Przegląd polskich narzędzi dla HR cz.2 – komunikacja i wymiana wiedzy

Dział kadr skupiający swoje działania wokół zarządzania zasobami ludzkimi pełni ważną rolę w każdej organizacji. Praca ta wiąże się ze sporą odpowiedzialnością i wymaga dobrej organizacji czasu i pracy, stąd na rynku stale pojawiają się aplikacje i narzędzia dedykowane HRowcom.

W tekście przedstawione zostaną te związane z komunikacją i wymianą wiedzy w organizacji. W wielu przypadkach są to jednak narzędzia kompleksowe, które poza funkcją komunikacyjną, usprawniają też procesy rekrutacyjne, pozwalają przeprowadzić badanie zaangażowania i zadowolenia pracowników, umożliwiają zarządzanie urlopami i zwolnieniami czy wspierają proces offboardigu. Z kolei o narzędziach oferujących benefity i budujących zaangażowanie pisaliśmy w części 1.

COMPETENCE ZONE – platforma rozwoju kompetencji

Competence Zone to platforma, na której użytkownicy mogą rozwijać kompetencje, dzielić się wiedzą w przyjaznym środowisku i monitorować postępy.

Narzędzie zawiera bazę wiedzy agregującą treści na podstawie tematów (kursy e-learningowe, pliki do pobrania, materiały wideo). Daje też możliwość tworzenia i zarządzania szkoleniami, testami, ankietami, certyfikatami. Pozwala nagrywać lub transmitować na żywo webinary i generować raporty w oparciu o informacje o użytkownikach, treściach i działaniach.

Z trybu administratora można zarządzać użytkownikami, firmami w swojej sieci oraz dostępnymi treściami. Jeśli organizacja nie posiada własnych treści e-learningowych, Competence Zone może stworzyć dla niej kursy e-learningowe, filmy czy animacje zgodne z celami i działaniami przedsiębiorstwa.

Odrobina rywalizacji i ciekawy system nagradzania stanowi motywację dla pracowników do podnoszenia swoich kwalifikacji. Competence Zone wyposażone zostało również w funkcje społecznościowe, umożliwiające użytkownikom komunikację – czat, powiadomienia, udostępnianie komentarzy czy tworzenie grup, w których można dzielić się wiedzą i doświadczeniami.

HARMONYTEAM – budowanie zespołu

Harmonyteam to aplikacja wspierająca budowanie zadowolonego i zaangażowanego zespołu, odciążająca HR z nadmiaru zadań. Pozwala poznać realne potrzeby pracowników, wzmacnia świadomość i odpowiedzialność managerów i zwiększa poziom retencji pracowników.

Aplikacje podzielić można na dwa moduły – ankietowy, który pozwala ocenić zadowolenie, lojalność i zaufanie w zespole oraz raportowy. Moduł raportowy służy podejmowaniu właściwych działań naprawczych w oparciu o szybką i sprawną identyfikację obszarów wymagających poprawy na różnych poziomach struktury organizacyjnej.

Harmonyteam wspiera HR w identyfikacji problemów systemowych budując zadowolenie i zaangażowanie pracowników na poziomie całej firmy.

HCM DECK – platforma rozwoju pracownika

HCM Deck jest digitalową platformą rozwoju pracownika, w skład której wchodzą cztery obszary: onboarding, learning & developement, talent management oraz offboarding. W ramach onboardingu platforma udostępnia szkolenia onboardingowe (przekazanie nowym pracownikom wiedzy, umiejętności i wartości, przedstawienie pierwszych zadań). HCM Deck pozwala stworzyć spersonalizowany i zróżnicowany program szkoleniowy złożony z modułów, video, webinarów i ankiet. Wspiera również badanie nastrojów nowych pracowników, a analiza wyników pozwala stale ulepszać cały proces.

Moduł learning & development wspiera efektywne uczenie się dostosowane do ludzi i biznesu, optymalizując jego logistykę. Pozwala planować i zarządzać kompleksowymi programami szkoleniowymi, wspiera rozwój kariery pracowników, zwiększa ich satysfakcję i kreatywność, co przekłada się na wzrost innowacyjności w miejscu pracy. Platforma pozwala również kontrolować budżet szkoleniowy, analizować i optymalizować szkolenia oraz wydatki.

Obszar talent management zapewnia rozwijanie i utrzymywanie najlepszych talentów, pozwala poznać mocne strony oraz luki kompetencyjne pracowników, zaplanować działania rozwojowe oraz dzielić się feedbackiem z pracownikami, managerami i współpracownikami.

Aplikacja pozwala sprawić, by offboarding był czymś więcej niż formalnością – zachęca do zakończenia współpracy w taki sposób, aby i firma i pracownik wyciągnęli z tej sytuacji to, co dobre. Skupia się na przekazaniu wiedzy oraz na spójności działań offboardingowych we wszystkich działach organizacji.

