniu prawa pracy. Dotychczas był on w praktyce powiązany niemal wyłącznie z zatrudnieniem na podstawie umowy o pracę. Od 2026 roku katalog ten zostaje istotnie rozszerzony. Do stażu pracy będą wliczane nie tylko okresy etatowe, ale również m.in.:

• wykonywanie umów zlecenia,
• prowadzenie działalności gospodarczej,
• współpraca przy działalności gospodarczej,
• aktywność zawodowa za granicą (po spełnieniu określonych warunków).

Jednocześnie ustawodawca wprowadza jasne zasady:

• okresy nie mogą się dublować,
• kluczowe znaczenie ma ich udokumentowanie, przede wszystkim w systemie ubezpieczeń społecznych.

Zmiana obejmie bardzo szeroką grupę osób aktywnych zawodowo, ale w największym stopniu odczują ją ci, którzy przez lata funkcjonowali poza etatem. Dotyczy to w szczególności samozatrudnionych, freelancerów, osób pracujących na umowach cywilnoprawnych oraz tych, którzy łączyli różne formy zarobkowania w trakcie kariery. W praktyce oznacza to, że osoby te mogą „odzyskać” lata aktywności zawodowej, które dotychczas nie miały żadnego znaczenia z punktu widzenia uprawnień pracowniczych. Dla wielu z nich przełoży się to na szybsze osiągnięcie progów stażowych – a więc wyższy wymiar urlopu, dodatki stażowe czy dłuższe okresy wypowiedzenia.

Co będzie wliczane do stażu pracy w 2026 roku?

Nowy przepis art. 302(1) Kodeksu pracy precyzuje, że do okresu zatrudnienia wlicza się nie tylko klasyczne etatowe zatrudnienie, lecz także różne formy aktywności zawodowej poza umową o pracę.

Do stażu pracy będą zaliczane m.in.:

• okresy prowadzenia działalności gospodarczej, w których przedsiębiorca faktycznie wykonywał działalność i podlegał ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym albo miał obowiązek ich opłacania (w tym na podstawie wpisu do CEIDG i zgłoszenia do ZUS),
• okresy zawieszenia działalności gospodarczej w związku z opieką nad dzieckiem, o ile w tym czasie opłacane były składki na ubezpieczenia społeczne,
• okresy wykonywania umów cywilnoprawnych, w tym umów zlecenia, agencyjnych oraz innych umów o świadczenie usług,
• okresy współpracy z przedsiębiorcą, w szczególności w ramach rodzinnego zaangażowania w działalność gospodarczą (np. współpraca z małżonkiem),
• okresy członkostwa w rolniczych spółdzielniach produkcyjnych oraz spółdzielniach kółek rolniczych,
• udokumentowane okresy pracy za granicą, niezależnie od tego, czy były wykonywane w ramach stosunku pracy.

Co istotne, art. 302(1) § 4 Kodeksu pracy rozszerza ten katalog jeszcze dalej i wprost obejmuje również:

• okres tzw. „ulgi na start” z art. 18 ust. 1 ustawy Prawa przedsiębiorców, czyli czas, w którym osoba rozpoczynająca działalność gospodarczą nie podlega obowiązkowym ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym,
• okres współpracy z osobą korzystającą z „ulgi na start”, jeżeli odprowadzane były składki na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe lub wypadkowe).

Jednakże należy pamiętać, że okresy te będą wliczane tylko wtedy, gdy odprowadzono składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, lub będzie udokumentowane, że nie były wymagane. To fundamentalna zmiana, która w pewnym sensie zrówna doświadczenie osób samozatrudnionych i pracujących na zleceniach z doświadczeniem pracowników etatowych.

Wliczenie działalności gospodarczej i umów cywilnoprawnych do stażu pracy oznacza, że wiele osób zyska prawo do:

• przejrzyj umowy o zarządzanie i prowadzenie PPK;
• wyższego wymiaru urlopu wypoczynkowego;
• wcześniejszej odprawy emerytalnej;
• dodatku stażowego.

