Wyjazd służbowy pracownika (delegacja)

Podróż służbowa (delegacja) jest to wykonywanie zadania zleconego przez pracodawcę poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika, w terminie i miejscu określonych w poleceniu wyjazdu służbowego. W poleceniu wyjazdu określa się:

1. cel delegacji;
2. miejsce delegacji;
3. czas trwania;
4. środek lokomocji.

Czas podróży służbowej

Czas podróży służbowej jeśli jest poza godzinami pracy nie stanowi świadczenia pracy.

Natomiast jeśli podróż przypadnie na nominalny czas pracy, jest traktowana tak jak godziny faktycznie przepracowane.

Przykład:

Pracownik pracuje na pełny etat w godz. od 8 do 16. Dostał polecenie wyjazdu do Szczecina, pracownik mieszka w Jeleniej Górze. Podróż rozpoczęła się o godz. 7:00 a zakończyła o 17:00.

Mimo, że czas podróży był dłuższy niż 8 godz. to dodatkowe dwie godziny nie są nadgodzinami, ponieważ czas dojazdu do pracy nie jest wliczany w czas pracy, czyli

• czas pomiędzy 7:00 a 8:00 jest czasem prywatnym pracownika za którą nie przysługuje mu wynagrodzenie;
• czas pomiędzy 8:00 a 16:00 jest to czas pracy pracownika;
• czas pomiędzy 16:00 a 17:00 jest czasem prywatnym pracownika za który nie przysługuje mu wynagrodzenie;

Czas spędzony w podróży służbowej nie jest traktowany  jako świadczenie pracy, gdyż pracownik ma również czas wolny, za który pracodawca nie płaci. Oczywiście jeśli pracownik pracuje dłużej niż przewiduje to jego nominalny czas pracy to wtedy generują się nadgodziny.

Przykład:

Jeśli pracownik po przyjeździe do Szczecina od razu zacznie pracować  np. od godz 17:00 do 20:00, to ten czas należy traktować jako nadgodziny.

Nie należy zapominać że pracownikowi będącemu na delegacji przysługują takie same prawa  jak wówczas, gdy pracuje w zakładzie pracy. Czyli należy pamiętać o zachowaniu dobowego jak i tygodniowego czasu do odpoczynku, czyli:

• minimalnego 11 – godzinowego nieprzerwanego odpoczynku dobowego;
• minimalnego 35 – godzinowego nieprzerwanego odpoczynku tygodniowego;

Przykłady:

1. Pracownik wrócił z delegacji o godz. 22:00 do pracy może przyjść najwcześniej o godz  9:00 rano.
2. Jeśli pracownik pracuje w godzinach pomiędzy 8:00 a 16:00, a z delegacji wrócił o godzinie 18:00 to powinien przyjść do pracy dnia następnego na godz 8:00. gdyż jego przerwa, czas wolny, wynosi 14 godz.

Należy również pamiętać że pracownik ma prawo na sobotę i niedzielę wrócić do miejsca zamieszkania, za te dni nie przysługuje mu dieta ani zwrot kosztów za nocleg, nawet jeśli pracownik zdecyduje się pozostać w mieście gdzie został oddelegowany  – wówczas  sam ponosi koszty utrzymania przez te dni.

Delegacja krajowa

Do należności za czas podróży służbowej należy zaliczyć:

1. zwrot kosztów podróży tam i z powrotem, środkami komunikacji publicznej albo pojazdem pracownika, chyba że pracodawca zapewnił pracownikowi transport,
2. diety,
3. zwrot kosztów noclegu albo ryczałt za nocleg,  chyba że pracodawca zapewnił pracownikowi nocleg.
4. zwrot kosztów przejazdów środkami komunikacji miejscowej, chyba że pracodawca zapewnił pracownikowi transport na miejscu (np. samochód pracodawcy lub pracownika).

