Przechowywanie faktur ustrukturyzowanych w KSeF

×

W artykule omówimy praktyczne aspekty przechowywania faktur ustrukturyzowanych w KSeF w Polsce, okres ich archiwizacji oraz obowiązki podatników wynikające z przepisów VAT.

Czym jest faktura ustrukturyzowana?

W pierwszej kolejności należy przypomnieć, czym jest KSeF. Zgodnie z przepisem art. 106nd ust. 2 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa o VAT) Krajowy System e-Faktur jest systemem teleinformatycznym służącym do:

Sprawdź nasz materiał wideo o KSeF:

• nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF;
• powiadamiania podmiotów, o których mowa w art. 106nb, o nadanych uprawnieniach do korzystania z KSeF lub ich odebraniu;
• uwierzytelnienia oraz weryfikacji uprawnień do korzystania z KSeF, posiadanych przez podmioty, o których mowa w art. 106nb;
• wystawiania faktur ustrukturyzowanych;
• dostępu do faktur ustrukturyzowanych;
• otrzymywania faktur ustrukturyzowanych;
• przechowywania faktur ustrukturyzowanych;
• oznaczania faktur ustrukturyzowanych numerem identyfikującym przydzielonym w KSeF;
• analizy i kontroli prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych;
• powiadamiania podmiotów, o których mowa w art. 106nb, o:
  • dacie i czasie wystawienia faktury ustrukturyzowanej oraz numerze identyfikującym fakturę ustrukturyzowaną przydzielonym w KSeF oraz dacie i czasie jego przydzielenia,
  • dacie i czasie odrzucenia faktury w przypadku jej niezgodności z wzorem, o którym mowa w art. 106nc ust. 3,
  • braku możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej – w przypadku niedostępności KSeF;
• powiadamiania podmiotów innych niż określone w art. 106nb o braku uprawnień do korzystania z KSeF.

Faktura ustrukturyzowana to dokument:

• wystawiany w KSeF (Krajowym Systemie e-Faktur),
• posiadający unikalny numer identyfikujący w systemie,
• przyjmujący format XML zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury FA(2),
• uznawany za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF.

Otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF wymaga akceptacji odbiorcy faktury, a faktura jest uznana za otrzymaną w dniu przydzielenia w systemie numeru identyfikującego tę fakturę. Dzięki KSeF wszystkie faktury są centralnie rejestrowane, co ułatwia ich ewidencję, kontrolę i przygotowanie do rozliczeń podatkowych. System automatycznie weryfikuje poprawność danych, chroni dokumenty przed utratą lub uszkodzeniem oraz umożliwia śledzenie statusu każdej faktury – od wystawienia, przez przesłanie, aż po akceptację odbiorcy.

Unikalny numer przydzielany każdej fakturze pozwala jednoznacznie ją zidentyfikować i ułatwia kontrolę obiegu dokumentów. Dodatkowo faktury w formacie XML można łatwo importować do systemów księgowych, co pozwala na automatyczne księgowanie i minimalizuje ryzyko błędów wynikających z ręcznego przetwarzania dokumentów. Dzięki temu przedsiębiorcy zyskują pełną kontrolę nad fakturami sprzedażowymi i zakupowymi, a procesy księgowe i podatkowe stają się bardziej przejrzyste i zautomatyzowane.

Korzyści z korzystania z KSeF – pełna kontrola, automatyzacja i bezpieczeństwo faktur

System KSeF zapewnia podatnikom dostęp do wszystkich faktur ustrukturyzowanych, w których występują jako:

• sprzedawca – faktury wystawione przez podatnika;
• nabywca – faktury wystawione na podatnika przez kontrahentów.

Korzystanie z KSeF przynosi przedsiębiorcom szereg praktycznych korzyści, takich jak:

• pełny wgląd w obieg dokumentów – podatnik lub upoważniony pracownik może sprawdzić wszystkie faktury w jednym miejscu, co znacząco ułatwia rozliczenia VAT, księgowanie i kontrolę poprawności danych;
• automatyczny dostęp do faktur zakupowych – brak konieczności ręcznego gromadzenia dokumentów od kontrahentów. Faktury wystawione przez innych podatników trafiają bezpośrednio do KSeF, jeśli są przesyłane w formie ustrukturyzowanej;
• ujednolicona struktura dokumentów – wszystkie faktury są w tym samym formacie XML, co ułatwia integrację z systemami księgowymi i automatyzację przetwarzania dokumentów;
• bezpieczeństwo danych i archiwizacja – KSeF zapewnia trwałe przechowywanie dokumentów przez ustawowy okres, eliminując ryzyko ich zgubienia lub uszkodzenia;

