Regulamin newslettera – obowiązki prawne i dobre praktyki marketingowe

×

Zgoda marketingowa – najważniejsze informacje

Zgoda marketingowa to dobrowolne, świadome i wyraźne przyzwolenie udzielone przez użytkownika-klienta danej firmie na przesyłanie informacji handlowych w postaci ofert marketingowych, newsletterów, czy też wszelkich promocji i reklam. Należy jednak pamiętać, że zgoda musi być wyrażona przed rozpoczęciem działań marketingowych i dotyczyć konkretnych kanałów komunikacji, np. e-mail, SMS, telefon.

Do najważniejszych kwestii w zakresie zgody marketingowej należą:

ZAKRES ZGODY MARKETINGOWEJ

• Zgoda jest wymagana przed wysyłaniem informacji handlowych, w tym ofert marketingowych, newsletterów, promocji.
• Zgoda musi dotyczyć konkretnego kanału komunikacyjnego (np. e-mail, SMS, telefon).

ZAKAZ MARKETINGU BEZ ZGODY

• Marketing bezpośredni i przesyłanie niezamówionych informacji handlowych są zabronione, chyba że użytkownik wyrazi zgodę.

UZYSKANIE ZGODY PRZED DZIAŁANIEM

• Zgoda na marketing musi być uzyskana przed rozpoczęciem działań marketingowych, np. przed połączeniem telefonicznym lub wysłaniem oferty.
• Użytkownik musi wyraźnie potwierdzić zgodę (np. „Tak”/„Nie”).

DOKUMENTOWANIE ZGODY

• Firma musi być w stanie udokumentować, że zgoda została wyrażona np. przez zapis rozmowy lub formularz online.

ZGODA WYRAŹNA I ODRĘBNA

• Zgoda na marketing musi być jednoznaczna, dobrowolna i oddzielona od innych dokumentów, z jasno określonym celem i sposobem komunikacji.

ZGODA A KOSZTY DLA UŻYTKOWNIKA

• Przesyłanie informacji handlowych nie może wiązać się z żadnymi kosztami dla odbiorcy.

WYMOGI RODO

• Zgoda na marketing musi spełniać wymogi przepisów RODO, czyli być świadoma, dobrowolna i możliwa do wycofania w każdej chwili.
• Wycofanie zgody nie wpływa na legalność działań marketingowych podjętych przed jej wycofaniem.
• Proces wycofania zgody musi być równie łatwy jak jej udzielenie.

PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH

• Firmy muszą jasno informować użytkownika o przechowywaniu danych i instalowaniu oprogramowania (art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej).
• Zgoda na marketing powinna być zgodna z wymogami RODO i prawidłowo udokumentowana.

KONSEKWENCJE NIEPRZESTRZEGANIA PRZEPISÓW

• Kara do 3% przychodu rocznego lub do 1 000 000 zł nałożona przez Prezesa UKE (art. 445 ust. 5 Prawa komunikacji elektronicznej).

Więcej na temat zgody marketingowej przeczytasz w tym artykule.

Wyjątek od obowiązku zgody przed wysyłką newslettera – wyrok Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej

Przedsiębiorca nie może rozpoczynać działań marketingowych, dopóki nie uzyska zgody marketingowej. Zgoda musi być wyraźna, dobrowolna, odrębna i możliwa do udowodnienia, np. przez formularz online czy zapis rozmowy. Jej pozyskanie i obsługa muszą spełniać wymogi RODO, w tym prawo do swobodnego wycofania zgody w dowolnym momencie.

Wyjątek od obowiązku zgody przed wysyłką newslettera potwierdził Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej w sprawie Inteligo Media SA przeciwko ANSPDCP (C-654/23, wyrok z dnia 13 listopada 2025 r.). TSUE uznał, że komunikacja w formie newslettera, nawet o charakterze edukacyjnym i prawnym, może być marketingiem bezpośrednim, jeśli jej celem jest budowanie relacji i pośrednia promocja usług.

O co chodziło w sprawie?

• Inteligo Media SA prowadziło portal freemium, gdzie użytkownicy mogli korzystać z części treści za darmo i otrzymywać newsletter, a pełny dostęp był dostępny po wykupieniu abonamentu premium. Rumuński organ nadzorczy uznał, że wysyłka newslettera do darmowych kont wymaga zgody marketingowej, której firma nie uzyskała. Inteligo Media odwołało się, powołując się na wyjątek soft opt-in (art. 13 ust. 2 dyrektywy 2002/58/WE), argumentując, że darmowe konto jest powiązane z usługą premium.