1. Zwrot kosztów podróży

Pracodawca powinien określić środek transportu jakim pracownik powinien odbyć podróż służbową. Jeśli pracownik będzie poruszał się komunikacją publiczną wtedy zwrot kosztów następuje na podstawie ceny biletu, a sam bilet należy dołączyć do rozliczania delegacji. Podróż służbowa prywatnym pojazdem pracownika

Pracodawca jak i pracownik mogą porozumieć się, że podróż odbędzie się prywatnym pojazdem pracownika. Podstawą do zwrotu kosztów jest:

• umowa cywilnoprawna o korzystaniu z pojazdu prywatnego do celów służbowych zawarta między pracownikiem a pracodawcą.
• udokumentowanie podróży służbowej odbywanej prywatnym samochodem pracownika za pomocą ewidencji przebiegu pojazdu
• delegacja służbowa, zatwierdzona przez pracodawcę lub osobę upoważnioną

Stawka za jeden kilometr jest  określona w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej wynosi:

• 0,89 zł – dla samochodu o pojemności silnika do 900 cm3;
• 1,15 zł – dla samochodu o pojemności silnika powyżej 900 cm3;
• 0,69 zł – dla motocykla
• 0,42 zł – dla motoroweru

Przedsiębiorca może wprowadzić do kosztów uzyskania przychodu wydatki ponoszone na rzecz pracownika z tytułu używania przez niego prywatnego pojazdu w celu odbycia podróży służbowej jedynie do wysokości nieprzekraczającej stawek ustawowych.

2. Dieta

Dieta stanowi ekwiwalent pieniężny na pokrycie zwiększonych (a nie całkowitych) kosztów wyżywienia.

Wysokość diety w 2024 wynosi 45 zł za jeden dzień

W przypadku podróży trwającej nie dłużej niż jedną dobę pracownikowi może przysługiwać tylko część diety:

• do 8 godzin – dieta nie będzie przysługiwać;
• od 8 do 12 godzin – pracownikowi będzie przysługiwała połowa diety;
• powyżej 12 godzin – pracownikowi będzie przysługiwała dieta w pełnej wysokości.

W przypadku podróży trwających dłużej niż jedną dobę, za każdą pełną dobę przysługiwać będzie dieta w pełnej wysokości, a za niepełną a rozpoczętą dobę:

• do 8 godzin – pracownikowi będzie przysługiwała połowa diety;
• powyżej 8 godzin – pracownikowi będzie przysługiwała dieta w pełnej wysokości.

3. Zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg

Zwrot kosztów noclegu przysługuje jeśli pracodawca nie zapewni pracownikowi noclegu, w takim wypadku koszty zwraca się na podstawie faktury lub rachunku  – na terenie Polski wydatki te nie są limitowane.

Nocleg może być również rozliczony ryczałtem (bez faktury lub rachunku).

Ryczałt za nocleg wynosi 150% diety czyli w 2024 r jest to kwota 67,50 zł

Za każda dobę przebywania pracownika w podróży przysługuje mu ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu środkami komunikacji miejskiej. Ryczałt wynosi 20% diety czyli 9,00 zł. Ryczałt ten nie przysługuje jeśli pracownik porusza się samochodem służbowym lub prywatnym lub jeśli pracodawca pokrywa całkowity koszt dojazdów środkami komunikacji miejskiej.

ZUS i podatek

Przepisy rozporządzenia MPiPS z dnia 18 grudnia 1998r. w sprawie szczegółowych zasad ustalenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne (Dz,U.Nr. 161, poz. 1106 z późn. zm.), ustalają, że wolne od ZUS`u są wypłacone pracownikowi kwoty z tytułu pokrycia wydatków na odbycie podróży służbowej do wysokości stawek ustalonych w odrębnych przepisach (czyli podanych wyżej) . Jeśli pracodawca ustali wyższe kwoty to od nadwyżki należy już naliczyć składki ZUS.

Podobna regulacja dotyczy podatku dochodowego od wynagrodzeń pracowniczych (Artykuł 21 ust. 1 pkt 16 u.p.d.o.f.) – kwoty nie wyższe niż ustalone w przepisach są zwolnione z podatku dochodowego, wyższe podlegają opodatkowaniu.

