Okazjonalna praca zdalna na niepełnym etacie. Lista obecności – jak odnotować dni pracy zdalnej?

Do czasu pandemii mało kto mógł pracować na odległość – zdalnie. Nie było również żadnych przepisów, poza telepracą, które regulowałyby zasady wykonywania pracy w takiej formule. Wiele się zmieniło w ostatnim okresie i praca zdalna na dobre zagościła w naszej rzeczywistości. Brakowało tylko przepisów, które by pozwoliły pracodawcom rozwiać wątpliwości, w jaki sposób to wszystko zorganizować. To też się zmieniło i od 8 kwietnia 2023 r. weszła w życie zmiana ustawy Kodeks pracy obejmująca, m.in. temat pracy zdalnej. Poza pracą zdalną mamy jeszcze okazjonalną pracę zdalną i w dzisiejszej publikacji odpowiemy sobie na pytanie czy okazjonalna praca zdalna obejmuje również pracowników na niepełnym etacie i czy praca zdalna powinna być odnotowana na liście obecności.

Okazjonalna praca zdalna – co na ten temat mówią przepisy?

W Kodeksie pracy pojawiła się w końcu definicja pracy zdalnej. Praca zdalna polega na wykonywaniu zadań służbowych poza firmą pracodawcy, w miejscu wskazanym przez pracownika każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą. Poza typowymi przypadkami, w których to dojdzie do wykonywania pracy zdalnej ustawodawca wprowadził do ustawy pojęcie okazjonalnej pracy zdalnej, poniżej kilka słów na jej temat.

Przy okazjonalnej pracy zdalnej pracodawca nie ma obowiązku stosowania wszystkich przepisów dotyczących pracy zdalnej, jednak w mocy pozostają przepisy dotyczące m.in. bezpieczeństwa i higieny pracy, czy procedur ochrony danych osobowych. Pracodawca nie może stosować polityki dyskryminacji pracowników przy rozpatrywaniu wniosków o okazjonalną pracę zdalną, co do zasady wniosek pracownika powinien być rozpatrzony pozytywnie. Wprowadzenie takiej zmiany do Kodeksu pracy umożliwia wielu pracownikom połączenie obowiązków prywatnych z zawodowymi. Okazjonalna praca zdalna pozwala pogodzić m.in. sprawowanie doraźnej opieki nad dziećmi czy członkami najbliższej rodziny.

Praca na część etatu

Godzenie obowiązków rodzinnych z pracą zawodową niekiedy zmusza do wycofania się z aktywności zawodowej. Problem ten najczęściej dotyczy kobiet, które zajmują się wychowywaniem dzieci. Nie jest to jednak dobre dla nikogo, ponieważ wiele kobiet chce realizować się zawodowo, jednocześnie nie zaniedbując rodziny. W takim przypadku jedną z alternatyw jest zatrudnienie na niepełny etat. Może to być przykładowo praca przez 5 dni w tygodniu w obniżonym wymiarze czasu pracy lub 8-godzinny dzień pracy w wybranych dniach. Niestety wielu pracodawców nie jest zainteresowanych takich modelem nawiązania stosunku pracy, ale część z nich decyduje się na takie rozwiązanie. Nas będzie interesowała okazjonalna praca zdalna w przypadku pracowników zatrudnionych na niepełnym etacie.

Okazjonalna praca zdalna a praca na niepełnym etacie

Wielu pracodawców zadaje sobie pytanie czy okazjonalna praca zdalna w wymiarze 24 dni przysługuje również pracownikom zatrudnionym na część etatu? Odpowiedź na to pytanie jest twierdząca. Przepisy Kodeksu pracy nie przewidują proporcjonalnego zmniejszenia liczby dni okazjonalnej pracy zdalnej ze względu na wymiar zatrudnienia.

W przypadku pracowników niepełnoetatowych wymiar godzinowy okazjonalnej pracy zdalnej może być różny.

Przykład 1

Pani Lucyna jest zatrudniona na umowę o pracę na ½ etatu. Pracuje 4 godziny dziennie przez 5 dni w tygodniu. W dniach 26-27 kwietnia wystąpiła z wnioskiem o wyrażenie zgody na okazjonalna pracę zdalną a pracodawca wyraził zgodę. W takim przypadku 2 dni pracy zdalnej da wymiar czasu pracy w ilości 8 godzin.

Przykład 2

Pani Rita jest zatrudniona na ¾ etatu. Wymiar godzinowy pracy wynosi odpowiednio: jeden dzień 10 godzin a w pozostałe dni po 5 godzin, co daje łącznie w tygodniu 30 godzin pracy. Pani Rita złożyła wniosek o 3 dni pracy zdalnej w dniach, w których wymiar godzinowy wynosi 5 godzin, a to oznacza że będzie przebywała na okazjonalnej pracy zdalnej 15 godzin w ciągu 3 dni.

Okazjonalna praca zdalna a lista obecności

Ustawa Kodeks pracy nakłada na pracodawcę obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy w celu ustalenia wynagrodzenia. Nie jest to jednak równoznaczne z obowiązkiem prowadzenia list obecności, które są podpisywane przez pracowników. Pomimo braku takiego obowiązku najczęściej w firmach znajdują się listy obecności lecz ich forma może być dowolna. Sposób ewidencjonowania czasu pracy jest indywidualna sprawą każdego pracodawcy i może być prowadzony w formie papierowej lub elektronicznie. Coraz częściej słyszy się o systemach informatycznych, które spełniają szereg funkcji kadrowych, m.in ewidencjonują obecności w pracy. Skoro przepisy nie nakładają na pracodawcę obowiązku prowadzenia list obecności, to nie ma również obowiązku, żeby okazjonalna praca zdalna była w jakiś szczególny sposób zaznaczona na liście obecności. Nie oznacza to jednak, żeby tego nie robić, nie ma takich przeciwwskazań.

Okazjonalna praca zdalna – podsumowanie

Wprowadzenie przepisów na temat pracy zdalnej do Kodeksu pracy wiąże się z koniecznością opracowania przez pracodawcę procedur, które mogą mieć przykładowo formę regulaminu pracy zdalnej. W takim dokumencie znajdą się szczegółowe informacje, także na temat okazjonalnej pracy zdalnej. Z formuły okazjonalnej pracy zdalnej mogą korzystać praktycznie wszyscy pracownicy, którzy pozostają w zatrudnieniu na umowę o pracę. Nie ma przy znaczenia w jakim wymiarze praca jest wykonywana, może to być pełen etat lub jego dowolna część. Przepisy dotyczące okazjonalnej pracy zdalnej nie nakładają na pracodawcę proporcjonalnego zmniejszania liczby dni w zależności od wymiaru etatu co oznacza, że każdemu pracownikowi przysługuje 24 dni okazjonalnej pracy zdalnej. Pracodawca powinien pamiętać, że musi swoich pracowników traktować na takich samych zasadach – zakaz dyskryminacji. W kontekście omawianej okazjonalnej pracy zdalnej nie może dojść do sytuacji, że jeden z pracowników na takim samym stanowisku pracy uzyska zgodę na pracę zdalną a inny nie. Przepisy nie nakładają na pracodawcę obowiązku prowadzenia list obecności a to oznacza, że okazjonalna praca zdalna nie musi być w jakiś szczególny sposób odnotowywana. Jednak nie ma też przeciwwskazań, żeby to robić, jeżeli takie uzgodnienia i zasady obowiązują w zakładzie pracy.