Księga przychodów i rozchodów – jak i kiedy ją zakładać?

Mali podatnicy, rozliczający się z podatku dochodowego na zasadach ogólnych (skala podatkowa) lub liniowo, nie muszą od razu prowadzić pełnych ksiąg rachunkowych. Do przekroczenia ustawowego limitu mogą się oni zdecydować na „lżejszą” wersję ewidencji – podatkową księgę przychodów i rozchodów (KPiR). Przepisy dotyczące zasad prowadzenia księgi zostały zawarte w Rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów z 26 sierpnia 2003 r.

Terminy – kiedy powinieneś założyć podatkową księgę przychodów i rozchodów?

Księga przychodów i rozchodów służy do rozliczania podatku dochodowego na zasadach ogólnych (skali podatkowej) lub liniowo. W związku z faktem, że okresem rozliczeniowym dla podatku dochodowego jest jeden rok, także KPiR zakładana jest na taki okres – jeden rok kalendarzowy. Tym samym, przedsiębiorca rozpoczynający działalność w ciągu roku podatkowego powinien założyć KPiR z pierwszym dniem prowadzenia działalności, i prowadzić ją aż do 31 grudnia tego roku. Każdą kolejną księgę należy zakładać wraz z 1 stycznia nowego roku.

Jak wygląda księga przychodów i rozchodów – wymogi formalne

Księga przychodów i rozchodów rozpoczyna się stroną tytułową. Jej zawartość jest ściśle określona w przepisach – zgodnie z nimi, powinny się tam znaleźć imię i nazwisko podatnika, nazwa firmy i zakres wykonywanej działalności. W załączniku nr 1 do wskazanego wcześniej rozporządzenia można znaleźć adekwatny wzór. Dalsza część KPiR dotyczy już samych zapisów księgowych. Księga prowadzona jest w formie tabeli, której kolumny zostały także opisane w rozporządzeniu. Kolumn tych jest 16, a każda z nich jest przeznaczona dla innego rodzaju danych. Kolumny 1-6 to miejsce na formalne informacje:
  1. liczba porządkowa,
  2. data zdarzenia gospodarczego,
  3. numer dowodu księgowego,
  4. imię i nazwisko (firma) kontrahenta,
  5. adres kontrahenta,
  6. opis zdarzenia gospodarczego.
Kolumny 7-9 są przeznaczone na księgowanie różnego rodzaju przychodów, tj.:
  1. wartość sprzedanych towarów i usług,
  2. pozostałe przychody,
  3. razem przychody (suma przychodów z kolumny 7 i 8).
Zatem, do kolumny 7 powinny trafić wszystkie wpływy powstałe w wyniku sprzedaż towarów i usług, które należą do zakresu prowadzonej działalności gospodarczej, np. sprzedaż artykułów spożywczych w sklepie spożywczym albo usługa szycia spodni u krawca. Pozostałe przychody z kolumny 8 powstają w wyniku pobocznych operacji, wykonywanych w zakresie firmy, ale niemających związku z jej podstawowym profilem – np. sprzedaż firmowego środka trwałego lub odsetki od kapitału zgromadzonego na firmowym koncie. W kolumnach 10-14 przedsiębiorca powinien wykazać ponoszone w ramach działalności koszty uzyskania przychodów. W tym przypadku także wydatki dzieli się na kilka różnych rodzajów:
  1. zakup towarów handlowych i materiałów podstawowych,
  2. koszty uboczne zakupu (materiałów i towarów),
  3. wynagrodzenie w gotówce i w naturze,
  4. pozostałe wydatki,
  5. suma wydatków z kolumn 12 i 13 (wydatków niedotyczących zakupu towarów handlowych lub materiałów podstawowych).
Kolumny 15 i 16 są najbardziej specyficzne i najrzadziej wypełniane. Kolumna 15 jest pusta – w tym miejscu podatnik może wprowadzić dodatkowe informacje w zakresie ewidencjonowanej operacji. Jak wskazuje rozporządzenie, można tu np. ująć wydatki, które odnoszą się do następnego roku lub lat podatkowych. Natomiast kolumna 16 jest zatytułowana jako „Uwagi”. W tym miejscu wprowadzane są informacje dotyczące treści wpisanej w kolumnach 2-15. Każda strona KPiR jest sumowana – u dołu powinny znaleźć się wiersze:
  • suma strony,
  • przeniesienie z poprzedniej strony,
  • razem od początku roku.
W wierszu „Suma strony” sumowane są zapisy dla każdej kolumny od 7 do 15, wprowadzone na danej stronie KPiR. Po zsumowaniu ich wraz z kwotą z poprzedniej strony KPiR uzyskamy wartość, która powinna zostać wpisana do wiersza „Przeniesienie z poprzedniej strony”. Jak już wskazano wcześniej, okres rozliczeniowy dla podatku dochodowego to jeden rok kalendarzowy. Dlatego, płacąc co miesiąc (lub co kwartał) zaliczkę, bierzemy pod uwagę wszystkie przychody i koszty od początku roku aż do bieżącego miesiąca. Za styczeń wyliczymy zatem zaliczkę na podstawie dochodu styczniowego, w lutym weźmiemy pod uwagę wszystkie zaksięgowane koszty i przychody ze stycznia i lutego, w marcu – ze stycznia, lutego i marca etc. Tym samym niezbędne jest także rzetelne wypełnianie wiersza „Razem od początku roku”. Zgodnie z przepisami, podatkowa księga przychodów i rozchodów powinna być zbroszurowana oraz mieć ponumerowane strony. Zbroszurowanie oznacza, że strony księgi powinny zostać trwale ze sobą połączone. Co do numeracji, podatnik ma możliwość dokonywania jej w ramach roku albo poszczególnych miesięcy.