Przykład rozliczenia delegacji

Pracodawca wysyła pracownika w delegację z Jeleniej Góry do Szczecina. Delegacja zaczyna się 7 maja, wyjazd o godz. 07:00; przyjazd  17 maja o godz. 17:00 (weekend wypada w dniach 12 i 13 maja i a ten czas pracodawca nie zapewnia pracownikowi wyżywienia ani noclegu).

Pracownik będzie jechał własnym samochodem o pojemności silnika powyżej 900 cm3 i będzie się rozliczali na podstawie kilometrówki.

Trasa z Jeleniej Góry do Szczecina wynosi 394 km.

394 * 1,15 = 453,10 zł

453,10 zł jest to koszt przejazdu w jedną stronę.

Jako że pracownikowi przysługuje możliwość przyjazdu do domu na weekend (za który płaci pracodawca), to kwotę 453,10 zł należy pomnożyć przez 4 = 1812,40 zł  i tyle należy zwrócić pracownikowi za przejazd własnym samochodem.

Pracownikowi przysługuje dieta ponieważ pracodawca nie zapewnia mu posiłków. Dieta będzie wypłacona za 9 dni (za weekend nie przysługuje).

45 zł * 9 dni = 405 zł  i tą kwotę należy oddać pracownikowi z tytułu  diet.

Ryczał za nocleg to 45 zł * 150% = 67,50 zł za jedną noc z 07.05 do 17.05 nie wliczając weekendów wychodzi 7 noclegów czyli 67,50 zł * 7 = 472,50 zł

Delegacja przy umowach cywilno prawnych

Osoby będące na umowie zleceniu lub umowie o dzieło, które do wykonania zapisów umowy są czasem zmuszone wyjechać poza teren miasta wskazanego w umowie jako miejsce wykonania świadczenia, mogą wnioskować o zwrot poniesionych kosztów. Zleceniodawca na podstawie art. 742 kodeksu cywilnego zobowiązany jest do pokrycia tych że kosztów. Należy pamiętać, że zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wolne od podatku dochodowego i ZUS`u są diety i inne należności za czas podróży, osoby nie będącej pracownikiem, o ile nie przekroczy się kwot ustalonych zgodnie z przepisami dotyczącymi pracowników.

Dokumentowanie i księgowanie rozliczenia delegacji

Pracownik po powrocie z delegacji jest zobowiązany do przekazania pracodawcy wszystkich posiadanych dokumentów związanych z poniesionymi kosztami:

• potwierdzenia pobytu
• ewidencji przebiegu pojazdu (gdy przejazd odbywał się prywatnym samochodem pracownika)
• biletów, faktur i rachunków
• innych posiadanych dokumentów

Na ich podstawie pracodawca musi w ciągu 14 dni sporządzić “Rozliczenie deklaracji” i wypłacić pracownikowi należne kwoty.

Koszty podróży służbowej pracownika są dla pracodawcy kosztami uzyskania przychodu do kwot określonych w oddzielnych przepisach.

Rozliczenie delegacji księguje się “dowodem wewnętrznym”.

Jeżeli pracodawca wypłacił pracownikowi kwoty wyższe niż wynika z limitów to nadwyżka jest jego dodatkowym wynagrodzeniem z tytułu pracy (ozusowanym i opodatkowanym)  i wykazuje się ją na liście płac.

Podatek VAT

Ustawa o podatku VAT wymienia rodzaje wydatków nieuprawniających do odliczenia podatku VAT z otrzymanych faktur. Wśród nich są wymienione faktury za:

• zakup paliwa do samochodów osobowych
• usługi noclegowe
• usługi gastronomiczne

• bilety komunikacji kolejowej lub autobusowej na trasach krótszych niż 50 km.

czyli wydatki spotykane przy rozliczaniu delegacji. Należy pamiętać, że w/w dokumenty należy księgować w KPiR w kwotach brutto i nie wprowadzać ich do ewidencji zakupów VAT.