Jakie koszty obejmuje kilometrówka

Przedsiębiorca, wykorzystujący w działalności prywatny samochód osobowy, który nie został wprowadzony do ewidencji środków trwałych, jest zobowiązany do prowadzenia Ewidencji przebiegu pojazdu tzw. kilometrówki. Ewidencję przebiegu pojazdu należy prowadzić również w sytuacji, gdy wykorzystujemy prywatny pojazd pracownika.

Przedsiębiorca, wykorzystujący w działalności prywatny samochód osobowy, który nie został wprowadzony do ewidencji środków trwałych, jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu tzw. kilometrówki. Ewidencję przebiegu pojazdu należy prowadzić również w sytuacji, gdy wykorzystujemy prywatny pojazd pracownika. Jakie koszty obejmuje kilometrówka? Sprawdźmy.

Kilometrówka – jak obliczyć?

Wartość wynikająca z Ewidencji przebiegu pojazdu wyliczona jest na podstawie przemnożenia ilości przejechanych kilometrów i ministerialnej stawki za 1 km przebiegu pojazdu, wyznacza ona kwotę limitu odliczenia wydatków związanych z pojazdem. (Kilometrówka) Limit wydatków = Faktyczny przebieg pojazdu (km) x Stawka za 1 km przebiegu (zł)

Stawki za 1 kilometr przebiegu

Stawka za 1 km przebiegu samochodu osobowego jest ustalona na podstawie Rozporządzenia Ministra Infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, wynosi:

0,5214 zł dla samochodu o pojemności skokowej silnika do 900 cm3,
0,8358 zł dla samochodu o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3.

Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać:

nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu,
numer rejestracyjny pojazdu,
pojemność silnika,
kolejny numer wpisu,
datę i cel wyjazdu,
opis trasy (skąd – dokąd),
liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
stawkę za 1 kilometr przebiegu,
kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1
kilometr przebiegu,
oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

Wprowadzenie pojazdu do serwisu

Pojazd osobowy niefirmowy wprowadzamy w zakładce “Pojazdy” ➡ “dodaj pojazd” ➡ “Dodanie pojazdu” ➡ “Osobowy niefirmowy” oraz prowadzimy dwie ewidencje:

ewidencję kosztów eksploatacji – wprowadzamy koszty związane z pojazdem,
kilometrówkę – wprowadzamy wszystkie wyjazdy służbowe.

Wydatki związane z pojazdem

Wydatki na utrzymanie samochodu księgowane są przez zakładkę: “Pojazdy” ➡ “Rozliczenie pojazdu” ➡ “Dodaj koszt pojazdu”. Serwis przy księgowaniu wydatków dotyczących eksploatacji pojazdu osobowego niefirmowego, automatycznie odliczy VAT z faktur od których przysługuje nam takie odliczenie, natomiast kwotę netto wraz z nieodliczonym VAT zaliczy w koszty w postaci miesięcznego zestawienia wydatków na koniec miesiąca, po wprowadzeniu kilometrówki. Do typowych kosztów eksploatacji samochodu prywatnego można zaliczyć:

wydatki na paliwo (bez względu na rodzaj paliwa),
koszty związane z przeglądem i naprawą pojazdu,
wydatki związane z zakupem opon,
opłaty za autostrady i parkingi,
wydatki na drobne części eksploatacyjne, np. wycieraczki, lampy, żarówki, itp.,
wydatki związane z ubezpieczeniem pojazdu (OC, AC).

Rozliczanie kilometrówki

Informacje o przebytej podróży służbowej wprowadzamy przez zakładkę: “Pojazdy” ➡ “Rozliczenie pojazdu” ➡ “Dodaj pozycję w ewidencji przebiegu pojazdu” ➡ “dodaj pustą pozycję” w tym miejscu wprowadzamy rzeczywiście przejechane kilometry, które serwis przelicza na złotówki wg ministerialnego współczynnika. Wartość wprowadzonych wydatków może być zaliczona w koszty, ale tylko do wartości, wynikającej z przeliczenia kilometrów przez stawkę za 1km przebiegu. Kwota wynikająca z przeliczenia może być zaliczona w koszty, tylko do wysokości sumy wydatków zaksięgowanych w ewidencji kosztów eksploatacji. Rozliczenie ewidencji kosztów eksploatacji oraz ewidencji przebiegu pojazdu odbywa się w cyklu rocznym. Przykład A: Jeżeli miesięczne wydatki związane z eksploatacją pojazdu wyniosły 800 zł, natomiast kwota wynikająca z kilometrówki wyniosła 700 zł. To do kosztów uzyskania przychodu przedsiębiorca może zaliczyć kwotę 700 zł, natomiast powstała nadwyżka wydatków przechodzi na kolejny miesiąc rozliczeniowy. Przykład B: Jeżeli miesięczne wydatki związane z eksploatacją pojazdu wyniosły 300 zł, natomiast kwota wynikająca z kilometrówki wyniosła 600 zł. To do kosztów uzyskania przychodu przedsiębiorca może zaliczyć kwotę 300 zł, natomiast powstała nadwyżka z ewidencji przebiegu pojazdu przechodzi na kolejny miesiąc rozliczeniowy.