Rozstrzygnięcie TSUE (C-654/23, 13.11.2025):

• Trybunał potwierdził, że:
  • Soft opt-in może obejmować konta freemium, jeśli są ekonomicznie i funkcjonalnie powiązane z usługą premium, a newsletter dotyczy podobnych treści lub usług.
  • Dyrektywa 2002/58/WE jest lex specialis wobec RODO – w takim przypadku nie trzeba szukać dodatkowej podstawy w art. 6 RODO.
  • Wyjątek musi być interpretowany ściśle – nie stosuje się go rozszerzająco.

Wpływ na Polskę:

• Polska nie wdrożyła wprost art. 13 ust. 2 dyrektywy 2002/58/WE w Prawie komunikacji elektronicznej, więc stosowanie soft opt-in wymaga ostrożności.
• Newsletter można wysyłać bez zgody tylko wtedy, gdy istnieje trwała relacja usługowa i newsletter dotyczy podobnych treści/usług.
• Dla bezpieczeństwa rekomenduje się również uzyskanie wyraźnego checkboxa zgody.

Newsletter – co to?

Newsletter jest niewątpliwie bardzo popularnym i chętnie wykorzystywanym narzędziem marketingowych, które pozwala firmom utrzymywać kontakt z odbiorcami poprzez regularne przesyłanie informacji, aktualności, promocji czy porad. Dzięki newsletterowi firma może budować informować o nowościach i zwiększać sprzedaż, a klient może być zawsze na bieżąco z aktualnościami zachodzącymi w tej firmie, np. sklepie online. Częstą praktyką stosowaną przez sklepy internetowe jest oferowanie klientom dodatkowej korzyści za zapisanie się do newslettera, przykładowo kodu rabatowego 5% na pierwsze zakupy. Dzięki temu klient zyskuje natychmiastową wartość, a firma poszerza swoją bazę subskrybentów i może skuteczniej prowadzić kampanie marketingowe.

Jednak aby wysyłać newsletter w pełni legalnie, konieczne jest spełnienie określonych wymogów prawnych, w tym uzyskanie zgód marketingowych. Co więcej, przy tworzeniu newslettera ważne jest zbieranie i przechowywanie adresów e-mail w sposób zgodny z prawem. Dlaczego jest to ważne? Ponieważ dane odbiorców muszą być chronione, przechowywane w bezpieczny sposób i wykorzystywane wyłącznie w celach, na które użytkownik wyraził zgodę.

Zastanawiasz się, czy warto wdrożyć newsletter na LinkedIn? Jeśli tak, to przeczytaj ten artykuł.

Regulamin newslettera – dlaczego jest potrzebny?

Każdy newsletter powinien mieć swój regulamin, aby ustalić zasady zapisu, wysyłki, prawa odbiorców oraz określa, w jaki sposób zbierane są dane, jak często wysyłane są wiadomości oraz w jaki sposób użytkownicy mogą wycofać zgodę lub zrezygnować z subskrypcji. Prawidłowo przygotowany regulamin to podstawa zgodnej z prawem komunikacji marketingowej i gwarancja przejrzystości wobec odbiorców.

Jak stworzyć regulamin newslettera?

Jak stworzyć regulamin newslettera?

Kluczowe elementy regulaminu newslettera i ich znaczenie:

