Nic dziwnego, że przedsiębiorcy, w tym programiści, tak chętnie szukają kosztów, bo dzięki nim mogą zapłacić mniejszy podatek dochodowy. Muszą to być jednak wydatki z jednej strony ściśle powiązane z prowadzoną działalnością, a z drugiej odpowiednio udokumentowane, np. fakturą lub rachunkiem. O tym, jakie są różnice między wydatkiem firmowym a prywatnym, przeczytasz tutaj. Co może zatem programista wrzucić w koszty uzyskania przychodów?
1. Sprzęt i oprogramowanie
Koszty uzyskania przychodów programisty, to oprócz standardowego już laptopa czy telefonu, różnego rodzaju sprzęty i akcesoria, np.:
- dodatkowy monitor,
- tablet,
- klawiaturę,
- myszkę,
- drukarkę,
- słuchawki,
- dysk twardy,
- dysk sieciowy,
- kable, etui na telefon itp.
Za koszty można również uznać niezbędne oprogramowanie – pakiet Office, programy (np. IDE, GitHuba, Adobe), systemy operacyjne czy chmury, takie jak: Dropbox czy OneDrive.
Aparat fotograficzny do robienia zdjęć dokumentacji, konsola do testowania gier, a nawet smartwatch. Dobrze uzasadniony wydatek programista będzie mógł wliczyć do kosztów uzyskania przychodów, a tym samym zoptymalizować swoje podatki.
2. Naprawa firmowego sprzętu
Wydatek programisty może również stanowić naprawa sprzętu, np. komputera. Jednak musi to być sprzęt zakupiony na firmę, wpisany do środków trwałych lub wskazany w wyposażeniu.
3. Pojazd w firmie
Jeżeli programista dojeżdża do biura lub na spotkania z klientami samochodem, to do kosztów uzyskania przychodów zaliczy wydatki związane z użytkowaniem pojazdu. Do końca roku można je jeszcze rozliczać na podstawie kilometrówki (pojazd osobowy prywatny) lub rozliczając 100% kosztów, jeśli jest to samochód firmowy. Jednak już od 1 stycznia w kosztach będzie można uwzględnić tylko 20% wydatków związanych z eksploatacją samochodu niefirmowego i 75% firmowego.
Jeżeli w środkach trwałych znajduje się już samochód, nic nie stoi na przeszkodzie, by do tej ewidencji lub do środków trwałych dopisać, w zależności od wartości, rower lub skuter (wykorzystywane wiosną i latem) bądź motocykl. W związku z tym wydatki związane z eksploatacją takich pojazdów programista może uwzględnić w kosztach uzyskania przychodów.
4. Opłaty
Prowadząc działalność w wynajętym biurze, czynsz i media można potraktować jako koszt. Podobnie będzie z abonamentem za biuro wirtualne. Z kolei na podstawie wyliczonej proporcji programista zaliczy w koszty czynsz i media wtedy, gdy biuro znajduje się w jego prywatnym mieszkaniu.
Kosztem programisty będzie również telefon i Internet, choć najlepiej zakładać je od razu na firmę. W przeciwnym razie za koszt będzie mogła zostać uznana tylko ta część wydatku, która jest bezpośrednio związana z prowadzoną działalnością gospodarczą.
Opłaty wynikające z prowadzenia rachunku firmowego też mogą zostać wliczone do kosztów programisty. Na co zwrócić uwagę w przypadku rachunku firmowego? Więcej informacji tutaj.
5. Strona internetowa i reklama
Programiście prowadzącemu własny biznes może zależeć na reklamie – stronie internetowej, promocji w social mediach czy firmowych gadżetach. Cel takich wydatków, począwszy od domeny internetowej przez reklamę na Facebooku aż po zakup kubków z logo firmy, może być uznany za marketingowy, więc powinien zostać policzony jako koszty uzyskania przychodów.
6. Książki i szkolenia
Wpisanie w koszty uzyskania przychodów szkoleń (online/offline) często jest kwestionowane przez urzędników, którzy uznają je za korzyść osobistą, a nie firmową. Nie jest to jednak niemożliwe.
Jeśli koszt zostanie przez programistę odpowiednio uzasadniony w kontekście prowadzonej działalności, to nie powinien on zostać zakwestionowany przez urząd skarbowy. Tak powinno się stać, na przykład, w przypadku bootcampu z języka C# mającego poszerzyć kompetencje w celu świadczenia nowych usług czy też kursu językowego, jeśli programista szuka kontrahentów na obcojęzycznych portalach.
Szkolenia to nie jedyny sposób poszerzania wiedzy przez programistę. Może on poszerzać swoją wiedzę poprzez zakup specjalistycznych książek i czasopism, wrzucając je przy okazji w koszty.
Przykładowe koszty uzyskania przychodów programisty
7. Księgowość
Co jeszcze programista może wrzucić w koszty? Chociażby usługi księgowe – biuro rachunkowe czy program do samodzielnego księgowania online.
8. Koszty uzyskania przychodów a składki ZUS ?
Składki na ubezpieczenie społeczne można uwzględnić w kosztach pod warunkiem, że zostały wcześniej opłacone i programista nie korzysta, np. z ulgi na start. Dotyczy to ZUS-u zarówno samego programisty, jak i ewentualnie zatrudnianego przez niego pracownika – czy to na umowę o pracę, czy też na umowę cywilnoprawną.
9. Wyposażenie
Programista może również uwzględnić w kosztach wyposażenie wynajmowanego biura – krzesło, biurko czy odkurzacz.