Przykład:

Osoba prowadziła działalność gospodarczą przez 5 lat, a następnie podjęła zatrudnienie na etacie. Do tej pory te lata „nie istniały” w kontekście prawa pracy, więc pracownik miał prawo tylko do 20 dni urlopu. Po 2026 r. 5 lat działalności zostanie doliczone, a wymiar urlopu wzrośnie do 26 dni, a dodatkowo szybciej nabędzie prawo do dodatków stażowych i odpraw.

Działalność nierejestrowana a staż pracy – czy jest zaliczana?

Działalność nierejestrowana, uregulowana w przepisie art. 5 Prawo przedsiębiorców, stanowi szczególną formę aktywności zarobkowej osoby fizycznej, która przy spełnieniu ustawowych warunków dotyczących limitu przychodu oraz braku prowadzenia działalności gospodarczej w ostatnich 60 miesiącach nie podlega obowiązkowi rejestracji w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.

Charakter prawny tej aktywności polega na tym, że mimo wykonywania czynności zarobkowych nie dochodzi do powstania statusu przedsiębiorcy, a sama działalność pozostaje poza reżimem działalności gospodarczej w rozumieniu przepisów systemowych.

W kontekście nowych regulacji dotyczących stażu pracy oznacza to, że działalność nierejestrowana nie jest traktowana jako działalność gospodarcza, a jej ewentualne uwzględnienie w stażu pracy nie wynika z automatycznego przypisania do kategorii przedsiębiorców, lecz wymagałoby odrębnej podstawy prawnej jako „inna praca zarobkowa” w rozumieniu art. 302(1) Kodeks pracy.

Zatem należy mieć na uwadze, iż:

• nowe przepisy nie opierają stażu pracy wyłącznie na stosunku pracy, lecz wprowadzają szerokie podejście obejmujące różne formy aktywności zawodowej, w tym działalność gospodarczą oraz wybrane umowy cywilnoprawne, o ile spełnione są warunki ustawowe
• kluczowym kryterium w wielu przypadkach pozostaje podleganie ubezpieczeniom społecznym lub możliwość ich udokumentowania, co oznacza, że sama formalna aktywność nie zawsze będzie wystarczająca do zaliczenia okresu do stażu pracy
• działalność nierejestrowana (NDG) nie jest traktowana jako działalność gospodarcza, co wynika wprost z art. 5 Prawo przedsiębiorców, a tym samym co do zasady nie stanowi samodzielnej podstawy do wliczenia do stażu pracy w reżimie przewidzianym dla przedsiębiorców
• granica między NDG a działalnością gospodarczą ma charakter dynamiczny i zależy od momentu przekroczenia ustawowego limitu przychodu, od którego dana aktywność z mocy prawa staje się działalnością gospodarczą, a więc może być oceniana w kontekście stażu pracy

Zasada działania wstecz

Nowe regulacje obejmują nie tylko przyszłe okresy zatrudnienia, ale również aktywność zawodową sprzed ich wejścia w życie. W praktyce oznacza to, że możliwe jest doliczenie wcześniejszych lat pracy, które dotychczas nie były uwzględniane przy ustalaniu stażu pracy. Nie dzieje się to jednak automatycznie. Warunkiem uwzględnienia tych okresów jest ich odpowiednie udokumentowanie, w szczególności w oparciu o dane z systemu ubezpieczeń społecznych.

Ograniczenie czasowe – 24 miesiące

Ustawodawca wprowadził przy tym ograniczenie czasowe, dokumenty potwierdzające dodatkowe okresy można przedłożyć w terminie 24 miesięcy od wejścia przepisów w życie. Po jego upływie pracodawca nie będzie zobowiązany do ich uwzględnienia. Z perspektywy praktycznej oznacza to konieczność uporządkowania historii zawodowej, zwłaszcza w przypadku osób, które przez lata funkcjonowały w modelu mieszanym (etat, zlecenia, B2B).

