Numery faktur – księgujemy numer nadany przez sprzedawcę czy nadany przez system KSeF?

Krajowy System e-Faktur jeszcze nie jest obowiązkowy a już przyprawia o zawrót głowy. Część firm zdecydowała się na wejście w dobrowolny KSEF i pewnie w ich przypadku sporo wątpliwości już się wyjaśniło. Jednak skoro cały czas trwają pracę nad KSEF to oznacza, że efekt końcowy będzie znany dopiero po zakończeniu całego procesu. Jak się okazuje obowiązkowy KSEF nie będzie wdrożony od 1 lipca 2024 roku, tylko w innym terminie, na razie nieznanym. Tak czy inaczej pewne ustalenia się nie zmienią i tak jest w przypadku numeru faktury, który będzie zamieszczany przy księgowaniu faktury z KSEF. W dzisiejszej publikacji odpowiemy na pytanie czy będzie to numer nadany przez sprzedawcę czy przez system KSEF.

Jakie dane powinny się znaleźć na fakturze?

Nic nie wskazuje na to, żeby po wprowadzeniu KSEF miały się zmienić przepisy dotyczące wystawiania faktur. Niezbędne elementy, jakie powinna zawierać faktura sprzedaży zostały wymienione w ustawie o podatku VAT. Wszystkie elementy składowe faktury zostały wymienione w art. 106e ustawy. Na fakturze wystawianej przez czynnego podatnika VAT znajdzie się w szczególności:

• data wystawienia,
• numer, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,
• dane sprzedawcy i nabywcy, wraz z ich numerami NIP,
• rodzaj towaru/usługi,
• cena jednostkowa bez podatku VAT,
• stawki podatku VAT,
• sumę wartości sprzedaży netto,
• kwotę należności ogółem.

Czy wystawianie faktur w KSEF zmienia zakres danych na fakturze?

Jak wynika z dotychczas wydanych przepisów dotyczących wystawiania faktur ustrukturyzowanych, nie zmieniono zapisów co do zakresu informacji, jakie mają być zawarte na fakturze. Oznacza to, że numer nadany przez sprzedawcę na wystawionej fakturze będzie w dalszym ciągu obowiązujący. Samo przesłanie faktury do KSEF nie zmieni numeracji, tylko wygenerowany zostanie drugi numer w systemie do tej samej faktury.

Z czego składa się numer KSEF?

Numer nadawany w KSEF do przesyłanych faktur składa się z pewnego ciągu liczb. Zostało to czytelnie zobrazowane na grafice udostępnionej przez Ministerstwo Finansów. Stałym elementem każdej faktury będzie NIP sprzedawcy. Data wystawienia oznacza dzień przesłania faktury do KSEF, może być różny od daty wystawienia przez sprzedawcę, jeśli faktura zostanie przesłana na drugi dzień. Pozostałe numery są generowane automatycznie.

Uwaga! Ministerstwo Finansów nie przewiduje modyfikacji struktury FA(1) a to by oznaczało, że na wydruku faktury nie będzie obowiązku umieszczania numeru nadanego przez KSEF
Jednak wydaje się, że jeśli systemy fakturowo/księgowe wprowadzą możliwość zamieszczania na fakturze również numeru KSEF, to przedsiębiorcy chętnie z tej opcji skorzystają

Numery faktur – księgujemy numer nadany przez sprzedawcę czy nadany przez system KSeF?

Z uwagi na brak kompleksowych opracowań dotyczących wdrożenia KSEF przedsiębiorcy zastanawiają się, jak to wszystko będzie wyglądało w praktyce. Na stronie Ministerstwa Finansów został co prawda opracowany zbiór pytań i odpowiedzi KSEF, jednak większość podawanych informacji jest bardzo ogólna i niekompletna. Nie znajdziemy tam również informacji na temat, jakim numerem faktury powinien posłużyć się nabywca przy księgowaniu faktury otrzymanej w KSEF. Nie bez powodu na początku publikacji nawiązaliśmy do obowiązkowych elementów faktury. Skoro do tej pory żadne zmiany nie zostały wprowadzone, to należy przypuszczać, że właściwym numerem będzie ten nadany przez sprzedawcę.

Numer faktury – podsumowanie

Wprowadzenie obowiązkowego KSEF przesunęło się w czasie, na razie nie znana jest żadna data wdrożenia. Jednak z tego co można przeczytać na stronach Ministerstwa Finansów wcześniej czy później przepisy wejdą w życie. Przedsiębiorcy mają wiele obaw związanych z wdrożeniem. Dostępne informacje są na razie nieprecyzyjne i ciągle trwają jeszcze dyskusje nad ostatecznym kształtem systemu. W dzisiejszej publikacji szukaliśmy odpowiedzi na pytanie, jaki numer faktury będzie księgował nabywca w rejestrze VAT zakupu. Z uwagi na to, że przepisy ustawy o VAT nie wprowadziły żadnej zmiany należy uznać, że tym numerem będzie ten nadany przez sprzedawcę. Tym bardziej, że na fakturze nie ma obowiązku by się znalazł numer nadany przez KSEF, nic nie zapowiada, żeby miało się to zmienić.