Korzystanie z KSeF znacznie ułatwia pracę, ale wdrożenie systemu wiąże się z pewnymi pułapkami. Najczęściej przedsiębiorcy popełniają błędy takie jak: nieprawidłowe wprowadzenie danych kontrahenta, brak aktualizacji oprogramowania księgowego, niewłaściwa konfiguracja integracji z systemem ERP, czy niewystarczająca weryfikacja faktur zakupowych przed księgowaniem. Świadomość tych ryzyk pozwala uniknąć problemów z rozliczeniami VAT i kontrolami podatkowymi.

Więcej na temat: 7 najczęstszych błędów popełnianych przy wdrożeniu e-faktur

Jak długo przechowywać faktury ustrukturyzowane w KSeF?

Zgodnie z przepisem art. 112aa Ustawy o VAT t. reguluje kwestię związaną z okresem przechowywania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur oraz poza nimi.

Zgodnie z art. 112aa ustęp 1 ustawy o VAT Faktury ustrukturyzowane oraz faktury, o których mowa w art. 106nda ust. 1, art. 106nf ust. 1 i art. 106nh ust. 1, po przesłaniu ich do Krajowego Systemu e-Faktur, są przechowywane w Krajowym Systemie e-Faktur przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Przepisów art. 112 i art. 112a nie stosuje się.

Zgodnie z powyższym przepisem faktury ustrukturyzowane przesłane do KSeF są przechowywane w systemie przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione.

Przykład:

Faktura wystawiona w styczniu 2025 r. będzie przechowywana w KSeF do końca 2035 r. Ten okres dotyczy zarówno faktur sprzedażowych, jak i zakupowych, co daje podatnikowi pewność, że wszystkie jego dokumenty będą dostępne dla potrzeb rozliczeń i kontroli przez długi czas.

Obowiązek dalszego przechowywania po KSeF

Zgodnie z art. 112aa ustęp 2 ustawy o VAT Jeżeli okres przechowywania faktur, o którym mowa w ust. 1, upłynie przed upływem terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, podatnik przechowuje faktury, o których mowa w ust. 1, poza Krajowym Systemem e-Faktur do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Przepisy art. 112 i art. 112a stosuje się odpowiednio.

Przez pierwsze 10 lat faktury są przechowywane automatycznie w KSeF, więc podatnik nie musi ich samodzielnie archiwizować ani zabezpieczać.

Po upływie 10-letniego okresu przechowywania w KSeF, jeżeli zobowiązanie podatkowe dotyczące faktury nie jest jeszcze przedawnione, podatnik ma obowiązek przechowywać dokumenty poza KSeF, w formie elektronicznej lub papierowej aż do momentu przedawnienia zobowiązania. W tym czasie stosuje się przepisy art. 112 i 112a ustawy o VAT, dotyczące standardowego przechowywania dokumentów.

W piśmiennictwie wskazuje się, że Zatem faktur ustrukturyzowanych wystawionych przy użyciu KSeF oraz przesłanych we wskazanych przypadkach do KSeF podatnicy nie muszą co do zasady przechowywać. Dotyczy to zarówno faktur sprzedażowych, jak i faktur zakupowych. Wyjątek od powyższego ma miejsce, jeżeli po upływie 10-letniego okresu przechowywania faktur w KSeF nie przedawniło się jeszcze zobowiązanie podatkowe, którego dotyczą faktury. W przypadkach takich podatnicy obowiązani są przechowywać wskazane faktury poza KSeF do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (zob. art. 112aa ust. 2 u.p.t.u.). W praktyce obowiązek ten obciąży pierwszych podatników dopiero w 2032 r. Jeszcze zatem przez wiele lat podatnicy nie będą mieli obowiązku przechowywania żadnych faktur przechowywanych w KSeF. [por. Krywan Tomasz, „Czy faktury znajdujące się w KSeF trzeba dodatkowo przechowywać i archiwizować?”, Pytania i odpowiedzi, opublikowano 9 marca 2026 r., stan prawny aktualny, dostęp w systemie LEX].

Co to oznacza w praktyce?

