Przekształcanie umowy cywilnoprawnej w umowę o pracę – kiedy może wystąpić konieczność przekształcenia umowy zlecenia w umowę o pracę?

W takich przypadkach pracodawca może zostać zobowiązany do przekształcenia umowy zlecenia w umowę o pracę, a brak takiego działania wiąże się z ryzykiem kontroli ze strony Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) oraz koniecznością uregulowania świadczeń pracowniczych.

W niniejszym artykule omówimy, kiedy przekształcenie umowy cywilnoprawnej w umowę o pracę jest konieczne, jakie cechy współpracy wskazują na stosunek pracy, oraz jakie obowiązki i ryzyka spoczywają na pracodawcach w świetle najnowszych regulacji i uprawnień PIP.

Nowe uprawnienia PIP od 2026 – kontrola umów cywilnoprawnych i ryzyka dla pracodawców

Od 2026 r. Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) zyskuje szerokie uprawnienia w zakresie kontroli umów cywilnoprawnych, w tym umów zlecenia i o dzieło. Zmiany mają na celu wykrywanie przypadków pozornego zatrudnienia i wymuszanie prawidłowej kwalifikacji stosunku prawnego. Dla pracodawców oznacza to konieczność zwiększonej ostrożności przy zawieraniu i kontrolowaniu umów cywilnoprawnych.

Dlaczego nowe uprawnienia PIP są ważne? W ostatnich latach obserwuje się wzrost nadużywania umów cywilnoprawnych zamiast umów o pracę, zwłaszcza w branżach, gdzie elastyczne formy zatrudnienia były preferowane. Nowe przepisy mają chronić prawa osób świadczących pracę w warunkach typowych dla stosunku pracy, niezależnie od nazwy umowy.

Jakie są główne przyczyny zmian?

• Wykrywanie i eliminowanie fikcyjnych umów zlecenia
• Ochrona pracowników wykonujących pracę w stałych godzinach i miejscu pracy
• Ograniczenie nadużyć związanych z obejściem prawa pracy

Co zmienią nowe uprawnienia PIP?

• Szybsze kontrole umów cywilnoprawnych, w tym umów zlecenia i o dzieło
• Możliwość nakładania obowiązku przekształcenia umowy zlecenia w umowę o pracę, jeśli stwierdzona zostanie pozorność zatrudnienia
• Wydawanie decyzji administracyjnych nakazujących wypłatę zaległych świadczeń pracowniczych
• Możliwość nakładania kar finansowych dla pracodawców stosujących fikcyjne umowy cywilnoprawne

Kiedy PIP może stwierdzić konieczność przekształcenia w 2026 roku?

Inspektorzy PIP oceniają, czy umowa zlecenie faktycznie spełnia cechy stosunku pracy. Kryteria, które decydują o przekształceniu, obejmują:

• Osobiste wykonywanie pracy – zleceniobiorca nie może powierzać obowiązków innym osobom
• Podległość pracodawcy – wykonywanie pracy pod kierownictwem i nadzorem pracodawcy, stosowanie poleceń służbowych
• Ciągłość i stałość współpracy – regularna praca na rzecz jednego podmiotu przez dłuższy czas
• Rodzaj i sposób wykonywanej pracy – praca charakterystyczna dla stanowiska w strukturze organizacyjnej firmy
• Stałe godziny i miejsce pracy – praca wykonywana w określonych godzinach i miejscu, typowa dla stosunku pracy

W przypadku stwierdzenia powyższych cech, PIP może nakazać przekształcenie umowy cywilnoprawnej w umowę o pracę, a brak realizacji takiego nakazu może skutkować karami finansowymi i obowiązkiem wypłaty zaległych świadczeń.

Przekształcenie umowy cywilnoprawnej w umowę o pracę – kiedy jest konieczne?

Coraz częściej pojawia się pytanie, kiedy umowa cywilnoprawna, np. umowa zlecenie, powinna zostać przekształcona w umowę o pracę? Praktyka pokazuje, że nie każda umowa zlecenie pozostaje wyłącznie w sferze prawa cywilnego – czasem charakter współpracy wskazuje na typowy stosunek pracy.

Umowa zlecenie a umowa o pracę – różnice podstawowe

Przekształcenie umowy zlecenia w umowę o pracę może być konieczne, gdy stosunek współpracy wykazuje cechy typowego zatrudnienia pracowniczego. Do najważniejszych kryteriów należą:

• Stałe miejsce i godziny pracy – praca wykonywana w ustalonym miejscu i czasie
• Podporządkowanie organizacyjne i służbowe – obowiązek wykonywania poleceń przełożonych
• Bezwzględny obowiązek osobistego świadczenia pracy – brak możliwości przekazania zadań innej osobie
• Wynagrodzenie i ciągłość świadczenia pracy – regularna zapłata niezależnie od efektu pracy
• Wykonywanie pracy charakterystycznej dla stanowiska w firmie – działania zgodne z przypisaną rolą w strukturze organizacyjnej

Z przepisu art. 22 ust. 1-2(1) Kodeksu pracy wynika, iż:

§ 1. Przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca – do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem.

§ 1(1). Zatrudnienie w warunkach określonych w § 1 jest zatrudnieniem na podstawie stosunku pracy, bez względu na nazwę zawartej przez strony umowy.

§ 1(2). Nie jest dopuszczalne zastąpienie umowy o pracę umową cywilnoprawną przy zachowaniu warunków wykonywania pracy określonych w § 1.