Jak potwierdzić okresy prowadzenia działalności lub pracy na zleceniu?

Nowelizacja wprowadza procedurę potwierdzania okresów aktywności zawodowej przez ZUS. Co oznacza, że:

• Potwierdzenie możliwe będzie wyłącznie na podstawie zaświadczenia z ZUS.
• Sama umowa czy wpis do CEIDG nie wystarczy.

Jak to wygląda w praktyce?

• Wniosek o wydanie zaświadczenia składa się elektronicznie przez PUE ZUS.
• ZUS wydaje dokument potwierdzający okresy, za które były opłacane składki.
• Zaświadczenie zostaje umieszczone w profilu ubezpieczonego (PUE/eZUS).
• ZUS powiadamia o dostępności dokumentu (SMS, e-mail, aplikacja).

Dopiero na podstawie takiego zaświadczenia pracodawca może doliczyć okres do stażu pracy.

Należy również zapamiętać, że dla osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę nic się nie zmienia.

• Podstawowym dowodem zatrudnienia pozostaje świadectwo pracy.
• Nie trzeba składać wniosków do ZUS o potwierdzenie okresów etatowych.
• W praktyce należy potwierdzić jedynie okresy, które wcześniej nie były wliczane do stażu (działalność gospodarcza, zlecenia, B2B itp.).

Jak udokumentować okresy zlecenia lub działalności?

Podstawą będzie zaświadczenie z ZUS potwierdzające okresy podlegania ubezpieczeniom społecznym.

Jeśli ZUS nie posiada pełnych danych (np. sprzed wielu lat), można złożyć własne dokumenty, np.:

• umowy cywilnoprawne,
• rachunki lub faktury,
• dokumenty potwierdzające opłacanie składek,
• zaświadczenia z urzędu skarbowego lub CEIDG.

Wnioski o przeliczenie stażu będzie można składać od stycznia 2026 roku, po wejściu w życie nowych przepisów.

Jakie są skutki nowelizacji?

Najistotniejszą konsekwencją zmian jest możliwość szybszego osiągnięcia progów stażowych. W szczególności chodzi o próg 10 lat, od którego zależy wymiar urlopu wypoczynkowego – 26 dni zamiast 20. Po przeliczeniu stażu część pracowników może uzyskać wyższy wymiar urlopu, a także dostęp do innych uprawnień, takich jak dodatki stażowe, nagrody jubileuszowe czy korzystniejsze okresy wypowiedzenia.

Nie oznacza to jednak pełnej dowolności. Okresy aktywności nie będą liczone podwójnie – w przypadku ich nakładania się uwzględniony zostanie tylko jeden, korzystniejszy dla pracownika. Co równie istotne, zmiany dotyczą wyłącznie stażu pracy w rozumieniu prawa pracy – nie mają wpływu na staż emerytalny ani wysokość świadczeń.

Kogo dotyczy zmiana w liczeniu stażu pracy i kto skorzysta najwięcej?

Najbardziej zyskają osoby, które:

• prowadziły działalność gospodarczą (także nierejestrowaną),
• wykonywały zlecenia lub kontrakty B2B,
• łączyły różne formy aktywności zawodowej,
• pracowały w spółdzielniach rolniczych,
• wracają na etat po okresie pracy za granicą.

Dzięki nowym przepisom prawa pracy ich doświadczenie zawodowe zostanie formalnie uznane, a staż pracy znacząco się wydłuży.

KORZYŚCI DLA PRACOWNIKA:

• Większy staż pracy – wcześniejsza działalność, zlecenia lub praca za granicą zwiększą łączny staż i uprawnienia wynikające z kodeksu pracy.
• Szybsze prawo do 26 dni urlopu – po przekroczeniu 10 lat łącznego stażu.
• Dodatki stażowe i nagrody jubileuszowe – więcej osób nabędzie do nich prawo.
• Większa mobilność zawodowa – lata prowadzenia firmy lub praca na umowach cywilnych nie „zerują” stażu przy powrocie na etat.

