Elektroniczne zwolnienie chorobowe

Od stycznia 2016 nastąpiła zmiana w wystawianiu zwolnień lekarskich. Lekarze do tego czasu wystawiali zwolnienia w formie papierowej. Obecnie do końca 2017 mogą być wystawiane zwolnienia w formie papierowej i elektronicznej. Forma elektroniczna zwolnień ma być obowiązkowa od 2018 roku. Wtedy każdy pracodawca i lekarz musi mieć założone konto na PUE ZUS.

Elektroniczne zwolnienia mogą wystawić lekarze, którzy mają takie upoważnienie z ZUS i mają założone bezpłatne konto na Platformie Usług Elektronicznych ZUS lub posiadają zintegrowaną z PUE ZUS aplikację gabinetową. Lekarze mają elektroniczny wgląd do naszych danych i po wpisaniu numeru Pesel automatycznie pojawiają się dane pacjenta. Wystawienie elektronicznego zwolnienia lekarskiego w takim przypadku zajmuje o wiele mniej czasu. Lekarz wystawiając takie zwolnienie ma wgląd do informacji o poprzednich zwolnieniach pacjenta. ZLA elektroniczne (e-ZLA) trafia od razu do ZUS i nie można go wycofać. Zaświadczenie jest podpisywane za pomocą kwalifikowanego certyfikatu lub z profilu zaufanego PUE ZUS przez lekarza.

Elektroniczne zwolnienie może być wystawione za pomocą aplikacji mobilnej w sytuacji gdy lekarz posiada takie urządzenie np. podczas wizyty domowej. Takie zwolnienia są archiwizowane przez ZUS. Zwolnienia mogą być wystawiane z datą wstecz. Podczas wystawiania takiego zwolnienia lekarz może jednocześnie wystawić pacjentowi skierowanie na rehabilitację. Po wystawieniu takie zwolnienie trafia na automatyczną skrzynkę podawczą ZUS i jest przekazywane do pracodawcy najpóźniej w następnym dniu. Ten aby móc otrzymać informację o zwolnieniu pracownika musi mieć założone bezpłatne konto na PUE ZUS.

Profil na PUE ZUS może być założony tylko na osobę fizyczną, w przypadku zakładów np. w formie spółek, taki profil może założyć upoważniona osoba np. księgowa, która musi mieć pełnomocnictwo od firmy. Takie pełnomocnictwo musi być złożone przez daną firmę w terenowej jednostce ZUS. To wynika z art. 30 § 3 kodeksu postępowania administracyjnego, strony niebędące osobami fizycznymi działają przez swych ustawowych lub statutowych przedstawicieli.

Jeśli w e-ZLA wystąpił błąd to lekarz w ciągu 3 dni roboczych od dnia ustalenia tego faktu anuluje takie zwolnienie. Wtedy lekarz wysyła do ZUS informację o stwierdzeniu nieważności takiego zwolnienia i wystawia nowe z poprawnymi danymi. Pracodawca na koncie e-PUE będzie widział nowe zwolnienie z poprawnymi danymi. Informacji o anulowaniu zwolnienia pracodawca nie będzie widział, a pracownik nie musi o zaistniałym fakcie informować pracodawcy. Ponadto w takim przypadku lekarz też przekazuje taką informację o nieważności zaświadczenia ZLA w formie papierowej pacjentowi.

Pracownik, dla którego wystawiono zwolnienie e-ZLA nie musi już go dostarczać do pracodawcy. Wyjątkiem są sytuacje gdy jest to np. zasiłek po ustaniu zatrudnienia lub np. zasiłek opiekuńczy kiedy trzeba wypełnić dodatkowe wnioski. W takim przypadku zwolnienie elektroniczne jest przesyłane automatycznie, a pracownik musi pracodawcy wypełnić odpowiednie wnioski np. Z15, który trzeba przekazać do oddziału ZUS. Gdy za okres choroby płaci już ZUS, to pracodawca musi wysłać do swojego oddziału ZUS wypełniony druk Z3. Druk ten może być przesłany w formie papierowej lub elektronicznie za pomocą kwalifikowanego certyfikatu lub profilu na PUE ZUS.

