Deklaracje i formularze ZUS – kiedy jakie składamy

Rodzaje deklaracji i formularzy składanych do ZUS. W jakich przypadkach należy składać poszczególne typy dokumentów oraz jakie terminy obowiązują? Poznaj wszystkie szczegóły.

Formularze zgłoszeniowe

ZUS ZUA

Czyli:

• przy zatrudnienia nowego pracownika na podstawie umowy o pracę;
• przy zatrudnieniu nowego pracownika na umowę zlecenie w przypadku naliczania wszystkich składek ( może być bez chorobowej, która jest dobrowolna ) ale dla osoby, która nie jest studentem, nigdzie nie pracuje, czy dla osoby, która nie jest emerytem;
• w przypadku założenia  działalność gospodarczą i z działalności będą opłacane wszystkie składki na ZUS preferencyjny albo pełny.

ZUA składamy również w przypadku:

• zgłoszenia jakiejś zmiany czy korekty danych osoby ubezpieczonej np. zmiana adresu czy zmiana NFZ,
• gdy utracimy prawo do korzystania z “ZUS preferencyjnego” (po upływie dwóch lat od momentu rozpoczęcia działalności gospodarczej), czyli po wyrejestrowaniu się z ZUS preferencyjnego zgłaszamy się do pełnego na ZUS ZUA,
• gdy tracimy prawo do korzystania z „ulgi na start” (po upływie 6 miesięcy korzystania z tej ulgi), czyli po wyrejestrowaniu się z ulgi na start zgłaszamy się do ZUS preferencyjnego na ZUS ZUA,
• jak korzystamy z ZUS „zależnego od przychodu”, czyli małego ZUS to też składamy ZUS ZUA, w przypadku jak prowadzona jest tylko działalność gospodarcza albo jak ma się również umowę o pracę, ale na kwotę mniejszą niż minimalne wynagrodzenie ustawowe.

Jeżeli chcemy skorzystać z ZUS “zależnego od przychodu” (Małego ZUS) w działalności gospodarczej należy tego dokonać w określonym przepisami terminie. Więcej na ten temat tutaj.

Termin złożenia: 7 dni od dnia zatrudnienia pracownika lub zmiany danych.

ZUS ZZA

Czyli:

• gdy zatrudniany osobę na umowę zlecenie a osoba ta jest zatrudniony w innym miejscu, gdzie jej wynagrodzenie jest nie mniejsze  niż najniższe wynagrodzenie krajowe i pracodawca odprowadza od tego wynagrodzenia składki ZUS;
• stosuje się też w przypadku jak zakładamy działalność gospodarczą a dodatkowo jesteśmy zatrudnieni na podstawie umowy o pracę z wynagrodzeniem nie mniejszym niż  najniższe wynagrodzenie krajowe (z działalności będzie opłacana tylko składka zdrowotna).

Na formularzu tym dokonuje się też zmiany lub korekty danych osoby ubezpieczonej. Formularz ten składamy też jak odwieszamy działalność gospodarczą, ale tylko wtedy gdy przez okres zawieszenia uległa zmianie sytuacja ubezpieczeniowa przedsiębiorcy np. przedsiębiorca został zatrudniony na podstawie umowy o pracę z co najmniej najniższym wynagrodzeniem i może opłacać tylko składkę zdrowotną.

Jeżeli dokonujemy zgłoszenia jak korzystamy z „ulgi na start” to zgłaszamy się tylko do składki zdrowotnej na ZUS ZZA.

Termin złożenia: 7 dni od dnia zatrudnienia pracownika lub zmiany danych.

ZUS ZIUA

Termin złożenia: 7 dni od zaistnienia zmiany.

ZUS ZCNA

Termin złożenia: 7 dni od zaistnienia zmiany.

ZUS ZWUA

Jest to formularz, który wypełnia płatnik składek:

ZUS ZWUA składamy też w przypadku gdy osoba prowadząca działalność gospodarczą likwiduje tę działalność.

Składamy go też w przypadku gdy osobie prowadzącej działalność gospodarczą kończy się ZUS preferencyjny i przechodzi ona na pełny ZUS.

Termin złożenia: 7 dni od zaistnienia zmiany.