OBOWIĄZKI DLA PRACODAWCY:

• Nowe obowiązki kadrowe – dział HR będzie musiał uwzględniać okresy udokumentowane przez ZUS.
• Aktualizacja dokumentacji – świadectwa pracy, ewidencje, regulaminy wynagradzania mogą wymagać zmian.
• Więcej wniosków i pytań od pracowników – okres przejściowy wymaga przygotowania działu HR na napływ dokumentów ZUS.
• Równe traktowanie doświadczenia – nie będzie już różnicy między „etatowcem” a osobą, która prowadziła firmę i opłacała składki.

Zmiana przepisów z mocą wsteczną

Nowe przepisy obejmą również okresy sprzed 2026 roku. Oznacza to, że osoby, które prowadziły działalność lub pracowały na zleceniach, będą mogły uwzględnić te lata w swoim stażu pracy – pod warunkiem odpowiedniego udokumentowania. Dzięki temu wiele osób zyska dodatkowe uprawnienia, np.:

• dłuższy urlop,
• prawo do dodatku stażowego,
• wyższe odprawy.

Terminy i przepisy przejściowe

Nowe przepisy Kodeksu pracy wchodzą w życie 1 stycznia 2026 r., ale nie obejmą od razu wszystkich pracodawców, bowiem:

• jednostki sektora finansów publicznych (np. urzędy, szkoły, uczelnie, szpitale) – zastosują nowe przepisy od dnia wejścia w życie ustawy
• ozostali pracodawcy, tj. sektor prywatny – będą stosować przepisy po 6 miesiącach od ogłoszenia ustawy, prawdopodobnie od 1 lipca 2026 r.

Pracownicy zatrudnieni w dniu wejścia ustawy w życie będą mieli 24 miesiące na złożenie dokumentów potwierdzających swoje wcześniejsze okresy działalności lub pracy. Jeśli tego nie zrobią w tym terminie, to wtedy pracodawca nie będzie zobowiązany do ich uwzględnienia. Warto też pamiętać, że wliczanie nowych okresów nie będzie wpływało wstecz na długość wypowiedzenia umowy o pracę ani na toczące się już nabory, w których wymagany był określony staż pracy.

Podsumowanie

Nowelizacja Kodeksu pracy z 26 września 2025 r. wprowadza długo oczekiwaną zmianę, która wyrównuje status osób zatrudnionych na różnych podstawach prawnych. Od 2026 roku prowadzenie działalności gospodarczej czy wykonywanie pracy na podstawie umów cywilnoprawnych nie będzie już traktowane jako „puste lata” z perspektywy prawa pracy. To rozwiązanie, które może mieć realny wpływ na setki tysięcy osób zwłaszcza samozatrudnionych, freelancerów, specjalistów wykonujących usługi dla kilku firm czy tych, którzy wracają na etat po okresie pracy za granicą. Dla pracodawców to z kolei czas na aktualizację procedur kadrowych i przygotowanie się do nowych obowiązków związanych z weryfikacją zaświadczeń ZUS.

Co do zasady tak, zmiany są korzystne, bowiem zmiany mają charakter wyrównujący i eliminują jedną z najbardziej krytykowanych niespójności systemu, w której realna aktywność zawodowa nie przekładała się na formalne uprawnienia pracownicze. W praktyce oznacza to jedno – sama zmiana prawa otwiera możliwości, ale dopiero ich właściwe wykorzystanie przekłada się na konkretne uprawnienia.

Jednocześnie ich praktyczny efekt będzie zależał od dwóch czynników:

• kompletności danych w ZUS,
• aktywności samych pracowników.