Czym jest ATS?

Proces rekrutacji – na który składa się przygotowanie i publikacja ogłoszenia o pracę, zbieranie aplikacji kandydatów, przeprowadzanie selekcji i rozmów rekrutacyjnych i finalnie wyłonienie idealnego kandydata na dane stanowisko – nierzadko stanowi wyzwanie dla rekruterów.

Są oni obciążeni pracą administracyjną, posiadają ograniczenia czasowe i budżetowe, przez co często nie są w stanie przeprowadzić skutecznej rekrutacji i znaleźć dopasowanego kandydata. Coraz więcej firm decyduje się na zautomatyzowanie procesu rekrutacji wykorzystując narzędzie ATS.

Korzyści dla HR i dla całego przedsiębiorstwa

Wykorzystanie ATS wspiera działania rekruterów, niosąc korzyści dla całego przedsiębiorstwa. Wiąże się przede wszystkim z oszczędnością czasu i odciążeniem HR z pracy administracyjnej.

Rekruter może skorzystać z szablonów ogłoszeń, wykorzystać multiposting zamiast ręcznego publikowania ogłoszeń na różnych portalach, szybko komunikować się z kandydatami.

ATS umożliwia również szybką preselekcję kandydatów w oparciu o indywidualnie określone kryteria i porównanie danych aplikujących z wymaganiami na danym stanowisku – dzięki temu rekruter nie traci czasu na przeglądanie wszystkich otrzymanych aplikacji, a skupia się jedynie na tych wyselekcjonowanych przez system, należące do kandydatów pasujących do profilu stanowiska i spełniających wymagania. Dzięki takiej automatyzacji rekrutacja przebiega dużo szybciej i czas od rozpoczęcia poszukiwań do zatrudnienia pracownika jest znacznie skrócony.

System ATS stanowi także centralną bazę danych – zawiera zebrane dokumenty aplikacyjne, wiadomości wymienione z kandydatami, historię przeprowadzonych już rozmów wraz z opinią rekrutera. Rozwiązanie to umożliwia dostęp do wszystkich potrzebnych informacji upoważnionym osobom. W sytuacji gdy np. rekruter prowadzący daną rekrutację zmienia się w trakcie procesu, nie ma potrzeby wdrażania drugiej osoby, bo wszystkie istotne informacje dotyczące etapu rekrutacji i kandydatów znajdzie ona w bazie danych.

ATS umożliwia monitorowanie i raportowanie wszystkich najważniejszych KPI rekrutacyjnych, co pozwala na przeanalizowanie i optymalizację procesów rekrutacyjnych. Szczegółowe raporty umożliwiają między innymi identyfikację najbardziej efektywnych źródeł napływu aplikacji.

Kolejną korzyścią płynącą z wykorzystania ATS jest oszczędność kosztów – ponieważ większość pracy administracyjnej zostaje zautomatyzowana, nie mamy potrzeby powiększania zespołu rekrutacyjnego. Efektywne wykorzystanie budżetu rekrutacyjnego skutkuje szybszą i bardziej wydajną rekrutacją.

Łatwa aplikacja, przejrzystość w całym procesie rekrutacji, automatycznie wysyłane potwierdzenia przesłanej aplikacji, wiadomości i informacje o etapie rekrutacji, szybkie odpowiedzi zwrotne i możliwość sprawdzenia statusu aplikacji online to aspekty ATS, które wpływają na poprawę candidate experience – doświadczeń kandydata w całym procesie rekrutacyjnym i opinii na temat przedsiębiorstwa.

Istotną zaletą ATS jest możliwość korzystania z niego niezależnie od wielkości firmy czy branży, w której działa.

Jakie funkcje powinien zawierać dobry ATS?

System ATS powinien wspierać działania rekrutera, nic mu przy tym nie narzucając. Dlatego istotna jest możliwość personalizacji, dopasowania rozwiązań do własnej firmy, własnych potrzeb, możliwość kreowania własnych szablonów wiadomości czy określenia ścieżek kariery w zależności od stanowiska i branży.

Aby system sprawdzał się w danej organizacji, warto go wcześniej przetestować, sprawdzić, czy jest jasny, intuicyjny, prosty i wygodny w obsłudze, czy faktycznie usprawni pracę rekrutera. Dlatego kolejnym ważnym aspektem jest wersja DEMO – czyli możliwość bezpłatnego przetestowania ATS w określonym czasie.

Szybkie, bezpłatne i kompetentne wsparcie ze strony działu obsługi klienta to kolejna przydatna funkcja. Kontakt z centrum rozwiązywania problemów powinien móc odbywać się za pomocą różnych kanałów – np. przez wygodny formularz kontaktowy, szybki czat, czy poprzez kontakt telefoniczny.

System ATS powinien przechowywać aktualne informacje i dane w chmurze, do której zawsze będzie wygodny dostęp online. Dzięki temu firmowy dział IT nie będzie obciążony instalacją ani serwisowaniem oprogramowania – będzie to należało do obowiązków producenta. To oszczędność zarówno kosztów, czasu, jak i zasobów IT.

Ostatnią rzeczą, o której należy pamiętać wybierając oprogramowanie ATS są przepisy prawne. Rekrutacja wiąże się z wrażliwymi danymi kandydatów, oprogramowanie powinno być więc zgodne z RODO. Powinno oferować możliwość zaprogramowania automatycznego usuwania aplikacji po pewnym czasie, aby nie przechowywać niepotrzebnie danych osobowych byłych kandydatów.

ATS (Applicant Tracking System) niesie korzyści zarówno dla rekruterów, kandydatów, jak i całej organizacji. Warto rozważyć jego wdrożenie w każdej organizacji, niezależnie od branży, w celu przyspieszenia i usprawnienia procesów rekrutacyjnych. Pozwala on zaoszczędzić wydatki, czas i zasoby ludzkie oraz przeprowadzić rekrutację w bardziej efektywny sposób.