Od stycznia 2019 r. na formularzu wyrejestrowania z ubezpieczeń ZUS ZWUA podajemy dodatkowe informacje dotyczące rozwiązania lub wygaśnięcia ostatniego stosunku pracy takie, jak:

• data oraz tryb rozwiązania stosunku pracy,
• podstawa prawna rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy,
• z czyjej inicjatywy nastąpiło rozwiązanie stosunku pracy.

O tym jak wyrejestrować pracownika poprzez ifirma przeczytasz tutaj.

Formularze rozliczeniowe

ZUS RCA

Płatnik składek sporządza na tym formularzu:

• raport miesięczny,
• raport korygujący.

W raporcie tym rozlicza się składki na ubezpieczenia społeczne i na ubezpieczenie zdrowotne. Na raporcie ZUS RCA wykazujemy składki za pracownika zatrudnionego na podstawie umowy o pracę i umowę zlecenia ze składkami. Wykazujemy też osobę prowadzącą działalność gospodarczą opłacającą za siebie składki na ZUS preferencyjny lub pełny ale jedynie w przypadku, gdy firma zatrudnia pracowników lub opłaca składki za osobę współpracującą. Przedsiębiorcy nie zatrudniający pracowników nie składają za siebie ZUS RCA. Na ZUS RCA wykazujemy też osobę współpracującą, jeżeli odprowadzane są za nią wszystkie składki.

ZUS RZA

Płatnik składek sporządza na tym formularzu tak jak na ZUS RCA:

• raport miesięczny,
• raport korygujący.

Składa się go tylko za osoby podlegające wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu np. za osobę zatrudnioną na podstawie umowy zlecenia, tylko ze składką zdrowotną czy osobę prowadzącą działalność gospodarczą opłacającą za siebie tylko ubezpieczenie zdrowotne. Z tym, że osobę prowadząca działalność wykazujemy tylko wtedy na RZA jak zatrudnia pracowników albo osobę współpracującą. Na ZUS RZA możemy wykazać też osobę współpracującą, za którą odprowadzana jest tylko składka zdrowotna.

ZUS RSA

Płatnik składek sporządza na tym formularzu tak jak na ZUS RCA i RZA:

• raport miesięczny,
• raport korygujący.

Płatnik składek sporządza ten formularz w celu:

• przekazania informacji o wypłaconych świadczeniach np. wynagrodzeniu chorobowym, zasiłku chorobowym, opiekuńczym, macierzyńskim,
• i o przerwach w opłacaniu składek np. urlopie bezpłatnym, nieobecności usprawiedliwionej.

DEKLARACJA ZUS DRA

Na formularzu ZUS DRA sporządzamy:

• deklarację rozliczeniową,
• deklarację korygującą.

W deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA płatnik składek rozlicza składki oraz wypłacone w danym miesiącu świadczenia podlegające rozliczeniu w ciężar składek na ubezpieczenia społeczne. Cały komplet dokumentów rozliczeniowych składa się z deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA i dołączonych do niej imiennych raportów miesięcznych czyli, odpowiednio formularzy ZUS RCA, ZUS RZA, ZUS RSA, ZUS RPA.

Jeżeli zatrudniamy pracowników to deklarację ZUS DRA oraz dołączone do niej odpowiednie raporty składamy do ZUS co miesiąc. Natomiast płatnik rozliczający składki wyłącznie na własne ubezpieczenia przekazuje tylko deklarację rozliczeniową ZUS DRA. W przypadku firm nie zatrudniających pracowników obowiązek składania deklaracji ZUS DRA został ograniczony tylko do złożenia pierwszej deklaracji za pełny miesiąc, w kolejnych przyjmuje się, że zobowiązanie nie ulega zmianie i jedynie opłaca się składki.