Jeśli pracownik jest zatrudniony w kilku miejscach, to w sytuacji kiedy lekarz wystawi zwolnienie elektroniczne każdy z tych pracodawców zostanie o tym fakcie poinformowany. Po ustaniu zatrudnienia takie zwolnienie lekarskie nie będzie widoczne na koncie byłego płatnika. Wtedy do ZUS trafiają dwa zwolnienia lekarskie, ponieważ były pracodawca już takiego zasiłku nie wypłaca.

Pracodawca ma prawo skontrolować obecnie zatrudnianego pracownika, który przebywa na zwolnieniu lekarskim i wtedy może wystąpić do ZUS za pośrednictwem platformy elektronicznej z wnioskiem o kontrolę takiego pracownika.

Kiedy zwolnienie papierowe i jak z nim postąpić

Jeżeli lekarz nie ma założonego zaufanego profilu na ePUAP wystawia zwolnienie metodą tradycyjną czyli w formie papierowej. Zwolnienie w formie papierowej pracownik ma obowiązek dostarczyć w ciągu 7 dni do pracodawcy. Zwolnienie, które nie zostanie przekazane do pracodawcy lub ZUS nie wejdzie w życie.

Zwolnienie papierowe jest wystawiane w trzech kopiach:

  • oryginał jest przesyłany do ZUS w ciągu 7 dni,
  • pierwsza kopia jest wręczana ubezpieczonemu,
  • druga kopia zostaje dla lekarza, który je musi przetrzymywać przez trzy lata.

Pracownik, który jest zatrudniony w kilku miejscach wnioskuje o wydanie odpowiedniej ilości zwolnień ZLA. Każdy pracodawca powinien otrzymać osobne zaświadczenie ZLA. W przypadku zagubienia zwolnienia, nowe zwolnienie nie będzie wystawione. W takiej sytuacji lekarz na kartce papieru zamieszcza dane jakie były na zaświadczeniu przybija pieczątkę i składa podpis. Lekarz może również wystawić zwolnienie w formie papierowej w sytuacji gdy np. nie ma dostępu do internetu, nie może złożyć uwierzytelnienia za pomocą podpisu certyfikowanego. Zwolnienie wystawione w formie elektronicznej może być wydrukowane na prośbę pracownika lub wtedy, gdy pracodawca nie posiada konta na PUE ZUS.

Jeśli pracownik jest zatrudniony u pracodawcy, który nie posiada profilu na PUE ZUS, to nie będzie możliwości przesłania zwolnienia elektronicznie. W takim przypadku lekarz wystawiając zwolnienie otrzyma informację z systemu, że dana firma nie posiada konta na profilu ZUS i wtedy wystawia pacjentowi zwolnienie w formie papierowej, które musi być przekazane do pracodawcy w ciągu 7 dni kalendarzowych.

Ważne
Płatnicy, którzy nie posiadają konta na PUE ZUS mieli obowiązek poinformować swoich pracowników w terminie do końca 2015 o obowiązku przekazywania zwolnień w formie papierowej od stycznia 2016.

Pracownik mimo wszystko ma prawo poprosić lekarza o wydruk zwolnienia w formie papierowej nawet gdy pracodawca (płatnik składek) posiada profil na PUE ZUS.

Zwolnienie w przypadku przedsiębiorcy

Płatnicy składek, którzy sami otrzymają na siebie zwolnienie lekarskie w formie elektronicznej muszą jeszcze dodatkowo dopełnić niezbędne formalności. Podstawą do otrzymania wypłaty zasiłku jest złożenie odpowiednich dokumentów jest to zaświadczenie płatnika składek Z3B.

Zaświadczenie to musi być dostarczone do ZUS w terminie 7 dni. Płatnik, który otrzyma zwolnienie w formie papierowej musi w ciągu 7 dni je dostarczyć do ZUS z dokumentem Z3B.

Autor: Aneta Sobkowicz– ifirma.pl


UWAGA

Zachęcamy do komentowania naszych artykułów. Wyraź swoje zdanie i włącz się w dyskusje z innymi czytelnikami. Na indywidualne pytania (z zakresu podatków i księgowości) użytkowników ifirma.pl odpowiadamy przez e-mail, czat lub telefon – skontaktuj się z nami.

Biuro rachunkowe
już od 89zł/mc.

  • Pełna odpowiedzialność za prowadzoną dokumentację.
  • Wygodne formy dostarczania dokumentów (online, poczta, kurier)

dowiedz się więcej