• Redukcja obowiązków archiwizacyjnych: Przez pierwsze 10 lat faktury ustrukturyzowane są automatycznie przechowywane w KSeF, co zwalnia podatnika z konieczności samodzielnej archiwizacji i zabezpieczania dokumentów.
• Bezpieczeństwo i kontrola: Centralne przechowywanie w KSeF minimalizuje ryzyko zgubienia lub uszkodzenia faktur oraz zapewnia pełną kontrolę nad ich dostępnością i poprawnością danych.
• Okres po 10 latach: Po upływie 10 lat podatnik staje się odpowiedzialny za przechowywanie dokumentów jedynie w przypadku, gdy zobowiązanie podatkowe nie jest jeszcze przedawnione. W takim przypadku faktury należy archiwizować w formie elektronicznej lub papierowej do czasu przedawnienia.
• Przewidywalność i planowanie: Pierwsze faktyczne obowiązki archiwizacyjne w tym zakresie pojawią się dopiero w 2032 r., co daje przedsiębiorcom wiele lat na korzystanie z KSeF bez dodatkowego wysiłku w obszarze przechowywania dokumentów.
• Optymalizacja procesów księgowych: Automatyzacja przechowywania i weryfikacji faktur ułatwia przygotowanie dokumentów do rozliczeń i kontroli podatkowych, pozwalając przedsiębiorcom skoncentrować się na prowadzeniu biznesu zamiast na manualnym zarządzaniu dokumentami.

Faktury ustrukturyzowane a obowiązki podatnika korzystającego z KSeF

Podatnik powinien pamiętać o kilku kluczowych kwestiach związanych z fakturami ustrukturyzowanymi:

• PRZESYŁANIE FAKTUR SPRZEDAŻOWYCH DO KSEF – tylko faktury przesłane do systemu są uznawane za faktury ustrukturyzowane;
• DOSTĘP DO FAKTUR ZAKUPOWYCH – regularne weryfikowanie w KSeF faktur wystawionych na rzecz podatnika przez kontrahentów;
• PRZECHOWYWANIE FAKTUR PO UPŁYWIE 10 LAT – archiwizacja dokumentów poza KSeF do czasu przedawnienia zobowiązań podatkowych;
• ZAPEWNIENIE BEZPIECZEŃSTWA DANYCH – stosowanie odpowiednich procedur przy eksporcie lub przechowywaniu faktur poza systemem KSeF;
• INTEGRACJA Z SYSTEMEM KSIĘGOWYM – korzystanie z oprogramowania, które współpracuje z KSeF, pozwala automatycznie pobierać i księgować faktury;
• REGULARNE SPRAWDZANIE FAKTUR – weryfikacja dokumentów zakupowych pozwala uniknąć braków w ewidencji VAT;
• EKSPORT I ARCHIWIZACJA – warto ustalić procedury archiwizacji faktur po upływie 10 lat, zapewnić ich bezpieczeństwo i zgodność z przepisami prawa.

Więcej o obowiązkach przedsiębiorcy w związku z KSeF, przeczytasz w tym artykule.

Przechowywanie faktur w KSeF vs tradycyjne faktury – obowiązki podatnika

Do tej pory przedsiębiorcy musieli sami przechowywać wszystkie faktury papierowe i elektroniczne, pilnować ich bezpieczeństwa oraz kompletności, natomiast dzięki KSeF faktury ustrukturyzowane są centralnie przechowywane w systemie przez 10 lat, z automatycznym zabezpieczeniem danych i pełnym dostępem do dokumentów, co znacznie redukuje obowiązki podatnika.

Chcesz mieć pełną kontrolę nad fakturami, automatyzować księgowanie i zminimalizować ryzyko błędów? Wypróbuj program do faktur IFIRMA, który w pełni integruje się z KSeF i umożliwia szybkie pobieranie, archiwizację i ewidencję faktur w jednym miejscu.

Podsumowanie

KSeF pełni funkcję centralnego repozytorium wszystkich faktur podatnika sprzedażowych i zakupowych. Faktury w systemie są przechowywane automatycznie przez 10 lat, co zwalnia podatnika z obowiązku samodzielnej archiwizacji i minimalizuje ryzyko zgubienia lub uszkodzenia dokumentów.Po upływie tego okresu, jeśli zobowiązanie podatkowe nie jest jeszcze przedawnione, dokumenty należy przechowywać samodzielnie, elektronicznie lub w formie papierowej, aż do momentu przedawnienia. Korzystanie z KSeF zapewnia pełną kontrolę nad fakturami, automatyzację rozliczeń, bezpieczne przechowywanie danych oraz ułatwia audyty i kontrole podatkowe, co przekłada się na mniej pracy manualnej i większą przejrzystość obiegu dokumentów.