Delegacja przedsiębiorcy

Delegacja to świadczenia przysługujące osobom wykonującym czynności służbowe na podstawie umowy o pracę, na podstawie umowy zlecenia, poprzez umowę o dzieło lub w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Pomiędzy delegacją przedsiębiorcy a delegacją pracownika istnieje kilka istotnych różnic, o których każdy przedsiębiorca powinien pamiętać.
Definicja “delegacji” została określona w przepisach Kodeksu Pracy, nie dotyczy ona jednak przedsiębiorcy. Stąd też od lat są trudności z określeniem, czy zawsze przedsiębiorca ma prawo do rozliczania diety i wydatków związanych z różnymi wyjazdami służbowymi.
Ogólnie przyjmuje się, że delegacja to wyjazd w związku z wykonywaniem czynności służbowych poza miejscowością, w której znajduje się:
– miejsce pracy,
– miejsce wykonywania zlecenia lub dzieła, lub innego miejsca sprecyzowanego w umowie między stronami,
– miejsce prowadzenia działalności gospodarczej lub w jego braku – miejsce zamieszkania przedsiębiorcy.

Dieta jest ekwiwalentem pieniężnym przeznaczonym na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia. Kosztem jest wyłącznie dieta, która stanowi pewnego rodzaju ryczałt, uzupełniający zwiększone wydatki na pożywienie w związku z wyjazdem – bez względu na to, czy i za jaką kwotę przedsiębiorca w delegacji dokonał zakupu. Dieta jest jedynym ryczałtem, jaki przysługuje przedsiębiorcy – wszystkie pozostałe wydatki powinny być udokumentowane.

Przedsiębiorca nie wypłaca sobie dodatkowo zwrotu poniesionych kosztów (wszakże dysponuje firmowymi pieniędzmi), ale sumę poniesionych wydatków i zryczałtowaną dietę zalicza do kosztów. Czynny płatnik VAT może odliczać podatek naliczony na zasadach ogólnych z wydatków poniesionych w trakcie podróży służbowej.

Jak rozliczamy koszty delegacji?

I. Diety
Przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów równowartość diet do wysokości diet należnych pracownikom sfery budżetowej. W 2009 wysokość dziennej diety w podróży krajowej wynosi 23 zł. Dla podróży zagranicznych stawka diety jest ustalana dla każdego kraju osobno, liczona zawsze wg stawki kraju docelowego. Koszty wyrażone w walutach obcych, w tym także diety, przeliczamy wg kursu średniego sprzed dnia wystawienia dokumentu kosztowego. Sporządzając rozliczenie delegacji zagranicznej przyjmujemy więc kurs średni NBP danej waluty sprzed dnia rozliczenia.
Przedsiębiorca może zaliczać w koszty również rachunki lub faktury z restauracji za posiłki, odliczenie jednakże nie może przekroczyć wartości diety (jest to traktowane jako równowartość diety). Czynnym płatnikom VAT nie przysługuje odliczenie podatku VAT od zakupu usług gastronomicznych.
W praktyce często się zdarza, iż podróż służbowa nie trwa dokładnie 24 godziny. Wówczas rozliczamy część diety w zależności od czasu trwania całej podróży.
Jeżeli podróż trwała nie dłużej niż dobę:
a. od 8 do 12 godzin – przysługuje połowa diety
b. ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.
Dla podróży trwającej dłużej nić dobę przysługuje dieta za każdą pełną dobę, a za rozpoczętą kolejną dobę do 8 godzin przysługuje połowa diety, ponad 8 godzin należy policzyć dietę jak za pełną dobę.
Diety są nieco inaczej liczone w przypadku delegacji zagranicznej. Za każdą dobę pobytu za granicą przysługuje dieta w pełnej wysokości (liczona wg stawek kraju docelowego), za niepełną do 8 godzin przysługuje 1/3 diety, za 8-12 godzin przysługuje ½ diety, ponad 12 godzin – dieta w pełnej wysokości.
Po obliczeniu długości delegacji i wartości odpowiadającej jej diety, rozliczenie księgujemy do kosztów sporządzając dowód wewnętrzny.

II. Koszty transportu
Samochód
Przedsiębiorca podróżujący samochodem firmowym, prywatnym lub użyczonym, zalicza wydatki na paliwo, parkingi, opłaty za przejazdy autostradą bezpośrednio do wydatków związanych z eksploatacją pojazdu. Dla samochodu niefirmowego suma wydatków księgowana do kosztów jest ograniczona przez limit wynikający z ewidencji przebiegu pojazdu (dla większości pojazdów osobowych wynosi on 0,8358zł/1km).
Od wydatków na paliwo do auta osobowego czynni płatnicy nie mają prawa odliczenia podatku VAT. Odliczenie przysługuje w przypadku zakupu paliwa do auta “z kratką” lub ciężarowego oraz w przypadku innych wydatków niż paliwowych dla wszystkich typów pojazdów.
Wydatki powinny być udokumentowane fakturą VAT lub rachunkiem, zawierającym numer rejestracyjny pojazdu. Od tej zasady są dwa wyjątki – paragony za paliwo zakupione za granicą oraz dowody zapłaty za przejazdy autostradami płatnymi.
W delegacji zagranicznej zakupując paliwo, dokumentem kosztowym jest paragon – przeliczony wg kursu średniego NBP sprzed dnia wystawienia paragonu (lub sprzed dnia sporządzenia rozliczenia delegacji, jeżeli paragonu nie księgujemy osobno, a ujmujemy na zbiorczym rozliczeniu).