Dopiero zmiana w wysokości opłacanych składek (np. z powodu zwolnienia chorobowego) wywołuje obowiązek złożenia deklaracji. W przypadku zwolnienia lekarskiego osoby prowadzącej działalność deklarację składamy za każdy miesiąc przebywania na zasiłku chorobowym. Tak samo będzie w przypadku zasiłku macierzyńskiego osoby prowadzącej działalność. Deklarację ZUS DRA w przypadku jednoosobowej działalności należy też złożyć gdy odwieszamy zawieszoną wcześniej działalność. Składamy ją za pierwszy pełny miesiąc po odwieszeniu, czyli np. odwieszamy działalność 25 lipca to DRA składamy za lipiec i sierpień ( lipiec nie jest pełnym miesiącem i jest nim dopiero sierpień). W przypadku jednoosobowej działalności i osoby współpracującej deklarację ZUS DRA i raporty ZUS RCA albo ZUS RZA za osobę prowadząca działalność i osobę współpracującą składamy za pierwszy pełny miesiąc a później jak nastąpią jakieś zmiany u któryś z tych osób.

Terminy składania deklaracji ZUS DRA:

Płatnik składek składa osobiście lub przesyła ( pocztą lub elektronicznie) do ZUS, w tym samym terminie deklarację rozliczeniową wraz z dołączonymi do niej imiennymi raportami miesięcznymi oraz opłaca składki za dany miesiąc nie później niż:

• do 5 dnia następnego miesiąca – jednostki budżetowe, zakłady budżetowe i gospodarstwa pomocnicze,
• do 10 dnia następnego miesiąca – osoby fizyczne opłacające składkę wyłącznie za siebie,
• do 15 dnia następnego miesiąca – pozostali płatnicy.

Nie oznacza to jednak tego, że w razie gdy płatnik składek stwierdzi jakąś nieprawidłowość w przekazanych do ZUS dokumentach rozliczeniowych aby sporządził korekty. Przepisy ustawy o ZUS w art. 41 ust. 7a i 7b wskazują terminy na złożenie dokumentów rozliczeniowych korygujących, które wynoszą:

• 7 dni od stwierdzenia nieprawidłowości przez płatnika we własnym zakresie lub otrzymania zawiadomienia o stwierdzeniu nieprawidłowości przez ZUS,
• 7 dni od uprawomocnienia się decyzji, jeżeli konieczność korekty danych podanych w imiennym raporcie miesięcznym jest wynikiem stwierdzenia nieprawidłowości przez ZUS w drodze decyzji,
• 30 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli, jeżeli konieczność korekty danych podanych w imiennym raporcie miesięcznym jest wynikiem stwierdzenia nieprawidłowości przez ZUS w drodze kontroli.

DEKLARACJA ZUS RPA

Od 1 stycznia 2019 r., należy do ZUS przekazywać informacje o przychodzie pracownika lub zleceniobiorcy oraz szczególnych okresach pracy na druku ZUS RPA.

ZUS RPA ma uzupełniać dane przekazane za pracownika w innych imiennych raportach miesięcznych, aby można je było wykorzystać przy przyznawaniu i obliczaniu wysokości świadczeń emerytalnych lub rentowych.

W formularzu tym płatnik wykazuje:

• a) kwotę przychodu wypłaconego w danym miesiącu, ale należnego za inny rok kalendarzowy, który stanowił podstawę wymiaru:składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, składki wypadkowej,
• b) kwotę przychodu wypłaconego w danym miesiącu oprócz wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego i świadczenia rehabilitacyjnego, który w okresie pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku: – nie stanowił podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, – nie stanowił podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, i który jest należny za inny rok kalendarzowy
• c) okresy wykonywania pracy nauczycielskiej.

Informacje jak wypełnić ZUS RPA znajdziesz tutaj.

Inne formularze:

ZUS ZSWA

Płatnicy składek zatrudniający pracowników pracujących w szczególnych warunkach lub wykonujących pracę o szczególnym charakterze dokonują zgłaszania ich danych do 31 marca każdego roku kalendarzowego za rok poprzedni. Na podstawie informacji zawartych na formularzu ZSWA ZUS sporządza na kontach ubezpieczonych listę danych poszczególnych pracowników, które dotyczą okresów pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze. W przyszłości informacje te mogą okazać się pomocne do przyznania np. emerytury pomostowej dla takich pracowników.

ZUS RMUA

Te informacje płatnik składek może pracownikom przekazywać na formularzu ZUS RMUA lub w innej formie, ale muszą być spełnione wymogi określone w art. 41 ust. 8 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Informacja taka powinna też zawierać symbol wojewódzkiego oddziału Narodowego Funduszu Zdrowia oraz datę jej sporządzenia, podpis płatnika składek lub osoby przez niego upoważnionej. Tak było do końca grudnia 2011 r.