Program outplacementowy OutplaceME wspiera pracowników, których dotknęła restrukturyzacja w organizacji i pomaga im w dalszym rozwoju zawodowym, udzielając profesjonalnego i emocjonalnego wsparcia. Cały proces przy pomocy nauki, coachingu i praktycznych porad uczy jak szukać pracy i nabrać pewności siebie. Program został przygotowany we współpracy z ekspertami z branży, by dostarczyć efektywne wsparcie.

HRSYS – wsparcie HR w 5 modułach

HRsys to system wspierający HR – od zatrudnienia, poprzez onboarding, szkolenia, cele i oceny aż po rozwiązanie umowy, dając pełny obraz każdego pracownika. W skład systemu wchodzi 5 modułów: procesy HR, komunikacja, kadry, finanse i klienci.

Moduł procesów HR jest dedykowany definiowaniu i monitorowaniu realizacji celów, organizowaniu i zarządzaniu szkoleniami. Pozwala też dokonać oceny kompetencji, analizy raportów i śledzić na bieżąco wyniki wszystkich pracowników. Usprawnia proces rekrutacji poprzez automatyczne dodawanie ogłoszeń na wybranych portalach rekrutacyjnych i dostęp do wszystkich spływających aplikacji w bazie CV.

Każdy menedżer zlecający przeprowadzenie rekrutacji posiada dostęp do informacji o stanie ich realizacji, a także może na różnych etapach włączać się w proces.

HRsys zawiera również bazę wiedzy z uporządkowanymi informacjami podzielonymi tematycznie i z możliwością wyszukiwania treści – co zapewnia sprawne przeglądanie zasobów. Aplikacja udostępnia testy wiedzy, kompetencji i predyspozycji pozwalające na odpowiednie zarządzanie umiejętnościami pracowników i planowanie ewentualnego awansu, a szczegółowe podsumowania i statystyki służą oszacowaniu kompetencji i ułatwieniu późniejszego przepisywania zadań wykwalifikowanym osobom.

HRsys daje też możliwość wystawiania ocen okresowych w oparciu o oceny wystawione wcześniej przez pracownika i przełożonego. HRsys monitoruje opinie pracowników wpływając tym samym na efektywność ich pracy, ogólny poziom motywacji, chęć do osiągania powierzonych celów biznesowych.

W ramach modułu komunikacji firma ma dostęp do czatu, galerii z możliwością tworzenia katalogów zdjęć firmowych z wyjazdu, szkolenia czy imprezy firmowej. Znajduje się tu również kalendarz z urlopami pracowników, terminami szkoleń, projektów czy rekrutacji oraz zakładka “wydarzenia” dedykowana planowaniu i zarządzaniu organizacją firmowych eventów. Aplikacja przypomina również o urodzinach pracowników lub innych wybranych okazjach.

Zakładka “pomysł” pozwala na dzielenie się pomysłami i rozwiązaniami wraz z możliwością głosowania, lajkowania czy komentowania pomysłów przez współpracowników. W module można też odnaleźć najważniejsze informacje o pracownikach oraz elektroniczną tablicę ogłoszeń.

Moduł kadr służy między innymi wprowadzaniu zasobów trwałych (takich jak sale, materiały czy sprzęt) posiadanych przez firmę – mogą być one w łatwy sposób rezerwowane bądź udostępnianie pracownikom. W panelu tym administrator ma łatwy podgląd wszystkich rezerwacji dokonanych przez pracowników. HRsys ułatwia i przyśpiesza proces składania wniosków urlopowych, o zwolnienie, rekrutacyjnych. Zawiera gotowe szablony i automatyczne powiadomienia o statusie wniosku.

W module tym można również dodawać zadania dla samego siebie i dla podwładnych, określać termin realizacji zadań i analizować pracę nad zadaniami w oparciu o generowane raporty. Umożliwia również zaplanowanie ocen kompetencji pracowników pod kątem wykonywania obowiązków na innym stanowisku, zaplanowanie kolejnych szczebli kariery w firmie a wyszukiwarka pomoże znaleźć osoby doświadczone w wykonywaniu podobnych zadań.

Można w łatwy sposób tworzyć zespoły projektowe oraz przeglądać projekty zaplanowane i archiwalne w jednym miejscu. HRsys zawiera również łatwy kreator do onboardingu pozwalający na projektowanie ścieżki wdrożenia do firmy nowego pracownika. Dzięki temu nowozatrudnione osoby mogą szybciej i efektywniej wykonywać swoje obowiązki i przyswoić specyfikę danej organizacji. Moduł finansów zapewnia kompleksowe zarządzanie kosztami w budżecie firmy – rozdzielanie ich, przeliczanie i kontrolowanie wydatków w prosty, intuicyjny sposób. HRsys samodzielnie przelicza rozdzielone koszty w celu uniknięcia błędów w zarządzaniu budżetem firmy. Monitorowanie wydatków pozwala na ich dokładne kontrolowanie.

