Problemy z dokumentami potwierdzającymi prawo do stawki podatku 0%

Podatnicy VAT, którzy dokonują wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (WDT) mają przywilej skorzystania z 0% stawki podatku VAT z zachowaniem prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego od zakupów związanych z takimi transakcjami. Jednak tam, gdzie są przywileje są również obowiązki, które należy spełnić. Tak też jest w przypadku WDT. Aby móc skorzystać z 0% stawki VAT przedsiębiorca musi posiadać dokumenty potwierdzające wywóz towarów do innego kraju Unii Europejskie. W tej publikacji odniesiemy się do problemów, jakie mogą powstawać z gromadzeniem wymaganych dokumentów.

Jakie dokumenty są wymagane przez ustawę o podatku VAT?

W ustawie o podatku VAT wymienione są dokumenty uprawniające do zastosowania 0% stawki podatku VAT (art. 42 ust. 3 i ust. 11):

dokumenty przewozowe otrzymane od przewoźnika (spedytora) odpowiedzialnego za wywóz towarów z terytorium kraju, z których jednoznacznie wynika, że towary zostały dostarczone do miejsca ich przeznaczenia na terytorium innego państwa członkowskiego,
specyfikacja poszczególnych sztuk ładunku, może być faktura,
korespondencja handlowa z nabywcą, w tym jego zamówienie,
dokumenty dotyczące ubezpieczenia,
dowód potwierdzający zapłatę za towar,
dowody potwierdzające przyjęcie przez nabywcę towaru na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium Polski.

Oczywiście przedsiębiorca nie musi wejść w posiadanie wszystkich wyżej wymienionych dokumentów. Ważne jest, żeby na podstawie zgromadzonych dokumentów można było jednoznacznie stwierdzić, że towary zostały wywiezione z terytorium Polski i dostarczone na terytorium innego kraju UE.

Wykaz dokumentów określonych w rozporządzeniu Rady UE 2018/1912

Zgodnie z informacjami do jakich można dotrzeć na rządowych stronach internetowych dedykowanych przedsiębiorcom przedsiębiorca może również wejść w posiadanie dokumentów wymienionych w rozporządzeniu Rady UE (art. 45a) a należą do nich:

dwa dokumenty związane z transportem:
- podpisany list przewozowy CMR,
- konosament (morski list przewozowy),
- fakturę za towarowy przewóz lotniczy lub fakturę od przewoźnika towarów,
lub jeden dokument związany z transportem i jeden dokument innego rodzaju:
- polisa ubezpieczeniowa dotycząca transportu,
- dokumenty urzędowe potwierdzające przybycie towarów do państwa przeznaczenia,
- poświadczenie odbioru przez podmiot prowadzący magazyn, do którego towary trafiły.

Posiadanie dokumentów wymienionych w rozporządzeniu, wydanych przez dwie różne i niezależne od siebie strony również będą właściwe do potwierdzenia wywozu towarów z Polski w ramach transakcji WDT.

Jakie problemy i wątpliwości mają przedsiębiorcy?

Przedsiębiorcy, aby nie zostali pozbawieni prawa do zastosowania 0% stawki podatku VAT zadają sobie często pytania typu:

Czy dokumenty potwierdzające dokonanie transakcji WDT muszą być zawsze w oryginale?
Organy podatkowe stoją na stanowisku, że dowolna forma otrzymania dokumentu typu: skan, fax, ksero przesłane również w formie elektronicznej uprawniają przedsiębiorcę do zastosowania 0% stawki VAT. Z treści tych dokumentów w sposób jednoznaczny musi wynikać, że dostawa towarów została dokonana na terytorium kraju UE innym niż Polska.
Jak powinno wyglądać oświadczenie o odbiorze towaru w innym kraju UE?
Co prawda nie ma ustawowego wzoru takiego oświadczenia, ale ważne jest żeby z takiego dokumentu jednoznacznie wynikało, że towar został odebrany przez nabywcę lub upoważnioną przez niego osobę. Będą to dane typu: nazwa nabywcy, jego adres, numer VAT-UE, dane dotyczące zamówienia, faktury, data, pieczątka i podpis lub tylko podpis.
Co w sytuacji, gdy posiadane dokumenty nie są kompletne?
Może się tak zdarzyć, że otrzymane dokumenty nie będą posiadały podpisu, pieczątki czy też daty nie oznacza to, że automatycznie tracą moc dowodową. Jeżeli przedsiębiorca będzie posiadał dodatkowe dokumenty czy to wymienione w ustawie o VAT czy też w rozporządzeniu UE, ale również w ustawie Ordynacja podatkowa (art. 180) organ podatkowy powinien uznać takie dokumenty jeżeli będą potwierdzały wywiezienie towarów z Polski i dostarczenie na terytorium innego kraju UE.

Przedsiębiorca musi pamiętać, że niewywiązanie się z obowiązku zgromadzenia odpowiedniej dokumentacji pozbawia go prawa do zastosowania 0% stawki podatku VAT. W takim przypadku transakcja musi zostać wykazana w JPK_V7 jak transakcja krajowa i opodatkowana stawką VAT stosowaną w kraju.