Z tym, że na żądanie osoby ubezpieczonej płatnik składek jest obowiązany przekazać tej osobie, ale nie częściej niż raz na miesiąc, informacje zawarte w raportach przekazanych do ZUS za miesiąc poprzedni (art. 41 ust. 8b ustawy o sus). Oznacza to, że raport ZUS RMUA płatnik składek ( pracodawca ) może nadal jak do tej pory przekazywać osobie ubezpieczonej , czyli pracownikowi ale na jego własną prośbę, tylko raz za dany miesiąc. Natomiast obowiązany jest wystawić raport ZUS RMUA raz w roku, do końca lutego danego roku za rok poprzedni.

ZUS IWA

ZUS IWA za dany rok zobowiązani są przekazywać do ZUS płatnicy, którzy spełniają łącznie następujące warunki:

• byli zgłoszeni nieprzerwanie w ZUS jako płatnicy składek na ubezpieczenie wypadkowe od dnia 1 stycznia do 31 grudnia danego roku, za który składana jest informacja i co najmniej jeden dzień w styczniu następnego roku ,
• a także w roku za który składana jest informacja, zgłaszali do ubezpieczenia wypadkowego średnio miesięcznie co najmniej 10 ubezpieczonych,
• raz w dniu 31 grudnia roku, którego dotyczy informacja byli wpisani do rejestru REGON.

Nieprzerwane zgłoszenie do ZUS oznacza, że w każdym z miesięcy danego roku przynajmniej jeden ubezpieczony podlegał ubezpieczeniu wypadkowemu.

Natomiast jeżeli w którymś z miesięcy danego roku kalendarzowego płatnik składek nie zgłaszał do ubezpieczenia wypadkowego ani jednego ubezpieczonego to nie ma obowiązku składania w ZUS tego formularza za dany rok.

Kiedy wypełnić ZUS IWA? Sprawdź!

Termin złożenia ZUS IWA – formularz ten składamy do ZUS za dany rok kalendarzowy do 31 stycznia następnego roku (art. 31 ust. 6 ustawy wypadkowej).

Nowe formularze obowiązujące od 1 stycznia 2019 r.

Od 1 stycznia 2019 r. można skrócić okres przechowywania dokumentacji pracowniczej do 10 lat, ale tylko w odniesieniu do osób zatrudnionych po 1 stycznia 1999 r. i to pod warunkiem przekazania do ZUS:

• oświadczenia ZUS OSW,
• raportu informacyjnego ZUS RIA.

ZUS OSW

W dokumencie tym zawiadamia się ZUS o tym, że zostaną przekazane raporty informacyjne ZUS RIA za wszystkich ubezpieczonych zatrudnionych w okresie od  01 stycznia 1999 –do 31 grudnia 2018.

To oświadczenie można złożyć w wybranym przez siebie terminie. Można też wycofać ten dokument, ale tylko do czasu złożenia pierwszego raportu informacyjnego ZUS RIA.

Raport ZUS RIA

Składamy go osobno za każdego pracownika lub zleceniobiorcę zatrudnionego od stycznia 1999 r. do grudnia 2018 r.

Dane z tego dokumentu ZUS zapisze na koncie ubezpieczonego.

Termin na złożenie do ZUS raportu informacyjnego ZUS RIA związany jest z terminem zakończenia pracy czy umowy zlecenia i wyrejestrowania pracownika lub zleceniobiorcy z ubezpieczeń społecznych. 

Jeżeli przedsiębiorca złoży oświadczenie o zamiarze przekazania raportów (i go nie odwoła), to wówczas raport informacyjny ZUS RIA za każdego pracownika i zleceniobiorcę osobno, powinien przekazać:

• w terminie roku od dnia złożenia oświadczenia – jeżeli pracownik lub zleceniobiorca – zakończył u niego pracę przed złożeniem oświadczenia,
• wraz z wyrejestrowaniem z ubezpieczeń społecznych na formularzu ZUS ZWUA – jeżeli pracownik lub zleceniobiorca zakończył u niego pracę po złożeniu oświadczenia.