Moduł klientów pozwala na planowanie i zapisywanie relacji, informacji odnośnie kontaktowania się i ustaleń. W module tym można również przeprowadzić badanie satysfakcji klientów, zbierając ich opinie o jakości produktów i usług świadczonych przez firmę.

MAPA ORGANIZACJI – ułatwienie nawigacji po firmie

Mapa Organizacji zawiera informacje o współpracy pomiędzy pracownikami – kto z kim pracuje i czym się zajmuje w organizacji. Pozwala organizacji polepszyć komunikację między pracownikami różnych jednostek organizacyjnych. Dostarcza informacji kto ma jaką wiedzę i kompetencje oraz do kogo iść po pomoc w razie potrzeby.

Wyszukiwanie spersonalizowane przeszukuje sieć sugerując pracownikowi osoby i zespoły znajdujące się najbliżej. Jeśli pracownik potrzebuje wiedzy wykraczającej poza jeden zespół może wyszukać tak zwanego łącznika – jest to osoba scalająca dwa zespoły w organizacji.

Mapa Organizacji pomaga firmie przy onboardingu, ułatwiając wdrożenie nowego pracownika w działanie firmy. Wspiera również zarządzanie wiedzą i talentami, produktywność zespołów i retencję pracowników. Pozwala na łatwą wymianę danych, integrując tym samym pracowników.

OSTENDI – narzędzia do miękkiego HR

Ostendi zbiera wszystkie rozwiązania do miękkiego HR w jednym miejscu, umożliwiając rekrutację i planowanie rozwoju pracowników.

Platforma dostarcza rozwiązania w 4 głównych obszarach: rekrutacji i odkrywania talentów, definiowania kierunków rozwoju w oparciu o dane, badania poziomu zaangażowania w organizacji i weryfikacji posiadanej wiedzy poprzez zautomatyzowane testy wiedzy.

SKILO – budowanie więzi między pracownikami

Skilo to intuicyjna platforma HR zachęcająca pracowników do udziału w życiu firmy. Jej zadaniem jest usprawnienie procesu zarządzania HR, budowanie więzi z pracownikami i wsparcie ich – a w efekcie wzrost i rozwój organizacji.

Narzędzie składa się ze wstępnie skonfigurowanego, gotowego do użycia systemu zarządzania kluczowymi procesami HR. System powstał z pomocą grupy doświadczonych specjalistów HR, dzięki czemu wykorzystuje najlepsze branżowe praktyki i jest dostosowany do najwyższych standardów zarządzania zasobami ludzkimi.

Aplikacja jest swego rodzaju platformą społecznościową do grywalizacji, na której można otrzymywać cyfrowe odznaki, wymieniać się wiedzą i przechowywać ją w bazie wiedzy. Pozwala na współpracę z pracownikami, tworzenie otwartego i przejrzystego środowiska pracy oraz wsparcie talentów na każdym etapie kariery pracowników.

Skilo jest kompleksowym narzędziem do rekrutacji i onboardingu, zarządzania szkoleniami, rozwoju kompetencji oraz analizy wyników opinii i ankiet.

TEAMDECK – planowanie zarządzania zasobami

Teamdeck to oprogramowanie do planowania i uproszczenie procesów zarządzania zasobami. Zapewnia łatwe planowanie zasobów z elastycznym kalendarzem zespołu.

Kalendarz zasobów i raporty umożliwiają wgląd w bieżące, przeszłe i przyszłe obciążenie zespołu – pracownicy są wymienieni pod przydzielonymi projektami. Narzędzie pozwala na planowanie i mierzenie pracy zespołu – informację, kto jest dostępny w pracy, śledzenie czasu w projektach, zarządzanie pracownikami i wirtualnymi zespołami oraz mierzenie i raportowanie.

Przy użyciu Teamdeck można również zarządzać urlopami i obsługiwać wnioski urlopowe. Udostępnia również gotowe szablony do zgłaszania nieobecności czy szablony raportów dotyczących wykorzystania zespołu, budżetu projektu czy płac pracowników.

WANDLEE – automatyzacja komunikacji

Wandlee to narzędzie służące automatyzacji komunikacji. Dla HR może być przydatne w dwóch kwestiach: poprawy obiegu informacji w firmie oraz do optymalizacji preselekcji kandydatów.

W pierwszym przypadku mowa o firmowym asystencie INTRABOT – narzędziu odpowiadającym na najczęstsze potrzeby pracowników. Pomoże on usprawnić komunikację w firmie, odciążając jednocześnie HR z obowiązku odpowiadania na powtarzające się pytania pracowników.

Usprawnić preselekcję kandydatów można przy użyciu rekrutacyjnego VOICEBOTA. Automatycznie odbiera on połączenia od kandydatów i przeprowadza prostą rozmowę preselekcyjną, po której dane kandydatów wraz z odpowiedziami wrzucane są do panelu rekrutera lub systemu ATS.