Co powyższa regulacja oznacza w praktyce? Przede wszystkim:

• CHARAKTERYSTYKA STOSUNKU PRACY
  • pracownik osobiście wykonuje pracę określonego rodzaju na rzecz pracodawcy
  • praca odbywa się pod kierownictwem pracodawcy, w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę
  • pracodawca zobowiązany jest do wynagradzania pracownika
  • stosunek pracy charakteryzuje się podporządkowaniem organizacyjnym, określonym czasem i miejscem pracy oraz obowiązkiem wypłaty wynagrodzenia
• NAZWA UMOWY NIE DECYDUJE O CHARAKTERZE ZATRUDNIENIA
  • nawet jeśli strony podpiszą umowę cywilnoprawną (np. zlecenie lub dzieło), jeśli warunki pracy odpowiadają tym typowym dla stosunku pracy, zatrudnienie traktuje się jako stosunek pracy
  • to, że pracodawca formalnie podpisuje umowę zlecenia zamiast umowy o pracę, nie chroni go przed konsekwencjami prawa pracy
• ZAKAZ ZASTĘPOWANIA UMOWY O PRACĘ UMOWĄ CYWILNOPRAWNĄ
  • nie można zastąpić umowy o pracę umową cywilnoprawną, jeśli warunki wykonywania pracy pozostają takie same
  • próba obejścia prawa przez podpisanie umowy zlecenia w sytuacji, gdy praca wykonywana jest w warunkach typowych dla stosunku pracy, może być uznana za pozorność zatrudnienia lub obejście przepisów prawa pracy
  • każda praca wykonywana pod kierownictwem pracodawcy, w określonym miejscu i czasie, przy jednoczesnym wypłacaniu wynagrodzenia, powinna być traktowana jako stosunek pracy

Tym samym powyższy przepis stanowi podstawę prawną do przekształcenia, albowiem wskazuje kryteria, które decydują, że dana umowa cywilnoprawna w praktyce może zostać uznana za stosunek pracy i wymaga przekształcenia w umowę o pracę.

Jak przekształcić umowę cywilnoprawną w umowę o pracę krok po kroku?

Przede wszystkim należy pamiętać, że od 2026 roku Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) będzie miała kompetencje do stwierdzenia konieczności przekształcenia umowy cywilnoprawnej w umowę o pracę, jeśli współpraca wykazuje cechy typowe dla stosunku pracy.

Jednocześnie wskazujemy, że przepisy prawa pracy nie przewidują regulacji dotyczącej bezpośredniego przekształcenia umowy cywilnoprawnej w umowę o pracę krok po kroku. Jednak zgodnie z art. 22 Kodeksu pracy, jeśli warunki wykonywania pracy odpowiadają stosunkowi pracy, istnieje konieczność jej przekształcenia. Oznacza to, że jeśli pracownik lub pracodawca chcą dobrowolnie dokonać przekształcenia, należy postępować według następujących czynności, tj.:

I ROZWIĄZANIE ISTNIEJĄCEJ UMOWY CYWILNOPRAWNEJ

Pierwszym krokiem jest zakończenie dotychczasowej umowy zlecenia lub o dzieło na zasadach ogólnych przewidzianych w Kodeksie cywilnym. Dopiero po ustaniu stosunku cywilnoprawnego można przejść do zawarcia umowy o pracę.

II ZAWARCIE NOWEJ UMOWY O PRAC

Po rozwiązaniu umowy cywilnoprawnej należy zawrzeć nową umowę o pracę, określając wszystkie elementy typowe dla zatrudnienia pracowniczego:

• rodzaj pracy i stanowisko
• miejsce i czas wykonywania obowiązków
• wynagrodzenie zgodne z minimalnym wynagrodzeniem i innymi świadczeniami pracowniczymi
• prawa do urlopu, zwolnień lekarskich i innych świadczeń pracowniczych

III ZGŁOSZENIE DO ZUS I PROWADZENIE DOKUMENTACJI

Po przekształceniu umowy zlecenia w umowę o pracę pracodawca musi:

• zgłosić pracownika do ZUS jako zatrudnionego na umowę o pracę
• prowadzić pełną dokumentację kadrową i płacową
• przestrzegać przepisów dotyczących czasu pracy, bezpieczeństwa i higieny pracy (BHP)

Skutki przekształcenia umowy cywilnoprawnej w umowę o pracę

Przekształcenie niesie ze sobą konkretne obowiązki pracodawcy, tj.:

• odprowadzanie składek ZUS od umowy o pracę
• wypłata wynagrodzenia minimalnego
• zapewnienie praw do urlopu i świadczeń pracowniczych
• stosowanie przepisów o czasie pracy, BHP i przerwach

Podsumowanie

Przekształcenie umowy zlecenia w umowę o pracę staje się konieczne zawsze wtedy, gdy współpraca wykazuje cechy typowego stosunku pracy, niezależnie od nazwy zawartej umowy. Od 2026 r. Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) zyskała rozszerzone uprawnienia, co oznacza większe ryzyko kontroli i konsekwencji finansowych dla pracodawców stosujących pozorne umowy cywilnoprawne. Dlatego niezwykle istotne jest regularne analizowanie zawieranych umów oraz rzeczywistego charakteru wykonywanej pracy. W praktyce nazwa umowy nie chroni przed odpowiedzialnością, liczy się faktyczny sposób świadczenia pracy i relacja między pracownikiem a pracodawcą.