Inne środki transportu
Poniższa grupa dokumentów dla celów rozliczenia podatkowego może być traktowana jak faktura VAT, jeżeli spełnia następujące warunki:
– bilety jednorazowe uprawniające do przejazdu na odległość nie mniejszą niż 50 km, wydawane przez podatników uprawnionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami, jeżeli zawierają następujące dane:
a) nazwę i numer identyfikacji podatkowej sprzedawcy,
b) numer i datę wystawienia biletu,
c) informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,
d) kwotę należności wraz z podatkiem,
e) kwotę podatku;
– dowody zapłaty za przejazdy autostradami płatnymi, aby zostały uznane za równorzędne fakturom VAT, powinny zawierać wszystkie poniższe dane:
a) nazwę i numer identyfikacji podatkowej sprzedawcy,
b) numer kolejny i datę wystawienia,
c) informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi, w szczególności nazwę autostrady, za przejazd którą pobierana jest opłata,
d) kwotę należności wraz z podatkiem,
e) kwotę podatku.
Do grupy powyższych dokumentów zaliczyć można m.in. bilety PKP i PKS, paragony za przejazd autostradą. Nie zaliczymy do niej jednakże np. większości paragonów za przejazd taksówką (odległość taryfowa musi przekraczać 50km) – w przypadku korzystania z tego rodzaju środka transportu należy koniecznie poprosić o fakturę.

Wydatki na transport zaliczamy w koszty na podstawie faktur, biletów, paragonów (jeżeli spełniają powyższe kryteria dla dokumentów równoważnych fakturom VAT) bądź też na zbiorczym rozliczeniu delegacji – dowodzie wewnętrznym.

III. Koszty noclegu
Przedsiębiorcy w delegacji nie przysługują ryczałty za nocleg. Oznacza to, iż konieczne jest udokumentowanie rzeczywiście poniesionych wydatków na nocleg (np. rachunkiem).
Jeżeli nocleg został udokumentowany fakturą VAT, czynnym płatnikom VAT nie przysługuje odliczenie podatku VAT naliczonego. Cała kwota brutto jest kosztem.
Koszty noclegu można udokumentować również umowa najmu oraz wystawionym do niej rachunkiem (płatność gotówkowa) lub umową najmu i dowodem zapłaty za najem przez rachunek bankowy.

Podobnie jak koszty transportu, wydatki na nocleg możemy księgować na podstawie rachunku lub faktury bądź też na druku delegacji.

Wykazanie delegacji w ewidencjach.

Rozliczenie delegacji należy do kosztów księgowanych w KPIR przez dowód wewnętrzny.
Na druku delegacji przedsiębiorca może podać same kwoty diet – a pozostałe wydatki zaksięgować na podstawie posiadanych dokumentów kosztowych. Może również wszystkie wydatki wykazać na dokumencie delegacji i w ten sposób zaliczyć do kosztów.
W przypadku, jeżeli na druku delegacji wykażemy wydatki, od których mieliśmy prawo odliczyć podatek naliczony, wówczas jeszcze dodatkowo ujmujemy wydatki w rejestrach VAT.

Praca poza miejscem zamieszkania

W myśl definicji delegacji zawartej w Kodeksie Pracy i zgodnie z wyrokiem sądowym doprecyzowującym jej interpretację delegacją jest czasowym i incydentalnym przebywaniem pracownika lub też przedsiębiorcy poza miejscem zamieszkania lub prowadzenia działalności. Gdy przebywanie ma charakter stały to przyjmuje się, że nie jest to podróż służbowa, lecz mamy do czynienia z wykonywaniem czynności prowadzenia działalności gospodarczej i innym miejscu. W takim przypadku podatnik nie ma prawa do zaliczenia w koszty diet.

W październiku 2009 Wojewódzki Sąd Administracyjny w Szczecinie wydał wyrok  w podobnej  sprawie, znacznie korzystniejszy dla podatnika. Zgodnie z wyrokiem można zaliczyć w koszty prowadzenia działalności diety przy długotrwałym wykonywaniu działalności poza siedzibą firmy, czyli traktuje się taki wyjazd jak podróż służbową. Jest to odmienna interpretacja niż występująca w dotychczasowym orzecznictwie. Wyrok jeszcze nie jest prawomocny.

Natomiast czym innym jest zaliczenie w koszty innych wydatków ponoszonych w związku z pracą poza miejscem zamieszkania – np. wynajmu mieszkania i podróży pomiędzy miejscem zamieszkania, a miejscem pracy.
Obecne interpretacje US pozwalają na zaliczenie tego typu wydatku w koszty jeżeli jest spełniony ogólny warunek każący wykazać powiązanie pomiędzy wydatkiem z źródłem przychodu. Jeżeli wykonuje się pracę w siedzibie zleceniodawcy  i tak wynika z umowy lub innych, posiadanych dokumentów to warunek ten jest spełniony. Wydatek na mieszkanie lub transport  nie wymaga wypełniania formularza delegacji ponieważ można je zaksięgować bezpośrednio w koszty na podstawie posiadanych dokumentów. Formularz delegacji w przypadku przedsiębiorcy, powinien być wykorzystywany tylko do wykazywania prawa do diet.

Joanna Pindelska

Zostaw
komentarz

Nasi eksperci również chętnie
uczestniczą w dyskusji i odpowiadają
na Wasze komentarze.

Darmowy e-book z poradami księgowymi