Samofakturowanie. Wystawianie faktur w imieniu sprzedawcy

Każdy przedsiębiorca, który prowadzi działalność gospodarczą jest zobowiązany do ewidencjonowania dokonywanej sprzedaży. Sprzedaż najczęściej jest dokumentowana fakturą lub paragonem wystawionym przez dostawcę. Nie zawsze jednak to sprzedawca musi wystawiać fakturę, mówimy wówczas o samofakturowaniu. W dzisiejszej publikacji przybliżymy to zagadnienie.

Samofakturowanie – co to jest?

Zgodnie z ustawą o podatku VAT do wystawienia faktury VAT zobowiązany jest podmiot, który dokonuje sprzedaży towarów i usług na rzecz innego podatnika VAT. Jednocześnie jeżeli stroną transakcji są przedsiębiorcy zgodnie z przepisami istnieje pewien wyjątek od tej ogólnej reguły zgodnie, z którym kupujący może wystawiać w imieniu i na rzecz sprzedawcy faktury VAT (art. 106d ustawy o VAT). Jednak żeby można było w ten sposób dokonywać rozliczeń, musi być spełniony zasadniczy warunek.

Faktury może wystawiać w imieniu przedsiębiorcy również upoważniona przez niego osoba trzecia, w szczególności może to być przedstawiciel podatkowy.

Umowa o samofakturowaniu

Punktem wyjścia będzie przygotowanie i podpisanie umowy pomiędzy stronami transakcji. W tym dokumencie muszą być wyraźnie wymienione zasady zatwierdzania takich faktur przez przedsiębiorcę, który jest dostawcą towarów lub usług. Z uwagi na to, że przepisy ustawy o VAT nie wskazują na jakieś konkretne wymagania co do treści takiej umowy, strony mają dość dużą swobodę w jej konstruowaniu. W interesie obu stron leży wypracowanie przejrzystej metody zatwierdzania przez dostawcę wystawionych faktur przez nabywcę.

Jak wygląda wystawianie faktur w imieniu sprzedawcy?

Nie ma przepisów szczególnych dotyczących wystawiania faktur w ramach samofakturowania. Dlatego też w przypadku samofakturowania stosuje się takie same zasady, jak przy wystawianiu faktur przez sprzedawcę na zasadach ogólnych. Faktura VAT musi zawierać niezbędne elementy, o których jest mowa w ustawie. Faktury mogą być wystawiane w terminie do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu dostawy. W przypadku takich faktur musi być wprowadzone dodatkowe oznaczenie – wyraz „samofakturowanie”.

Korekty i duplikaty faktur

Przedsiębiorcy mogą mieć również wątpliwości, kto w takim przypadku powinien wystawić korektę lub duplikat faktury. Ten obowiązek jest również przyporządkowany nabywcy, a więc podmiotowi, który wystawia faktury w imieniu sprzedawcy. Jeżeli już strony transakcji zdecydują się na podpisanie umowy o samofakturowaniu, wszystkie obowiązki z tym związane przechodzą na nabywcę.

Wykazywanie faktur w systemie samofakturowania w JPK_V7

Tutaj również nie ma specjalnych procedur, według których takie faktury powinny być w sposób szczególny wykazywane w pliku JPK_V7. Znajdą się więc odpowiednio w rejestrach VAT sprzedawcy i nabywcy, na takich samych zasadach, jak pozostałe faktury sprzedaży i zakupu, bez konieczności stosowania dodatkowych oznaczeń.

Sprzedawca wykaże faktury w ewidencji VAT sprzedaży, a nabywca w ewidencji VAT zakupu. Faktury wystawione w ramach samofakturowania są wystawione w systemie księgowym nabywcy.

Jeżeli organ podatkowy zażąda od przedsiębiorcy przekazania JPK_FA, to wówczas powinien on uzyskać taki plik od nabywcy. Nie może tego zrobić w jego imieniu wystawca faktur/kupujący tylko dlatego, że je wystawia.

W pliku JPK_FA raportowane są wyłącznie faktury sprzedaży podmiotu, do którego zostało skierowane żądanie przekazania tych faktur. Taka informacja znajduje się w broszurze opisującej struktury JPK_FA. Zgodnie z tymi wyjaśnieniami można przygotować i przekazać pliki JPK_FA osobno z różnych systemów informatycznych.

Zatwierdzanie faktur wystawianych w imieniu sprzedawcy a prawo do odliczenia VAT naliczonego

Forma zatwierdzania przez sprzedawcę faktur wystawionych w jego imieniu przez nabywcę jest bardzo ważna, ponieważ będzie decydowała o prawie do skorzystania z odliczenia podatku VAT naliczonego od takich transakcji. Z uwagi na brak konkretnego wskazania w przepisach, przedsiębiorcy występują z wnioskami o wydanie indywidualnych interpretacji podatkowych.

W jednej z takich interpretacji nr 0114-KDIP4-2.4012.249.2020.2.MMA z dnia 4 września 2020 r. Wnioskodawca zadał pytanie, czy będzie mu przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z wystawionych przez niego faktur w ramach samofakturowania w sytuacji, gdy zatwierdzenie faktury nastąpi w sposób milczący, tj. gdy w terminie określonym w umowie sprzedawca nie zgłosi on sprzeciwu lub uwag w stosunku do faktury wystawionej przez Wnioskodawcę. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uznał stanowisko Wnioskodawcy za prawidłowe.

Stosowanie samofakturowania przez strony może w wielu przypadkach znacząco usprawniać pracę i przyspieszać proces dysponowania fakturami zakupu, od których mamy prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego. Może nie jest to jeszcze zbyt popularny model funkcjonowania, ale coraz więcej przedsiębiorców zaczyna dostrzegać atrakcyjność tego rozwiązania.