Zaczynaj i kończ remanentem

Każdy przedsiębiorca jest zobowiązany do przeprowadzania początkowych i końcowych spisów z natury (remanentów), bez względu na profil swojej działalności. Remanent początkowy przeprowadzany jest na dzień założenia działalności, a następnie na rozpoczęcie każdego nowego roku podatkowego. Remanentem końcowym należy zakończyć każdy rok podatkowy, a także przeprowadzić go na zakończenie działalności gospodarczej. W związku z powyższym to właśnie remanenty będą stanowiły pierwszą i ostatnią pozycję każdej KPiR. W przepisach nie wskazano dokładnie, w której kolumnie powinien znaleźć się remanent początkowy – widnieje tam jedynie obowiązek jego wpisania. Dlatego też podatnicy wartość remanentu ujmują najczęściej w kolumnie 13 lub 15 KPiR. Ważne jest, że sam remanent początkowy nie wpłynie na rozliczenie podatkowe (bez względu na to, w której kolumnie KPiR zostanie ujęty) – dla podatku znaczenie będzie on miał dopiero w momencie przeprowadzenia remanentu końcowego. Wtedy też różnica pomiędzy początkowym a końcowym spisem z natury zwiększy lub zmniejszy wysokość dochodu stanowiącego podstawę opodatkowania. Zatem jeśli:
  • remanent początkowy > remanent końcowy – nastąpi pomniejszenie dochodu,
  • remanent początkowy < remanent końcowy – nastąpi zwiększenie dochodu,
  • remanent początkowy = remanent końcowy – brak wpływu na dochód.
Warto pamiętać, że wartość spisu z natury kończącego jeden okres rozliczeniowy jest jednocześnie wartością początkowego spisu z natury dla następnego okresu. Dlatego tworząc remanent na 31 grudnia 2014 r., uzyskamy automatycznie wartość remanentu początkowego na 1 stycznia 2015 r.

Numeracja z KPiR ważna też dla dokumentów

Pierwsza kolumna podatkowej księgi przychodów i rozchodów przeznaczona jest – jak już wcześniej wskazano – na wpisanie liczby porządkowej. Co ważne, numer ten jest istotny nie tylko dla zachowania porządku w KPiR – wykorzystuje się go również w celu uporządkowania dokumentacji firmowej i poprawnego jej archiwizowania. Dokumenty księgowe w firmie powinny być przechowywane w taki sposób, aby w razie ewentualnej kontroli urzędnik skarbowy miał do nich swobodny dostęp, ale by nie były one narażone na ingerencję osób nieupoważnionych. W celu zachowania porządku, przedsiębiorca powinien swoją dokumentację segregować chronologicznie i na każdy dokument nanieść odpowiadający mu numer z księgi przychodów i rozchodów. W ten sposób w przypadku wątpliwości odszukanie faktury jest znacznie łatwiejsze. Jednak co w sytuacji, kiedy z różnych przyczyn konieczne będzie wprowadzenie nowego dokumentu do KPiR i zaburzenie już naniesionej numeracji? Najczęściej okazuje się, że trzeba wtedy dołożyć pominięty wcześniej druk i przenumerować całość raz jeszcze. Warto jednak zwrócić uwagę, że dopuszczalne jest prowadzenie numeracji w KPiR nie tylko w obrębie roku, ale i w skali miesiąca. Decydując się na drugie rozwiązanie, nawet jeśli okaże się, że trzeba dołożyć dokument do okresu sprzed kilku miesięcy, przedsiębiorca będzie miał znacznie mniej pracy numerując ponownie dokumenty tylko z jednego miesiąca. Autor: Anna Kubalka – ifirma.pl.

Program do faktur

0.00 zł

ZA DARMO DO 10 FAKTUR/MC

Powyżej: 100 zł/rok (Faktura+)

  • Wszystkie rodzaje faktur
  • Szablony dokumentów
  • CRM
  • Magazyn
  • Wsparcie techniczne
  • Zawsze aktualny
  • JPK Faktura (w pakiecie Faktura+)

WYSTAW PIERWSZĄ FAKTURĘ
pełna lista funkcji

Księgowość internetowa

37.50 zł

KSIĘGUJ SAMODZIELNIE, AUTOMATYCZNIE

45 zł/mc lub 37.50 zł/mc przy płatności za 6 miesięcy

  • 30 dni za darmo i bez zobowiązań!

  • Księgowanie – KPiR i Ryczałt
  • Fakturowanie
  • CRM
  • Magazyn
  • Wsparcie księgowe
  • JPK

WYPRÓBUJ ZA DARMO
pełna lista funkcji

Biuro rachunkowe

99.00 zł

PRZYDZIELIMY CI KSIĘGOWĄ

Wybierz pakiet MINI lub MIDI

  • Pełna obsługa księgowa – KPIR i Ryczałt
  • Dedykowana księgowa
  • CRM
  • Magazyn
  • Wsparcie księgowe
  • JPK

ZLEĆ KSIĘGOWOŚĆ
pełny cennik i zakres usługi

Podane kwoty są kwotami netto za jeden miesiąc. Od 18 lat cena księgowości internetowej nie uległa zmianie. Wszystkie nasze usługi spełniają wymagania RODO.

Sprawdź dostępne modele płatności oraz zależność między zawieszeniem działalności a kontem w ifirma.pl.

Przetestuj nasz program do faktur
bez zobowiązań