• ZAKRES REGULAMINU – określa, czego dotyczy regulamin i jakie zasady obowiązują użytkowników newslettera.
• ADMINISTRATOR I DANE KONTAKTOWE – wskazuje administratora newslettera, jego adres, e-mail i telefon, umożliwiając kontakt z użytkownikami.
• FORMA ŚWIADCZENIA USŁUGI – newsletter wysyłany e-mailem, opcjonalnie SMS po wyrażeniu zgody.
• ODPŁATNOŚĆ/BEZPŁATNOŚĆ – korzystanie z newslettera jest bezpłatne.
• CZĘSTOTLIWOŚĆ WYSYŁKI – np. raz w miesiącu, użytkownik wie, jak często otrzyma wiadomości.
• REZYGNACJA Z SUBSKRYPCJI – możliwość łatwego wypisania się w każdej chwili, obowiązek prawny i dobra praktyka marketingowa.
• WYMAGANIA TECHNICZNE– konto e-mail i dostęp do Internetu oraz telefon komórkowy, czyli narzędzia, za pomocą których możliwe będzie odbieranie newslettera.
• PROCEDURA ZAPISU – podanie e-mail, akceptacja regulaminu i kliknięcie linku potwierdzającego.
• ZGODY MARKETINGOWE – przesyłanie e-maili handlowych, ofert SMS oraz personalizacja treści.
• OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH (RODO) – opis przetwarzania danych, czas przechowywania i dostęp osób uprawnionych.
• BEZPIECZEŃSTWO I ZGODNOŚĆ Z PRAWEM – wysyłka przez legalne narzędzia mailingowe i możliwość rezygnacji.
• UDZIAŁ W PROMOCJACH I KONKURSACH – dobrowolny udział użytkownika.
• REKLAMACJE – możliwość zgłaszania problemów e-mailem lub telefonicznie.
• ZMIANA REGULAMINU – administrator może zmieniać regulamin i informować użytkowników.
• DOSTĘPNOŚĆ REGULAMINU – regulamin dostępny nieodpłatnie i możliwy do utrwalenia oraz iż spełnia wymogi prawa konsumenckiego i RODO.
• PRAWA UŻYTKOWNIKA Z RODO – dostęp do danych, sprostowanie, usunięcie, ograniczenie przetwarzania, sprzeciw, cofnięcie zgody.
• KONTAKT Z INSPEKTOREM OCHRONY DANYCH (IOD) – dane kontaktowe inspektora.

Regulamin newsletter – wzór

Jak wysyłać newsletter zgodnie z prawem?

E-mail marketing jako skuteczne narzędzie komunikacji

Jako że aktualnie większość internautów korzysta z poczty elektronicznej codziennie, to e-mail pozostaje jednym z ważniejszych kanałów kontaktu z klientem. Narzędzie to daje możliwość łatwiejszego startu, bowiem nie trzeba od razu tworzyć rozbudowanego newslettera. Równie skuteczne mogą być krótsze komunikaty w formie alertów czy wiadomości doradcy, dopasowane tematycznie do potrzeb użytkowników. Ważne, aby treść była wartościowa i odpowiadała na konkretne pytania lub problemy odbiorców.

Newsletter jako sposób na większą wartość dla klientów

Newsletter to forma e-mail marketingu, ale z nieco innym celem. Może pełnić funkcję edukacyjną, bądź promocyjną, pokazując odbiorcom, że firma lub doradca zna się na swojej branży i potrafi być ekspertem. Dobrze przygotowany newsletter nie tylko przyciąga uwagę, ale też zachęca do kontaktu, zwiększa zaangażowanie i pomaga w rozbudowie bazy klientów. Regularna komunikacja sprawia, że odbiorcy czują się docenieni, lepiej poznają markę i chętniej korzystają z oferowanych produktów czy usług. Warto pamiętać, że newsletter to jeden z elementów e-mail marketingu, ale wyróżnia się tym, że odbiorca świadomie zapisuje się na jego otrzymywanie. W przeciwieństwie do standardowych mailingów promocyjnych czy ofert specjalnych, newsletter opiera się na dobrowolnym wyborze użytkownika i buduje relację poprzez dostarczanie wartościowych treści, a nie tylko komunikatów sprzedażowych.

Jeśli zdecydujesz się na wysyłkę newslettera, poniżej przedstawiamy praktyczne wskazówki, które pomogą Ci prowadzić e-mail marketing skutecznie i zgodnie z przepisami.

Jeśli chcesz dowiedzieć się, jakie platformy są najlepsze do e-mail marketingu, to przejdź tutaj.

Podsumowanie

Newsletter jest skutecznym narzędziem marketingowym, którego legalne wykorzystanie wymaga:

• posiadania regulaminu newslettera, określającego zasady korzystania z usługi oraz prawa i obowiązki subskrybentów;
• uzyskania wyraźnej i dobrowolnej zgody marketingowej od odbiorców oraz jej odpowiedniego udokumentowania;
• bezpiecznego zbierania, przechowywania i przetwarzania adresów e-mail, zgodnie z przepisami RODO;
• wysyłki newslettera przy użyciu legalnych narzędzi do mailingu, zapewniających możliwość rezygnacji z subskrypcji i ochronę danych osobowych.

Przestrzeganie powyższych zasad pozwala prowadzić komunikację marketingową w sposób zgodny z prawem, budować zaufanie odbiorców oraz zwiększać skuteczność działań marketingowych.